Kopie aktów - legalne czy też nie? (komentarz)

[basiaps]

Witam.
Od trzech miesięcy wymieniam korespondencję z USC w Zduńskiej Woli.Prosiłam ich o kopie 4 aktów moich przodków. W pierwszym liście odpowiedzieli mi, że kopii nie wydają, że księgi są poufne i że nie mają kserokopiarki. Na to ja wysłałam podstawy prawne, przykład Częstochowy. Chciałam też by w razie odmowy podali mi to na piśmie z uzasadnieniem oraz drogą odwoławczą.Na to dostałam wytyczne MSWiA z 18.08.2005 w sprawie kserowania ksiąg. Przesłałam im opinię ROP. Pani urzędniczka odpisała, że w piśmie tym przeczytała, że ograniczenia mogą wynikać ze złego stanu ksiąg, który uniemożliwia ich kserowanie. Napisała,że prosiłam jedynie o informację(choć wyraźnie pisałam, że chcę kopie) dlatego "pozwoliła sobie je wynotować". No to stwierdziłam, że to koniec wymiany argumentów-trzeba pisać odwołanie do wojewody. Tak zrobiłam i czekam. Dlatego chcę spytać, czy ktoś ma doświadczenie w sprawie odwołań z Wojewodą łódzkim?
Pozdrawiam serdecznie.
Basia

[basiaps]

Witam.
Dziś otrzymałam odpowiedź od wojewody. Niestety nic z tego, nic nie dostanę z USC prócz odpisów.
Cytuję:
"...decyzja co do możliwości uzyskania kserokopii każdorazowo należy do kierownika urzędu stanu cywilnego". A ten mi od razu odmówił.
Nie wiem czy ja nic nie umiem załatwić, czy mam takiego pecha? Teraz pozostają księgi w kościele (tu przychylny ksiądz), bądź wcześniejsze księgi w AP w Łodzi. Pozostaje już tylko czekać na odpowiednie przepisy.
Pozdrawiam wszystkich słonecznie .
Basia

[kowalczyk_maria]

19 czerwca wysłałam listem poleconym odwołanie od decyzji USC w Tarnowie
W piątek 11 września otrzymałam pismo od Wojewody Małopolskiego, która decyzję Kierownika USC w Tarnowie odmawiającego wydania kopii asc utrzymał w mocy. Po opisaniu zdarzeń, które miały miejsce (opisanie treści kolejnych moich pism i odpowiedzi Kierownika USC) następuje ta część listu, którą pozwoliłam sobie przepisać w dokładnym brzmieniu (poza skrótami których użyłam np TK czy asc zamiast pełnych nazw):
„Organ II instancji stwierdza, co następuje:
Zgodnie z zasadą dwuinstancyjności postępowania administracyjnego określoną w art. 15 Kodeksu Postępowania Administracyjnego, organ administracji publicznej orzekający o postępowaniu odwoławczym zobowiązany jest ponownie rozpoznać sprawę rozstrzygniętą decyzją organu pierwszej instancji. Postępowanie odwoławcze powinno polegać nie tylko na kontroli postępowania organu I instancji, lecz także na weryfikacji zaskarżonej decyzji pod względem jej legalności i celowości.
Dodać należy, że organ odwoławczy jest kompetentny wyłącznie do przeprowadzenia uzupełniającego postępowania dowodowego. Jeżeli jednak organ ten stwierdzi, iż sposób przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego (dowodowego) przez organ pierwszej instancji jest prawidłowy i nie ma wątpliwości, co do stanu faktycznego sprawy, wówczas nie jest obowiązany do poszukiwania dalszych dowodów. Zastrzec jednak należy, że organ odwoławczy nie jest związany ustaleniami faktycznymi dokonanymi przez organ pierwszej instancji, co uprawnia ten organ do odmiennej oceny zebranych (prawidłowo) dowodów.
Art.79 stanowi, że z ksiąg stanu cywilnego wydaje się: odpisy zupełne i skrócone aktów stanu cywilnego, zaświadczenia o dokonanych w księgach stanu cywilnego wpisach lub o ich braku, zaświadczenia o zaginięciu lub zniszczeniu księgi stanu cywilnego.
W obecnym stanie prawnym brak jest regulacji prawnej normującej jednoznacznie kwestię wydawania kopii bądź fotokopii ksiąg stanu cywilnego. Sprawą tą zajmował się, na wniosek
PTG , Rzecznik Praw Obywatelskich, a Ministerstwo Spraw Wew. i Adm. w zajętym stanowisku podkreśliło dwie kwestie.
Pierwsza dotyczyła konieczności ochrony dóbr osobistych zawartych w aktach sc, gdyż przepisy cyt. ustawy Prawo o asc wskazują podmioty uprawnione do otrzymania odpisów asc
(art.83 ust.1) tj.: osoby, których stan cywilny został w akcie stwierdzony, ich wstępnych, zstępnych, rodzeństwa, małżonka lub przedstawiciela ustawowego, a także na podst. art.83 ust.2 inne osoby, które wykażą interes prawny do otrzymania odpisu. Dlatego też kopia asc może być wydana jedynie osobom uprawnionym na podst. art.83 ust.1 lub 2 cyt. ustawy.
Natomiast druga kwestia zwracała uwagę na fakt, iż ograniczenie w wydawaniu kserokopii może wynikać z troski o stan techniczny ksiąg sc. Oczywistym jest, iż kopiowanie powoduje manipulowanie księgą na płaskiej powierzchni maszyny kopiującej, co powoduje jej poważne uszkodzenie (złamanie grzbietu, naruszenie szwów). Natomiast naświetlanie jest główną przyczyną zakwaszania papieru, co jest przyczyną nieodwracalnych zmian w strukturze papieru poprzez łamanie i kruszenie.
Obowiązek prawidłowego zabezpieczenia ksiąg sc spoczywa na kierowniku usc, dlatego też decyzja, co do możliwości wykonania kserokopii, należy wyłączni do kierownika usc "

[kowalczyk_maria]

Ciąg dalszy:
"Zgodnie z obowiązującą doktryną prawną dopuszczalne jest uwierzytelnianie kserokopii odpisu asc Dokument taki ma moc oryginału. Jednakże kierownik usc, który dokonuje tej czynności musi posiadać akt, którego kopię potwierdza w swoim zasobie. Niezbędne jest również opatrzenie takiego dokumentu pieczęcią urzędową z godłem państwowym oraz nazwą urzędu w otoku pieczęci. Jest to warunek konieczny potwierdzenia kopii asc Prawo o asc (Komentarz A.Czajkowska E.Dachniewska Komentarze lexisNexis Warszawa 2009 str245).
Jednocześnie należy wyjaśnić, iż informacje zwarte na stronach internetowych, na które powołuje się Odwołująca, stanowią instrukcję w zakresie określonego postępowania i w obecnej sprawie nie są źródłem prawa i jako takie nie mogą być oceniane w toczącym się postępowaniu administracyjnym.
Powołane przez Panią Marię orzeczenie TK dotyczyło wykładni stosowania nieobowiązującego Rozporządzenia MSW z dnia 14 lutego 1987r. w sprawie zasad sporządzania asc, prowadzenia i kontroli ksiąg sc, ich przechowywania oraz zabezpieczenia (Dz.U.Nr7,poz.43) Powyższe orzeczenie nie ma zatem zastosowania do obecnego stanu faktycznego, ma jedynie znaczenie doktrynalne. Obowiązującym obecnie aktem wykonawczym do ustawy Prawo o asc jest Rozporządzenie MSWiA z dnia 26 października 1998roku w sprawie szczegółowych zasad sporządzania asc, sposobu prowadzenia ksiąg sc, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczania oraz wzorów asc, ich odpisów zaświadczeń i protokołów (Dz.U.Nr136,poz.884 ze zm). Niezależnie od powyższego zaznaczyć należy, iż TK w cytowanym orzeczeniu szczegółowo omówił kwestie wzorów odpisów zupełnych asc i sposobu ich wydawania, nie zajmując się kwestią dopuszczalności kopiowania stron z księgi asc.
Natomiast powoływane przez Wnioskodawczynię Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz.U.1999Nr112poz.1319) stanowi akt prawny, który reguluje zasady gromadzenia dokumentacji w urzędzie. Nie jest aktem prawnym, który kreuje uprawnienia Wnioskodawcy.
Mając powyższe na uwadze nie stwierdzono, aby decyzja Kierownika USC w Tarnowie została wydana z naruszeniem obowiązującego prawa, dlatego orzeczono jak w sentencji.
Na niniejszą decyzję służy skarga do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie ul. Rakowicka 10. Ewentualną skargę wnosi się za pośrednictwem Wojewody Małopolskiego, Małopolskiego terminie 30 dni od dnia doręczenia niniejszej decyzji Skarżącemu. "
Podpisane / Z up. Wojewody Małopolskiego Dyrektor Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców/

Przepraszam , z przejęcia zapomniałam się podpisać.
Wniosek zasadniczy: w przepisach musi być wymieniona możliwość robienia kopii bo tak to wszystko będzie zależało od dobrej woli urzędnika. A tej i w Małopolsce brakło i w Łodzi.
Pozdrawiam Maria.

[basiaps]

Witam.

W nawiązaniu (a raczej uzupełnieniu) do mojego postu z 13.07.2009 pragnę zacytować fragment pisma jaki otrzymałam:

„(…) Z przepisów regulujących postępowanie administracyjne (Kodeks postępowania administracyjnego jak i instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych ( rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r.-Dz. U. Nr 112, poz. 1319 ze zm.) wynika, że z dokumentów urzędowych mogą być wydawane kserokopie. Podmiotem uprawnionym do otrzymania kserokopii dokumentu może być tylko strona postępowania mająca prawo do wglądu do sprawy, jak również inny podmiot, któremu ustawodawca przyznał na podstawie przepisu szczególnego uprawnienie do uzyskania określonych dokumentów. Takim przepisem szczególnym jest art. 83ust 1 i 2 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego. Skoro wymieniony w art. 83 ust 1 i 2 podmiot ma prawo do uzyskania dokumentu urzędowego jakim jest odpis aktu stanu cywilnego, to tym bardziej ma prawo do uzyskania kopii z aktu stanu cywilnego. Wydanie tej kopii jest jednak uzależnione od względów technicznych. O tym, czy zrobienie kopii jest technicznie możliwe i bezpieczne dla ksiąg stanu cywilnego, każdorazowo musi zdecydować kierownik urzędu stanu cywilnego. To on bowiem w świetle przepisów ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego odpowiada za zabezpieczenie i konserwację ksiąg. Wydanie kopii aktu stanu cywilnego jest więc indywidualną decyzją kierownika USC nie będącą czynnością urzędową. Strona, która nie uzyska kopii aktu, zawsze może wystąpić o jego odpis.
W odniesieniu do Pani pisma z dnia … skierowanego do Wojewody Łódzkiego w sprawie udzielenia pomocy w uzyskaniu kopii określonych aktów stanu cywilnego tak jak wskazano w niniejszym piśmie oraz dołączonej przez Panią opinii Biura Rzecznika Praw Obywatelskich z dnia 15.10.2007 r. Nr RPO-561313-I/07/BB decyzja co do możliwości uzyskania kserokopii każdorazowo należy do kierownika urzędu stanu cywilnego.”

Taką odpowiedź otrzymałam z Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego, delegatura w Sieradzu. My możemy dyskutować, czy mamy prawo do uzyskiwania kopii, ale i tak trzeba przyjąć przysłowiowy" kubeł zimnej wody".


Pozdrawiam serdecznie
Basia

[joannakov]

Witam
odnoszę wrażenie,że pracownicy niektórych USC chcą tylko udowodnic,że są bardzo potrzebni w swojej pracy, ale nie dla ludzi,którzy coś od nich potrzebują.
Niedługo może się to zmieni,poczekajmy,życzę cierpliwości Joanna

[Czyżewski_Bartłomiej]

Witam!
No niestety, walka z USC Centrum w Łodzi zakończyła się w moim przypadku klęską. Pani urzędnik stwierdziła, że w przypadku akt, których potrzebuję, USC nie jest mi w stanie pomóc inaczej niż poprzez wydanie odpisu skróconego/zupełnego. Na moją sugestię o zrobieniu kserokopii, pani stwierdziła, że i owszem, robią je bez problemów na wniosek petentów ale tylko w przypadku "nowszych ksiąg" tj. spisanych po 1974r. Zaproponowałem więc zrobienie fotokopii interesujących mnie dokumentów, ale okazało się, że USC nie posiada tak zaawansowanego sprzętu jakim jest aparat cyfrowy. Zresztą, jak to pani stwierdziła, kierownik USC i tak nie wyraża zgody na tego typu praktyki.
Może napiszę jeszcze do nich e-mail z zapytaniem, czy z własnym sprzętem fotograficznym nie dałoby rady jakoś tego załatwić.
Pozdrawiam i życzę większych sukcesów w walce o dokumenty.
B. Czyżewski

PS. I niestety nic nie dało, ku mojemu ubolewaniu, powoływanie się na wskazane w tym wątku podstawy prawne - nie i koniec.

[maria.j.nie]

Witam ,

Proszę, wątek Kopie aktów - jak przekonac Panie , zawiera tematy o
udostępnianiu kopii … oraz Nowe Prawo o ASC

Nie jest tak źle w Urzędach SC z uzyskaniem kopii aktu ale bywają takie jak opisane powyżej,
dlatego czekamy na zmiany.

Pozdrawiam serdecznie Maria

[annastregiel]

Bartku,
dziwne, ja przed wakacjami w USC Centrum w Łodzi, przy ul Piłsudskiego 100 bez problemu otrzymałam ksero 2 aktów zgonu : z 1909 r. i 1939 r.
I już zaczynam się martwić, co tam się teraz dzieje?!

Pozdrawiam.
Ania.

[Czyżewski_Bartłomiej]

Witam!

Pani Mario, zanim te zmiany w ustawach nastąpią to ja już chyba samemu dokopię się do informacji, które mnie interesują, przekopując się w AP przez znajdujące się tam spisy urodzeń

Pani Aniu, widać w czasie gdy Pani starała się o kserokopie to pani inspektor, z którą dzisiaj rozmawiałem, na urlopie była albo po prostu miała Pani więcej szczęścia do urzędników (niech się Pani pochwali, jak Pani tego dokonała?)...

Pozdrawiam
B. Czyżewski

[annastregiel]

Po prostu powiedziałam, przy okienku, gdzie składa się wniosek, że wystarczy mi ksero!

Ksera aktów w tym USC otrzymywałam również kilka miesięcy temu. Wtedy jedna z pań urzędniczek sama to zaproponowała!

Ania.

[Czyżewski_Bartłomiej]

Hmm.... To widać dzisiaj mój pechowy dzień jest W takim razie jutro bądź pojutrze trzeba się będzie do nich przejść osobiście i na miejscu pogadać. W każdym bądź razie, dziękuję za odpowiedź, Pani Aniu
Pozdrawiam
B. Czyżewski

[maria.j.nie]

Witam,

Witam!
Pani Mario, zanim te zmiany w ustawach nastąpią to ja już chyba samemu
dokopię się do informacji, które mnie interesują, przekopując się w AP przez
znajdujące się tam spisy urodzeń …. Pozdrawiam B. Czyżewski

Bynajmniej , ''dokopać się'' można ale do aktów, zdarzeń zarejestrowanych
przed rokiem 1900, bo tylko takie Księgi są w Archiwum.

Pozdrawiam serdecznie Maria

[Czyżewski_Bartłomiej]

...
Bynajmniej , ''dokopać się'' można ale do aktów, zdarzeń zarejestrowanych
przed rokiem 1900, bo tylko takie Księgi są w Archiwum. ...

Pani Mario,
doskonale o tym wiem (notabene u nas w AP są akta od 1906r wstecz) a w USC staram się zdobyć informacje dotyczące osób, które zmarły najpóźniej w 1954r, czyli takich, które urodziły się jeszcze w XIX wieku (i te daty, tj. urodzeń, są mi niezbędne) - a to już leży gdzieś w AP...
Pozdrawiam
B. Czyżewski

[maria.j.nie]

Witam,

proszę : Pod koniec lat czterdziestych i na początku lat pięćdziesiątych były
prowadzone rejestry kart mieszkańców podobne w treści i formie do dzisiejszych
kart KOM , można je szukać w Archiwum Państwowym.

Pozdrawiam serdecznie Maria
http://genealodzy.pl/index.php?name=PNp ... ght=#28814