Pilotażowy program indeksacji metryk (komentarz)

[Łucja]

Samo opisanie ksiąg (zakres, stan, wielkość, itd,) + ewentualnie wyciągnięcie danych z istniejących w księgach indeksów, jeżeli takowe są (alternatywnie można te indeksy wyciągnąć przecież dodatkowo w formie skanów do odrębnego pliku), już byłoby dużą pomocą, właśnie taką "archiwalną". Szkoda by było gdyby skany czekały na udostępnienie aż do zakończenia indeksacji i nie można byłoby na nich pracować, mimo, że istnieją.
Jak szukam danych w mało czytelnej księdze, to wiedząc czego szukam mogę się wyrazów i liter domyślić, czasami identyfikacja aktu następuje po numerze domu na przykład, czyli jest to już jakaś zaawansowana praca nad konkretnym tematem. Itd. Więcej niż połowa ksiąg z którymi miałam do tej pory do czynienia była mało czytelna, a mniej niż połowa miała indeksy.

Pozdrawiam
Łucja

[Janusz_Napiorkowski]

Powiem szczerze, że nie rozumiem poddawania w wątpliwość projektu indeksacji. Pytanie zasadnicze brzmi: czy indeksacja prowadzona siłami nazwijmy to "pospolitego ruszenia" przyspieszy upublicznienie danych metrykalnych? Odpowiedź może być tylko jedna: tak! Przepraszam za obcesowość ale wyliczenia, że indeksacja jednej księgi potrwa tyle godzin albo tyle a nas, chętnych do tej pracy jest tyle są zupełnie nie na miejscu, bo ile potrwa indeksacja jeżeli my do niej się w ogóle nie przyłączymy i zostawimy to wyłącznie pracownikom archiwów?
Powinnismy dyskutować nie o tym czy do takiego przedsięwzięcia dołączyć ale jak je przeprowadzić aby ograniczyć ilość błędów. Wydaje mi się, że poniższy mechanizm mógłby sporą ilość błędów wyeliminować nie tylko w fazie opracowania dokumentów ale również potem:

1. Tworzymy grono osób (spoza AP) chętnych do projektu.
2. Zdigitalizowane księgi umieszczane są na serwerze skąd poszczególne osoby pobierają je do opisu. Moim zdaniem winna panowac dowolność wyboru, oczywistym jest, że większą chęć i uwagę przykładamy do tematów nas ściśle interesujących. Dodatkowo takie wyjście pozwala na uniknięcie problemów językowych, nie znam języka nie będę wybierał ksiąg w danym języku.
3. Indeks w przyjętej formie odsyłany jest na serwer gdzie podlega wyrywkowej kontroli przez co najmniej dwie osoby (np jedną z AP i jedną spoza).
4. Po uzyskaniu pozytywnej opinii kontrolerów indeks jest umieszczany na publicznym serwerze wraz cyfrowym obrazem księgi. Rozwiązanie to pozwoli na raportowanie błędów (które pomimo wszystko na pewno jednak wystapią) przez osoby, które będą przeglądały księgi w przyszłości.

PS nie znam efektów rozmów PolTG z NDAP, być moze wyważam otwarte drzwi jednak wydaje mi się, że to dość przyzwoite i stosunkowo proste rozwiązanie.

PS2 Praca z cyfrowym obrazem dokumentu pozwoli uniknąć kataru, panie Mieczysławie:) Swoją droga Pański katar przyniósł mi kilka cennych informacji, raz jeszcze dziękuję.

[Młochowski_Jacek]

Powinnismy dyskutować nie o tym czy do takiego przedsięwzięcia dołączyć ale jak je przeprowadzić aby ograniczyć ilość błędów. Wydaje mi się, że poniższy mechanizm mógłby sporą ilość błędów wyeliminować nie tylko w fazie opracowania dokumentów ale również potem: ...

Widzimy tę sprawę i tę procedurę podobnie. Trudno podać mi wszystkie szczegóły, ponieważ wyjdą one dopiero "w praniu". Celem programu pilotażowego jest właśnie ich dopracowanie, więc mechanizm ten będzie modyfikowany.

[Młochowski_Jacek]

Wysłałem w tej sprawie pismo do Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych Dr Sławomira Radonia:

Warszawa, 18.07.2008 r.

Polskie Towarzystwo Genealogiczne
02-668 Warszawia, ul. Pieńkowskiego 4/84
www.genealodzy.pl
ptg@genealodzy.pl



Pan Dr Sławomir Radoń
Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych
ul. Rakowiecka 2 D
00-950 Warszawa


Szanowny Panie Dyrektorze,

W imieniu Zarządu Polskiego Towarzystwa Genealogicznego zwracam się z prośbą o nieodpłatne udostępnienie kopii w postaci sporządzonych z mikrofilmów zdjęć cyfrowych wybranych jednostek archiwalnych z zespołów akt stanu cywilnego i akt metrykalnych z zasobu archiwów państwowych w celu realizacji przez PTG pilotażowego projektu naukowego indeksacji tych jednostek.

Celem projektu jest:
- opracowanie zasad naukowej indeksacji akt metrykalnych i akt stanu cywilnego,
- wdrożenie mechanizmów udostępniania osobom biorącym udział w indeksowaniu metryk poprzez Internet materiałów do zindeksowania,
- opracowanie szczegółowej instrukcji dla osób indeksujących, wyboru oprogramowania, szablonów zapewniających jednolity format danych,
- wdrożenie mechanizmów przesyłania danych ich powtórnej weryfikacji i publikacji on-line na stronie projektu pilotażowego na serwerze Polskiego Towarzystwa Genealogicznego.

Wyniki projektu zostaną przez PTG nieodpłatnie udostępnione NDAP w celu realizacji planowanej digitalizacji, indeksacji i udostępniania w Internecie on-line tych akt.

Uzasadnienie: Pomimo podejmowanych w archiwach państwowych prób indeksacji akt metrykalnych i akt stanu cywilnego oraz pomimo wdrożenia kilku analogicznych projektów przez towarzystwa genealogiczne, których wyniki są dostępne w Internecie on-line, do tej pory nie została opracowana instrukcja archiwalna, dzięki której możliwe byłoby poprawne indeksowanie akt. Taka instrukcja z jednej strony powinna spełniać kryteria poprawności metodycznej, z drugiej zaś uwzględniać całą różnorodność akt metrykalnych i akt stanu cywilnego różnych wyznań, porządków prawnych i języków prowadzenia w okresie od XVI do XX wieku, które znajdują się w zasobach polskich archiwów państwowych. Nowością projektu ma być udostępnianie on-line obrazów akt stanu cywilnego i akt metrykalnych.
Członkowie PTG odpowiedzialni za projekt: Jacek Młochowski, Tomasz Nitsch, Andrzej Nowik i Andrzej Kuziński.




Etapy projektu

Etap 1.
Opracowanie zasad opisu akt i pól ich indeksowania. Uwzględnione zostaną uzgodnienia dokonane w ramach zespołu NDAP-PTG
Osoby odpowiedzialne: Jacek Młochowski, Tomasz Nitsch, Andrzej Nowik.
Termin realizacji: do 31.07.2008 r.

Etap 2.
Przygotowanie narzędzi informatycznych do umieszczenia kopii akt i indeksów na odrębnej stronie internetowej projektu na serwerze PTG.
Osoby odpowiedzialne: Jacek Młochowski, Tomasz Nitsch.
Termin realizacji: do 31.08.2008 r.

Etap 3.
Przygotowanie indeksów i sukcesywne umieszczanie stronie internetowej projektu.
Osoby odpowiedzialne: cały zespół.
Termin realizacji: 30.10.2008 r.

Etap 4.
Walidacja projektu przez jego realizatorów i wprowadzenie ewentualnych poprawek do narzędzi informatycznych, sposobu opisu akt i ich indeksacji oraz do samych indeksów.
Osoby odpowiedzialne: cały zespół.
Termin realizacji: do 31.10.2008 r.

Etap 5.
Udostępnienie pełnej funkcjonalności strony projektu on-line i bezpłatnie.
Osoby odpowiedzialne: Jacek Młochowski.
Termin realizacji: do 1.11.2008 r.

Etap 6.
Zebranie na forum PTG opinii o projekcie, ich podsumowanie i wyciągnięcie wniosków.
Osoby odpowiedzialne: cały zespół.
Termin realizacji: do 30.11.2008 r.

Etap 7.
Konferencja naukowa zorganizowana przez NDAP i PTG w celu prezentacji projektu i oceny realizacji jego założeń. Zaprzestanie publikacji skanów asc dla potrzeb projektu pilotażowego serwerze PTG i przekazanie zebranych doświadczeń oraz danych NDAP.
Osoby odpowiedzialne: cały zespół.
Termin realizacji: grudzień 2008 r.
Zakończenie projektu: 31.12.2008 r.

Proponowane do projektu jednostki archiwalne

1. Duplikat akt stanu cywilnego urodzeń, małżeństw i zgonów rzymskokatolickiej parafii św. Andrzeja Apostoła w Warszawie z lat 1884-1888.
Miejsce przechowywania: Archiwum Państwowe m. st. Warszawy.
Uzasadnienie wyboru: Przykład akt stanu cywilnego prowadzonych w języku rosyjskim z okresu prawnego połączenia w Królestwie Polskim akt metrykalnych z aktami stanu cywilnego; akta prowadzone wzorcowo, w sposób charakterystyczny dla parafii wielkomiejskiej.

2. Duplikat akt stanu cywilnego urodzeń, małżeństw i zgonów rzymskokatolickiej parafii św. Katarzyny (Służew) w Warszawie z lat 1880-1884.
Miejsce przechowywania: Archiwum Państwowe m. st. Warszawy.
Uzasadnienie wyboru: Przykład akt stanu cywilnego prowadzonych w języku rosyjskim z okresu prawnego połączenia w Królestwie Polskim akt metrykalnych z aktami stanu cywilnego; akta prowadzone w sposób charakterystyczny dla parafii wiejskiej.

3. Duplikat akt stanu cywilnego urodzeń, małżeństw i zgonów rzymskokatolickiej parafii Św. Anny (Wilanów) w Warszawie z lat 1878-1882.
Miejsce przechowywania: Archiwum Państwowe m. st. Warszawy.
Uzasadnienie wyboru: jak wyżej.

4. Duplikat akt stanu cywilnego urodzeń, małżeństw i zgonów rzymskokatolickiej parafii MB Loretańskiej (św. Floriana – Praga) w Warszawie z lat 1876-1880.
Miejsce przechowywania: Archiwum Państwowe m. st. Warszawy.
Uzasadnienie wyboru: Przykład akt stanu cywilnego prowadzonych w języku rosyjskim z okresu prawnego połączenia w Królestwie Polskim akt metrykalnych z aktami stanu cywilnego; akta prowadzone w sposób charakterystyczny dla dużego przedmieścia (Przedmieście Praskie).

5. Duplikat akt stanu cywilnego urodzeń, małżeństw i zgonów gminy Wawrzyszew z lat 1808-1810.
Miejsce przechowywania: Archiwum Państwowe m. st. Warszawy.
Uzasadnienie wyboru: Przykład akt stanu cywilnego prowadzonych w języku polskim z okresu Księstwa Warszawskiego w typowej wiejskiej parafii, chociaż sąsiadującej z Warszawą; akta prowadzone z uchybieniami charakterystycznymi dla początków funkcjonowania urzędów stanu cywilnego na terenie Mazowsza.

6. Duplikat metryk chrztów, ślubów i pogrzebów parafii Chyrów w pow. Stary Sambor (obecnie Ukraina) z lat 1896-1900 (Księga przekazana do AGAD w maju 2008, fotokopie w posiadaniu PTG).
Miejsce przechowywania: Archiwum Główne Akt Dawnych.
Uzasadnienie wyboru: Przykład metryk prowadzonych w języku łacińskim z Galicji; akta prowadzone w sposób charakterystyczny dla parafii wiejskiej, której siedziba znajdowała się w małym miasteczku.

Z wyrazami szacunku
Jacek Młochowski

Dzisiaj dotarła do mnie pozytywna odpowiedź.

Jak widać spraw nie dało się tak szybko jakbyśmy sobie tego życzyli uzgodnić i optymistycznie zakładane terminy przesuną się. Sprawy jednak idą w dobrą stronę.

[Młochowski_Jacek]

Otrzymaliśmy już z NDAP draft umowy. Zgodnie z nią po jej podpisaniu otrzymamy skany m.in z czterech parafii warszawskich za okres 5 lat dla każdej z nich i będziemy kontynuować projekt Przygotowuję już miejsce w sieci dla Pilotażowego projektu indeksacji metryk Archiwów Państwowych Tak więc oprócz indeksów będą na stronie projektu dostępne również skany.

[Kaczmarek_Aneta]

To bardzo dobre wieści ! Gratuluję całemu Zespołowi widocznych postępów w Projekcie i z niecierpliwością oczekuję na pierwsze skany do indeksacji (chętnie popracuję nad asc sporządzonymi cyrylicą).

Pozdrawiam serdecznie,

Aneta Kaczmarek

[Młochowski_Jacek]

To będą głównie skany pisane cyrylicą, z racji okresu którego dotyczą (koniec XIX w.) Archiwa digitalizują parafie od najmłodszych (ok. 1900 r.) wstecz i te skany są już w ich dyspozycji. Dlatego prosiliśmy o te już zdigitalizowane zasoby. Być może projekt rozwinie się na tyle szybko, że poprosimy w przyszłości NDAP o udostępnienie starszych skanów.
Jak wiadomo celem projektu nie jest samo udostępnianie skanów, to stanie się jakoby przy okazji, lecz wypracowanie metodyki i mechanizmów indeksacji, weryfikacji i prezentacji wyników w internecie. Zakładamy, że projekt pilotażowy potrwa do grudnia 2009, choć dzisiaj trudno przewidzieć kiedy spełnione zostaną stawiane przed nim cele. Liczymy, że stanie się to szybciej.

[Kaczmarek_Aneta]

Jacku, jak wygladaja postepy w Projekcie ? Jakies nowosci, ustalenia ? Czy moglbys sie z nami podzielic ta wiedza ? Pozdrawiam,Aneta

[Gryf]

Ponieważ temat za chwile spadnie, to podrzucam go do góry. Wiedza w tym temacie interesuje zapewne wielu z nas. Również jeśli projekt nie rokuje dobrze, ponieważ to też jest dla nas wskazówka dotycząca kierunku naszych planów. Jak czytam projekt pilotażowy potrwa do grudnia 2009. W czym tkwią problemy? i czy istnieje szansa ich rozwiązania?. Trzymając kciuki za powodzenie projektu.
Jerzy

[Joculus]

Podobnie jak mój przedmówca podrzucam temat do góry mając nadzieję, że w końcu ktoś udzili informacji.
Pozdrawiam,
Jacek B. Okulus

[Kaczmarek_Aneta]

Cóż...brak informacji również jest jakąś informacją.
Szkoda tylko, że trzeba jej się domyślać...

Pozdrawiam serdecznie,

Aneta

[Joculus]

Tabula rasa

[Młochowski_Jacek]

Na dzień dzisiejszy mamy uzgodnioną, lecz jeszcze nie podpisaną umowę. NDAP przedstawiła projekt umowy przed Walnym a tydzień po Walnym potwierdziłem pisemnie, że akceptujemy jej treść i dodałem konieczne uzupełnienia natury formalnej. Po miesiącu od dostarczenia pisma do NDAP, to jest tydzień temu, będąc w Warszawie próbowałem umówić się na jej podpisanie, gdyż doszły nas informacje, że umowa jest gotowa. Niestety przez cały dzień nie udało się. Liczę jednak, że niebawem uda się umowę podpisać. W międzyczasie przygotowywaliśmy się do realizacji planu. Powstała strona metryki.genealodzy.pl z wstępnym skryptem obsługi projektu, tak aby jednoznacznie określić zawarte w nim zasoby. Docieramy do nich według obecnego podziału administracyjnego poprzez województwo, powiat którego zasób dotyczy aż do zespołu archiwalnego, z podziałem na sygnatury tj. księgi (lata) i katalogi (urodzenia, małżeństwa i zgony). Tomek Nitsch ma na ukończeniu program Indeksownik dedykowany właśnie do tego projektu. W tym projekcie musimy zrezygnować z excela i dowolności formatu danych, by minimalizować ryzyko powstania pomyłek. Wszystkie dane muszą być bezbłędnie zapisane we właściwym polu, a sam program powinien wspomagać weryfikację danych. Program ten umożliwić ma również przesłanie danych na serwer.
Jeszcze dużo do zrobienia zostało bo nie wszystko do końca wiadomo. Ale temu właśnie ma służyć program pilotażowy, by sprawdzić w działaniu i dokonać poprawek.
Tak więc samo indeksowanie jest dopiero kolejnym etapem realizacji projektu.

[Gryf]

Dziękuje za wyjaśnienia
pozdrawiam
Jerzy

[Kaczmarek_Aneta]

Jacku, bardzo dziękuję za dobre informacje

Serdecznie pozdrawiam,

Aneta