Kopie aktów - legalne czy też nie? (komentarz)

[gargul]

Witam,

Od jakiegos czasu biernie czytalem tylko Wasze wpisy tutaj, dzieki czemu bylem w stanie uzyskac nieco dokumentow zwiazanych z poszukiwaniem przodkow. Dzis jednak musze osobiscie poprosic o pomoc.

Zwykle proszac o kserokopie powolywalem sie na te ustawy i opinie co wszyscy z Was i nie bylo problemow. Dzis jednak trafilem na wiekszy opor. Kierowniczka jednego z USC zakwestionowala opinie RPO, bo pada w niej (przedostatni akapit) odwolanie do "pisma z dnia 22 sierpnia 2007", ktore jest dla niej niejasne, bo nie wie co owe pismo zawieralo Czy mozna to jakos ugryzc? Wszystko odbylo sie w trakcie rozmowy telefonicznej zainicjowanej przez urzedniczke po otrzymaniu mojego wniosku o wydanie kserokopii, nie wiedzialem wiec na biezaco jak sie bronic, bo nie mialem nawet tresci opinii RPO przed soba.

Bardzo dziekuje za wszelkie sugestie z Waszej strony!

[jart]

Witam

Może skieruj wniosek na piśmie, w którym ponownie powołaj się na opinię RPO. Niech urzędnik przyjmujący pokwituje Ci przyjęcie pisma np. na jego drugim egzemplarzu - czasem przedstawienie sprawy w formie pisemnej działa skuteczniej. W takim wypadku trudniej też będzie "usprawiedliwić się" niewiedzą w kwestii pism/rozporządzeń. Skoro dotykają one wykonywanych przez urzędnika czynności, to wypadałoby żeby je znał, jak o nich nie wie, to niech się dowie - tym bardziej że na reakcję urząd ma określony czas. Jeśli to nie pomoże można prosić o pomoc kierownika urzędu, jeśli to nie pomoże - odwoływać się itp itd.
Tylko przed podjęciem formalnych kroków, warto wyczerpać wszelkie możliwości załatwienia sprawy "polubownie"

Naturalnie, zawsze możemy się spotkać ze stanowiskiem "że w zasadzie to tak, ale..." - np tak jak w poście wcześniej (mastera 1928):

1. zgodnie ze stanowiskiem MSWiA nie zajmują się oni przeszukiwaniem akt do celów genealogicznych;

- odwołanie motywowałbym faktem dokładnego (imię i nazwisko, data dzienna) wskazania konkretnych dokumentów - poszukiwania nie są konieczne (co ważne - nie napisałbym "proszę o odszukanie aktu dot. takiej osoby i takiej daty" tylko "proszę o wykonanie kopii aktu ur/ślubu/zgonu takiej i takiej osoby z tego i tego dnia" - czasem wyrażenie "proszę o odszukanie" zamiast domyślnie pomagać (forma prośby) - przeszkadza (wskazuje czynność której urząd nie prowadzi)

2. zwrócono mi uwagę iż wydają jedynie odpisy i zaświadczenia z ksiąg;

- tutaj właśnie można się podeprzeć opinią RPO

3. na koniec podkreślono iż tutejsze USC nie posiada urządzenia kopiującego, w związku z czym musieliby wystąpić do wojewody o pozwolenie na wyniesieniu księgi poza urząd, jak i podkreślono iż stan fizyczny ksiąg przedwojennych i z okresu wojennego nie pozwala na poddanie ich działaniom urządzeń kopiujących.

- w takim wypadku by rozwiązać problem można zaproponować - bezpłatne użyczenie sprzętu (własnego - w postaci aparatu fotograficznego) i bezpłatne wykonanie za jego pomocą kopii dokumentu osobiście (nie ma więc potrzeby angażowania przeszkolonego pracownika urzędu), w siedzibie urzędu (nie ma potrzeby wynoszenia ksiąg poza urząd), w obecności odpowiedniego urzędnika (tłumaczyć nie trzeba. Odmowę na tak postawioną sprawę traktowałbym jako dowód nie do końca dobrej woli, ale co ważniejsze - takie wrażenie mogła by także odnieść instytucja odwoławcza do której niewątpliwie skierowałbym swe kroki.


To tak na szybko, na podstawie moich dotychczasowych przygód z urzędami. Na szczęście jak do tej pory wszystko udawało się mi załatwić w miarę bezproblemowo (jedno pismo o zwrot kasy pobranej za niewykonane kopie - bez problemu tyle że długo trwało).

Mam wrażenie że często urzędy (i w ogóle instytucje) korzystają z niewiedzy "petenta" - źle zadanego pytania, niedomówienia, nieścisłości itp. Jeśli pilnujemy się na tym polu i deklarujemy konstruktywną (i do końca przyjazną) postawę w razie problemów, to najczęściej udaje się znaleźć rozwiązanie.

[Urbańska_Katarzyna]

Interesuje mnie jak zakończyła się sprawa z USC w Zduńskiej Woli ... ja właśnie napisałam do nich maila z prośbą o skany, bądź kserokopie i jestem ciekawa, czy na cokolwiek z ich strony mogę liczyć.

[basiaps]

Może Tobie się poszczęści.
Moja sprawa zakończyła się tym, że napisałam odwołanie do wojewody. Efekt był taki, że sobie odpuściłam. Nie jestem aż tak zdesperowana, żeby kopać się z koniem. Poczekam, aż ksiegi trafią do archiwum i wtedy bedę mogła je fotografować. Obecnie są w złym stanie i dlatego z troski o nie, kierownik nie zezwala na kopiowanie zawartości .
Rozmawiając z kilkoma osobami, dowiedziałam się, że udało im się zdobyć kopie. Jak, nie będę pisała.

Pozdrawiam serdecznie,
Basia.

[Kaczmarek_Aneta]

Kilka lat temu (gdzieś na forum już o tym pisałam) USC, godząc się na przesłanie kopii asc podało podstawę prawną:

(…) uprzejmie informuję, że wydanie 1 str. Kserokopii podlega opłacie skarbowej w wysokości 5 zł /podstawa prawna – tabela opłat skarbowych – załącznik do ustawy o opłacie skarbowej – Dz.U. Nr 225, poz. 1635 z 2006 r./ (…).

Interesujący nas fragment wskazanej tabeli (Część II, pkt. 4) brzmi:
„Poświadczenie zgodności duplikatu, odpisu, wyciągu, wypisu lub kopii, dokonane przez organy administracji rządowej lub samorządowej lub archiwum państwowe, od każdej pełnej lub zaczętej stronicy – 5 zł”
http://www.lex.pl/serwis/du/2006/1635.htm

Może komuś z Was się przyda.

Pozdrawiam
Aneta

[Albin_Kożuchowski]

Witam

Poszukiwałem metryki chrztu siostry mojego ojca ur. 1912 r. Trafiłem do USC w Augustowie. I tu szok, bo nawet nie chcieli mi powiedzieć czy taka metryka istnieje. Bo nie miałem "interesu prawnego". Zaznaczam, żę poszukiwana osoba zmarła mając 9 lat /1921 r./ w innej parafii. Jestem na 100% pewien, że została ochrzczona w Augustowie i znam nawet nr metryki chrztu, ale decyzja pani kierownik jak wyżej - nie możemy udzielić na ten temat żadnych informacji. Beton urzędniczy ma się w najlepsze. Najbardziej nieprzyjazny USC, z jakim dotychczas się spotkałem. Ktokolwiek tam się wybiera, niech uważa. Pracownicy jeszcze nie są najgorsi, ale pani kierownik...

[Urbańska_Katarzyna]

Witam ponownie wszystkich zainteresowanych problemami z USC. Nawiązując do swojego wcześniejszego posta o wysłaniu wniosku do USC Zduńska Wola, w którym proszę o kserokopie akt pragnę podzielić się z Państwem odpowiedzią jaką otrzymałam. Oczywiście, i nie jest to pewnie dziwne dla tych, którzy z USC w Zd. Woli mieli do czynienia, otrzymanie kserokopii jest niemożliwe, ponieważ - jak pisze Kierownik USC:
1) USC wydają jedynie odpisy skrócone i zupełne oraz informacje z ksiąg stanu cywilnego oczywiście za odpowiednią opłatą skarbową, tj. odpowiednio 22, 33 i 11 zł;
2) USC nie dysponuje kserokopiarką, a stan techniczny ksiąg nie jest najlepszy.
Zaproponowano mi, że odnośnie dwóch aktów zgonu, gdzie znam dokładne daty zgonów, mogę uzyskać informację z ksiąg, za co mam uiścić opłatę w wysokości 11 zł.
Jeśli chodzi o akta zgonu osób, odnośnie których znam tylko rok zgonu to nie jest możliwe odszukanie tych akt, ponieważ "USC nie zajmują się genealogią".

I teraz moje pytania i wątpliwości. Czy poprosić w kolejnym piśmie skierowanym do Kierownika USC o jak najszersze informacje dot. interesujących mnie zdarzeń (czy będzie tak łaskawy i spisze wszelkie informacje z aktów, tzn. także np. dane zgłaszającego/ych?, co dla celów genealogicznych może być przecież dosyć istotne?) i wpłacić owe 11 zł? Czy powołać się na konkretne przepisy i próbować uzyskać jednak kopie, jeśli nie kserokopie to może fotokopie (np. zrobione przeze mnie osobiście, bowiem zamierzam i tak wybrać się do tego USC będąc w niedługim czasie w tamtych rejonach)?
Co radzicie na początek? Nie ukrywam, że zależy mi na dobrej współpracy z tym USC, bo na pewno jeszcze nie raz będę potrzebowała odnaleźć akta, chociażby tych osób, których nie mam jeszcze w tej chwili dokładnych dat zgonu (czy jest w ogóle możliwe, że jak tam pojadę, to pozwolą mi zajrzeć w jakieś rejestry roczne i odszukać, czy akt zgonu interesującej mnie osoby w ogóle tam jest?).

Mam za to miłe doświadczenie z USC w Łodzi - napisałam do nich pismo o takiej samej treści - oczywiście dotyczące innych osób i po wpłaceniu 5 zł za każdą kserokopię otrzymałam interesujące mnie kopie pocztą. Bardzo szybko i sprawnie. I jeszcze zostałam poproszona o uzupełnienie danych dwóch osób, to może i te akta też bym dostała, ale niestety, nie znam ich ... właśnie, jak to jest? czy jeśli znam tylko nazwiska panieńskie i nie wiem, czy osoby te wyszły za mąż, czy też nie to możliwe jest odszukanie ich aktów zgonu? Chyba raczej nie ...

Osoby, o które pytałam w obu USC to moi 2xpradziadkowie oraz rodzeństwo pradziadka i dziadka. Z USC Łódź otrzymałam zarówno ich akta zgonu jak i akta urodzenia. Nie dokumentowałam w żaden sposób swojego z nimi pokrewieństwa, podałam jedynie swoje dokładne dane wraz z numerem pesel - to taka informacja, dla tych którzy tak jak ja dopiero zaczynają swoją przygodę z genealogią

Jestem ogromnie ciekawa Waszych rad

[Sroczyński_Włodzimierz]

zadzwoń i zaproponuj, ze przyjedziesz i samodzielnie sfotografujesz interesujące Cię akty

powołanie się na konkretne przepisy oznacza (przy złym stanie ksiąg) - brak dostępu

[Marynicz_Marcin]

podałam jedynie swoje dokładne dane wraz z numerem pesel

Numer PESEL? Szczerze, to nigdy się z tym nie spotkałem. Prędzej wymagano ode mnie skan/ksero dowodu lub sam nr dokumentu tożsamości (nie sądzę, aby to sprawdzali, a jest to tylko "profilaktyka" )

[kotik7]

Ja też próbowałem w Zduńskiej Woli i oczywiście odmowa, ale w moim przypadku nie znałem nawet daty. Pocieszenie jest takie że jeśli przeżyję jeszcze ze 20 lat, to kiedyś się doczekam uzupełnienia historii.
Natomiast w Łodzi miałem bardzo miłe doświadczenie, bo nie dość, że dostałem kserokopię z księgi za cenę 5zł, to jeszcze Pani do mnie oddzwaniała w odpowiednim momencie i udało się znaleźć akt mimo, że podałem przedział lat. Przy tym jeszcze niektóre dane podane przeze mnie i sprawdzone, były nieczytelne bądź błędne w akcie, ale to nie zaważyło na decyzji o zrobieniu dla mnie kopii. W USC Błaszki za to była mieszanka- co prawda udało się wyszukać akt, ale trzeba było zapłacić za odpis i kserokopii nie mam. Chociaż nie zaznaczyłem wtedy do jakiego celu ten akt. Innym razem otrzymałem informację, że w danym roczniku jest akt zgonu osoby o tym samym imieniu i nazwisku, ale aktu wtedy nie dostałem.

Kuba

[Urbańska_Katarzyna]

podałam jedynie swoje dokładne dane wraz z numerem pesel

Numer PESEL? Szczerze, to nigdy się z tym nie spotkałem. Prędzej wymagano ode mnie skan/ksero dowodu lub sam nr dokumentu tożsamości (nie sądzę, aby to sprawdzali, a jest to tylko "profilaktyka" )

Ja sama z siebie w piśmie podałam wraz ze swoim miejscem zamieszkania także pesel (tak sobie pomyślałam, że jak chcieliby sprawdzić to będą mieli punkt zaczepienia) ... a kserując dowód osobisty też przecież podajesz numer pesel - to jedna z danych w nim występujących

Panie Włodzimierzu, tak właśnie skłaniam się, żeby zadzwonić i dowiedzieć się, czy będzie możliwe wykonanie zdjęcia jak tam będę, ale jestem ciekawa doświadczeń innych forumowiczów i oczywiście rad osób bardziej zaznajomionych z tematem ... wszelkie informacje i podpowiedzi są dla mnie ważne. Dziękuję

Kuba, też liczę na ścisłą i miłą dalszą współpracę z Łodzią - na dzień dzisiejszy muszę odnaleźć jeszcze kilka akt ... czy aktów? - bo już głupieję ... póki co napisałam do nich o te, do których nie mam żadnych wątpliwości, że muszą się tam znajdować

A Zduńska Wola? Też sobie pomyślałam, że jak nie teraz, to w przyszłości - raptem 7 lat - i z AP uzyskam te kopie (bo dla mnie ważne są oczywiście informacje tam zawarte, ale sam dokument, spisany przed laty stanowi jednak też jakąś pamiątkę po przodkach i chciałabym tę kserokopię bądź fotokopię mieć)

[Marynicz_Marcin]

Ja sama z siebie w piśmie podałam wraz ze swoim miejscem zamieszkania także pesel (tak sobie pomyślałam, że jak chcieliby sprawdzić to będą mieli punkt zaczepienia) ... a kserując dowód osobisty też przecież podajesz numer pesel - to jedna z danych w nim występujących

Jednak dowód miał być w celu wykazania mojego pokrewieństwa z osobami, których metryki dotyczyły (jednak sama Pani Kierownik jest osobą bardzo miłą i pomocną, a aktów mało nie było

W Archiwum, wypełniając wniosek np. o sprowadzenie mikrofilmów z innego AP, trzeba podać nr dokumentu tożsamości. (podobnie jest także w innych przypadkach).

[maria.mazur]

Dzień dobry,
wiem, ze temat stary, jak świat, ale mam pytanie czy ktoś przewalczył z USC w Krakowie otrzymani kopii?
Dostałam dziś z Krakowa informację, że: "z ksiag SC wydaje się:
1) odpisy (...)
2) zaświadczenia (...)
Wszelkie inne formy (...) jako nie przewidywane przez ustawę - nie są dopuszczalne"

Prosiłam o poświadczenie kopii dla celów nieurzędowych.

Pozdrawiam
Maria

ps. Pokrewieństwo i inne sprawy zostały zaakceptowane, mam tylko sprecyzowac jaki rodzaj odpisu, zapłacić i wysyłają (znaczy pewnie juz znaleźli)

[elgra]

W jednym z USC podkrakowskich, na moja "mocną" argumentację, ze w innych USC wydają, pan mi odpowiedział: proooszę panii, Kraaaków to Kraaaków.

[Kaczmarek_Aneta]

Ze względu na informację, że odwołania od decyzji kierowników USC w sprawie wydawania kserokopii aktów zwykle są załatwiane negatywnie w województwie małopolskim, ostatnio rozmawiałem z p. Elzbietą Obtułowicz, kierownikiem Oddziału do Spraw Obywatelstwa i Rejestracji Stanu Cywilnego Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego.
Dowiedziałem się, że zwykle odmawia się wykonania kserokopii z powodu stanu zachowania ksiąg, czasem braku odpowiednie sprzętu w USC lub braku właściwego udokumentowania pokrewieństwa. Nie jest natomiast kwestionowana interpretacja orzeczenia TK czy opinii RPO mówiąca o prawie do uzyskiwania takich kserokopii.
Zatem główną przeszkodą byłby stan zachowania ksiąg i ich format, przy czym organ odwoławczy zwykle podziela opinię kierownika USC o stanie księgi, ponieważ z mocy prawa odpowiada on za ich bezpieczne przechowywanie.
Tak w skrócie mogę przedstawić treść rozmowy z p. Elżbietą Obtułowicz, mam nadzieję, że uczyniłem to wiernie, szczególnie że w rozmowie tej p. kierownik starała się z dużą życzliwością podejść do problemów genealogów.
Jeżeli pomimo tych wyjaśnień nadal są jakieś wątpliwości w sprawie pracy USC w województwie małopolskim, bardzo proszę szczegółowo przedstawić daną sprawę, spróbuję pomóc, w przypadku poważniejszych trudności w konkretnej sprawie porozmawiam z p. kierownik.

Andrzej Nowik

Pani Mario,
może warto skorzystać z pomocy p. Andrzeja Nowika, o ile jest jeszcze aktualna?

Pozdrawiam
Aneta