Jak uzyskać kserokopię akt USC (komentarz)

[MonikaS7]

[quote="jart"]1.) . Generalnie to nawet muszą wydać, ale oczywiście istnieją wyjątki - np "przyczyny techniczne" - chcemy akt który znajduje się w archiwum, a nie ma tam kserokopiarki (miałem taki przypadek), a księgi poza archiwum wynosić nie można (przepisy).

Witam,
za zgodą wojewody można wynieść z archiwum. Miałam raz taki przypadek, kierowniczka USC wystąpiła do wojewody o zgodę na wyniesienie księgi i taką zgodę uzyskała, a ja ksero dokumentów, o które prosiłam, a więc można.

Pozdrawiam
Monika

[jart]

Moniko, jasne że można, ja miałem kilka przypadków kiedy wynoszono bez absorbowania wojewody

Oczywiście mówiąc "można" mam na myśli że jest to technicznie wykonalne, ale przepisy które tego zabraniają często są używane jako łatwa wymówka. Ale i z takich sytuacji da się wybrnąć - ja w wyżej wspomnianej zamiast kserokopii dostałem dokładne (urzędowe ) tłumaczenie z rosyjskiego treści 3 metryk - przepisane na maila. Da się, ważne żeby nie rezygnować za wcześnie i działać z wyczuciem. Walka na paragrafy nie zawsze pomaga.
Oczywiście są przypadki w któych nie pozostaje nic innego niż rozwiązania formalne - i bardzo dobrze i w nich mieć jako-taką orientację - a'propos wojewody. Rozumiem że nie odwoływałaś się od odmownej decyzji, tylko kierowniczka zwróciła się do wojewody "z własnej inicjatywy"? Długo trwała ta procedura w Twoim przypadku?

[adam.nojszewski]

Kiedyś mi w sądzie "pożyczyli" akta na pięć minut, bo czynne ksero było piętro niżej. Sprawa o uznanie za zmarłego sprzed czterdziestu lat. A ponieważ akta miały status archiwalny, to mila pani zamieniła oryginały aktów urodzenia itp. na ksera w poszycie i wyszedłem z oryginałami, na co wcześniej nie liczyłem.

Jak widać dużo zależy od człowieka - tu udało mi się załatwić sprawę na uśmiech, bez zbędnych procedur.

[MonikaS7]

Moniko, jasne że można, ja miałem kilka przypadków kiedy wynoszono bez absorbowania wojewody

Oczywiście mówiąc "można" mam na myśli że jest to technicznie wykonalne, ale przepisy które tego zabraniają często są używane jako łatwa wymówka. Ale i z takich sytuacji da się wybrnąć - ja w wyżej wspomnianej zamiast kserokopii dostałem dokładne (urzędowe ) tłumaczenie z rosyjskiego treści 3 metryk - przepisane na maila. Da się, ważne żeby nie rezygnować za wcześnie i działać z wyczuciem. Walka na paragrafy nie zawsze pomaga.
Oczywiście są przypadki w któych nie pozostaje nic innego niż rozwiązania formalne - i bardzo dobrze i w nich mieć jako-taką orientację - a'propos wojewody. Rozumiem że nie odwoływałaś się od odmownej decyzji, tylko kierowniczka zwróciła się do wojewody "z własnej inicjatywy"? Długo trwała ta procedura w Twoim przypadku?

Najpierw trwała wymiana koresponencji między mną a kierowniczką i kiedy już prawie z rezygnacją wysłałam ostatni list dostałam odpowiedź, że wystąpiła do wojewody. Była to więc jej inicjatywa, może jakaś moja argumentacja ją przekonała. Nie pamiętam jak długo to trwało, bo było to już jakiś czas temu.
Miałam też przypadek w innym USC, gdzie też nie było ksera itp., a kierowniczka zaproponowała żebym przyjechała i zrobiła sobie zdjęcia - co oczywiście z radością uczyniłam.
Natomiast bez żadnych problemów otrzymywałam kopie z warszawskiego USC na Smyczkowej.

Pozdrawiam
Monika

[dizel130989]

Witajcie,

jak pisałem pare postów wyzej wystapiłem w pismie do Pani kierownik o wydanie kserokopii aktu małzenstwa mojego dziadka.Dziasiaj otrzymałem odpowiedz,z ktorej jasno wynika,iż takiej kserokopii nie otrzymam poniewaz:

"Urzad Stanu Cywilnego uprzejmie informuje,ze zgodnie z art 79 ustawy z dnia 29 wrzesnia 1986 roku Prawo o aktach stanu cywilnego z ksiag stanu cywilnego wydawane sa jedynie odpisy skrócone i zupełne.Natomiast zgodnie z art 15 ust 5 Rozporzadzenia Ministra Spraw wewnetrznych i Administracji z dnia 26 pazdziernika 1998 r. w sprawie szczególnych (...) kierownik USC wydaje z akt zbiorowych zaswiadczenie,odpis lub potwierdzona kserokopie dokumentow znajdujacych sie w aktach zbiorowych (tutaj podkreslenie) na zadanie sadu lub prokuratora albo na wniosek osoby,ktora wykaze interes prawny."

O zadnym terminie odwolania od tej decyzji nie ma w tym pismie mowy.

I teraz mam pytanie do was,jak wy na to patrzycie?Czy jakies artykuly/paragrafy stoja po mojej stronie?Czy jest sens pisac kolejna prosbe o pozwolenie na zrobienie zdjecia bez flesza?Co wy byscie zrobili na moim miejscu?Odpuscilibyscie?

Bardzo mi na tym akcie zalezy jednak chcaiłbym to osiagnac jak najbardziej polubownie.

Dzieki za odpowiedzi,pozdrawiam,

Daniel

[Słomińska_Dominika]

Nie odpuszczaj, w mojej gminie rodzinnej też robili problemy, powiedziałam, że piszę pracę o historii rodziny i mi dali nawet pomacać konkretne akta .
A interes prawny? Nie mozesz czegoś w miare wiarygodnego podać na użytek tej biurokratki? W końcu jako wnuk możesz mieć jak najbardziej interes prawny. Może coś w stylu, że potrzebujesz dowodu na to, ze dziadkowie byli małżeństwem ponieważ jest uzasadnione podejrzenie o bezprawnym dziedziczeniu ustawowym? To tak na szybko mi do głowy przyszło.

Albo poczekać aż pójdzie na urlop o ile jest to gdzieś niedaleko od Ciebie i wykorzystać sytuację. Przecież to jest na boga jedna kartka kserówki :O. Że też ludzie lubią robić takie dramaty i tak utrudniać innym życie. Zupełnie jakby petent był dla urzędu a nie urząd dla petenta.

[Marynicz_Marcin]

Może coś w stylu, że potrzebujesz dowodu na to, ze dziadkowie byli małżeństwem ponieważ jest uzasadnione podejrzenie o bezprawnym dziedziczeniu ustawowym? To tak na szybko mi do głowy przyszło.

Jeśli potwierdzenie, że dziadkowie byli małżeństwem, to z pewnością sprawa nie dzieje się między krewnymi, a prawdopodobnie drogą sądową. Przecież urzędnicy nie są głupi i lepiej w sumie takiego czegoś nie mówić, bo można sobie zaszkodzić. Jak powszechnie wiadomo - kserokopia nie ma mocy dokumentu urzędowego, więc takim ksero nic byśmy nie zdziałali.

Miałem w zeszłym roku podobną sytuację, którą o dziwo po dwóch listach udało mi się załatwić (nie wiem, czy polubownie, ale kopię dostałem). Szkoda, że nie mam nigdzie kopii pisma, które wysyłałem, bo wtedy mogłoby to pomóc, ale chyba Pani Kierownik powinna być mi wdzięczna, bo po moim drugim liście otrzymałem kopię z informacją, że w urzędzie zainstalowano urządzenie skanujące, co pozwoliło im na wykonanie kopii Dzisiaj będę pisał do kolejnego Urzędu. Zobaczymy, co mi teraz los przyniesie


No i też nie zawsze warto być szczerym, bo i to czasem nie pomaga. Również w zeszłym roku napisałem prośbę do ZUS-u o wydanie mi dokumentów, które moi Dziadkowie dołączali przechodząc na emerytury. Odpowiedź była niestety odmowna i nie pomogła "historia rodziny"

[jart]

Jak powszechnie wiadomo - kserokopia nie ma mocy dokumentu urzędowego, więc takim ksero nic byśmy nie zdziałali.

...dlatego warto wnioskować o wydanie nie kserokopii, a poświadczenie kopii aktu nie mającej mocy dokumentu urzędowego.

Więcej - nie szukając daleko - http://genealodzy.pl/name-News-article-sid-92.phtml (jeden z wniosków - to że ksero nie jest dokumentem jak widać też może zależeć od interpretacji)

W warszawskich USC (w tych z którymi miałem przyjemność) hasło "poświadczona kopia" było zrozumiałe* i działało.

*w życiu różnie bywa, czasem jeśli się do kogoś zwrócić używając sformułowań których na codzień nie używa, to nie zrozumie, albo uda że nie zrozumiał (bo np. tak mu będzie wygodniej)

[Słomińska_Dominika]

a wszystko rozbija się o dobrą wolę urzędniczki. Kopie zrobiłaby pewnie szybciej niż zajęło jej pisanie pisma odmownego

[Marynicz_Marcin]

No i właśnie tutaj zazwyczaj tkwi problem. Dobrze jednak, że większość stanowią te przystępne.
Na samym początku można zagadać, że kserokopia jest dla nas bardziej wartościowa niż odpis, bo po pierwsze - nigdy odpis nie odzwierciedli wszystkich danych znajdujących się w oryginalnym akcie. Po drugie, w metrykach (to już XX i XX wiek) często znajdują się podpisy osób zgłaszających (często ojca dziecka), a także kobiet (małżeństwa, ew. akuszerki?). Najważniejsze jednak, aby nie pisać z zapytaniem, czy przy "naszym" akcie znajduje się podpis, bo wtedy możemy być z góry skreśleni. Najpierw zagadać, a dopiero później prosić o ksero

[dizel130989]

Czyli co nic sie z tym nie da zrobic?Zadne prawo nie stoi po naszej stronie?

A ten artykuł,ktory wysłał jart (dzieki za to) jest cos wart:


ROZPORZĄDZENIE PREZESA RADY MINISTRÓW z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319), Tekst ujednolicony z dnia 11 lipca 2006 r. (Dz. U. Nr 127, poz. 885)

W jednolitym rzeczowym wykazie akt dla organów gmin i związków międzygminnych (po zmianach z dnia 10 marca 2003) znajdujemy kolejno:

5140 - Odpisy zupełne aktów stanu cywilnego.
5141 - Skrócone odpisy aktów stanu cywilnego.
5142 - Zaświadczenia o wpisach dokonanych w księgach stanu cywilnego lub ich braku
5143 - Zaświadczenia o zaginięciu lub zniszczeniu ksiąg stanu cywilnego
5144 - Kopie aktów stanu cywilnego
5145 - Wnioski w sprawach o nadanie medalu 50-lecia pożycia małżeńskiego

Kurde chciałbym bardzo te ksero ale chyba bede musiał sie obejsc smakiem.No moze zgodza sie na zrobienie zdjecia jak myslicie?Zebym na glupka nie wyszedl he;-)

Pozdrawiam,

Daniel

[mariusz_reyman]

Witam,

Podzielę się swoim doświadczeniem w tym zakresie, komuś może się przyda. Kilkukrotnie odmówiono mi wydania kserokopii, a że nie byłem spokrewniony w prostej linii to nie miałem co liczyć także na odpisy. Zawsze należy pamiętać, że urzędnik to też człowiek i nie zawsze jego odmowa wynika z jego "widzimisie", a mogą to być odgórne zalecenia itp. Często łatwiej i szybciej dowiemy się czegoś w sposób nieformalny i po rozmowie telefonicznej. Informacją, którą często dysponują USC, i którą mogą się podzielić to nazwa parafii, z której pochodzą poszukiwane przez nas księgi metrykalne. A jak mamy tę informację to jesteśmy prawie w domu. Warto się czasem zastanowić czy liczy się dla nas efekt końcowy (kserokopia aktu) czy wojenka z urzędnikami USC...

Pozdrawiam

Mariusz

[Koplinski_L]

A ten artykuł,ktory wysłał jart (dzieki za to) jest cos wart:

ROZPORZĄDZENIE PREZESA RADY MINISTRÓW z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319), Tekst ujednolicony z dnia 11 lipca 2006 r. (Dz. U. Nr 127, poz. 885)

W jednolitym rzeczowym wykazie akt dla organów gmin i związków międzygminnych (po zmianach z dnia 10 marca 2003) znajdujemy kolejno:

5140 - Odpisy zupełne aktów stanu cywilnego.
5141 - Skrócone odpisy aktów stanu cywilnego.
5142 - Zaświadczenia o wpisach dokonanych w księgach stanu cywilnego lub ich braku
5143 - Zaświadczenia o zaginięciu lub zniszczeniu ksiąg stanu cywilnego
5144 - Kopie aktów stanu cywilnego
5145 - Wnioski w sprawach o nadanie medalu 50-lecia pożycia małżeńskiego

Pozdrawiam,
Daniel

Witam,
wg mnie obecnie jakiekolwiek żądanie kserokopii jest bezpodstawne.
Niestety wspomniane przez Ciebie rozporządzenia są już nic nie warte.
Zostały bowiem z dniem 01-01-2011 uchylone!

Ponadto (bodaj już w roku 2003 lub 2004) z jednolitego rzeczowego
wykazu akt dla organów gmin i związków międzygminnych zniknęła
interesująca nas pozycja: "5144 Kopie aktów s.c. B-5 Bc Skorowidze
do ksiąg stanu cywilnego".

W aktualnym, obowiązującym Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów
z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt....
Dz.U. 2011 nr 14 poz. 67 pozycja "Kopie aktów s.c." nie występuje.

Występuje za to pozycja 5364 - udostępnianie innych informacji na podstawie ASC,
ale nie wiem jak intrepretować aktualnie obowiązujące przepisy.
Monitowałem w tej sprawie tutaj, już w tamtym roku, ale niestety bez odzewu.

Pozdrawiam,
Łukasz

[Heropolitanska_Izabela]

Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319), Tekst ujednolicony z dnia 11 lipca 2006 r. zostało uchylone przez ustawę z dnia 12 lutego 2010 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw. O tym, że rozporządzenie już nie ma mocy było na Forum pisane.
Zostało ono zastąpione rozporządzeniem z dnia 18 stycznia 2011 r. Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. W symbolu klasyfikacyjnym „535 Stan cywilny” nie są wymienione kopie aktów stanu cywilnego. W symbolu klasyfikacyjnym „536 Udostępnianie i wymiana danych i informacji z akt stanu cywilnego oraz ich zabezpieczanie” także nie są wymienione kopie aktów stanu cywilnego. Jednakże pod symbolem „5364 Udostępnianie innych informacji na podstawie akt stanu cywilnego” jest zapis „w tym zaświadczenia o dokonanych wpisach ich braku, zaginięciu lub zniszczeniu księgi”. Można próbować wywodzić, że kserokopia aktu stanu cywilnego jest tą „inną informacją” bowiem wyrażenie „w tym” wskazuje, że wymienienie zaświadczeń ma jedynie charakter przykładowy. Ale jest to jedynie interpretacja, która nie musi być podzielona przez usc.
Należy także sprostować, że nie jest prawdą, że ustawa z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego zabrania wydawania przez usc kserokopii aktów stanu cywilnego. Przepis art. 79 ww. ustawy jedynie wymienia wyczerpująco, że z ksiąg stanu cywilnego wydaje się: 1) odpisy zupełne i skrócone aktów stanu cywilnego; 2) zaświadczenia o dokonanych w księgach stanu cywilnego wpisach lub o ich braku; 3) zaświadczenia o zaginięciu lub zniszczeniu księgi stanu cywilnego.
I tutaj mogą być dwie „szkoły”. pierwsza, że niczego poza tym co wymienia art. 79 ww. ustawy usc nie jest zobowiązany wydać. Druga szkoła, zgodnie z którą skoro usc może wydać odpisy będące dokumentem urzędowym, to może również wydać kserokopie takimi dokumentami niebędące, zgodnie ze starą zasadą „komu wolno więcej, tym bardziej wolno mniej”.
Jest także art. 73 § 1 i 2 kpa, który stanowi, że „§ 1. Strona ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. Prawo to przysługuje również po zakończeniu postępowania. § 2. Strona może żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony.” Jednakże usc zawsze może powołać argument, że art. 79 Prawa o aktach stanu cywilnego jest przepisem szczególnym w stosunku do art. 73 kpa.
Należy jednakże podkreślić, że nie ma przepisu który jednoznacznie wskazuje, że usc jest zobowiązany wydać kserokopię aktu stanu cywilnego.
Izabela

[m_gry]

Witam!
Ostatnio, po raz pierwszy w USC spotkałem się z odmową wydania kserokopii aktu. Z oczywistych powodów zależy mi na niej, jednak w świetle ostatnich postów nie jestem do końca pewien, czy mój pomysł na dalsze postępowanie jest dobry. W odpowiedzi na mój wniosek Pani z USC powołała się oczywiście na art. 79 ustawy o Aktach Stanu Cywilnego z 29 września 1986 roku. Czy w takim razie w odpowiedzi, ponawiając prośbę, mogę się powołać na Orzeczenie TK z 13 września 1994 (sygn. P 2/94)? Czy jest ono "nadrzędne" w stosunku do w/w ustawy?
Z wszelką pomoc dziękuję.
Pozdrawiam,
Michał Grygorewicz