Brakowanie dokumentacji w AP

[Paulina_W]

Dzień dobry,
Pierwszy raz spotkała mnie sytuacja dotycząca niszczenia dokumentów po upłynięciu czasu ich przechowywania.
Chciałam zamówić w AP Rzeszów akta dotyczące wsi Stara Jastrząbka znalezione w bazie ELA:
http://baza.archiwa.gov.pl/sezam/ela.ph ... rch=szukaj
- tytuł spisu: sprawy ewidencji meldunkowej ludności daty: 1960-1961
- tytuł spisu: sprawy ewidencji ruchu ludności daty: 1962-1963
- tytuł spisu: spis powszechny daty: 1960
- lista przedpoborowych mężczyzn ur. w 1945 r. podlegających rejestracji daty: 1963

Złożyłam zamówienie, na które dostałam odpowiedź:"w sprawie zamówienia materiałów archiwalnych z zespołu 403 Prezydium Gromadzkiej Rady Narodowej w Starej Jastrząbce uprzejmie informuję, że wymienione przez Panią sygnatury w trakcie opracowania wspomnianego zespołu zostały zgodnie z obowiązującymi przepisami wybrakowane."
Z kontaktu telefonicznego dowiedziałam się, że po upłynięciu czasu przechowywania akta akta zostały zniszczone, ponieważ miały kategorię B.

Czy po wpisaniu pozycji do bazy ela, nie jest ona później uaktualniana jeśli dokumenty zostaną zniszczone?

Jak często niszczono spisy ludności zgromadzone w archiwach, czy była/jest to stała praktyka?

[Brozek_Oskar]

Witam,

W ogóle jeśli chodzi o ten temat, to ja prawie mdleję jak czytam o "brakowaniu dokumentacji".
Czy kiedykolwiek np. PTG czy inne historyczne towarzystwa nie interweniowały w sprawie zaprzestania owego brakowania?

Pozdrawiam,
Oskar Brożek

[Sroczyński_Włodzimierz]

A czemu miałyby występować z wnioskiem, by każdy dokument miał kategorię "A" i był przechowywane "na zawsze"?
Na pewno warto poruszać sprawę aktualności baz NDAP, (ten temat z postu Pauliny boli - dezinformacja:), ale pomysł by znaleźć finansowanie na przechowywanie każdego papierka po wsze czasy? Br...nawet elektroniczne zapisy (tzn od początku funkcjonujące w postaci cyfrowej, bez konieczności skanowania) poza możliwością i sensem.
Chyba, że zaczniemy dyskusję (jak było z teczkami dowodowymi) co naprawdę warto (wartość historyczna, wielkość zbioru, forma w jakiej istnieją, konieczność lub brak potrzeby przekształcenia np w skan). Nikt poważny nie zaneguje konieczności niszczenia "czegoś" po ocenie (czyli brakowania), czasem wielostopniowej.
Ale na pewno warto śledzić katalog, instrukcje kancelaryjną, praktykę, możliwości i rozsądne rzeczy proponować można, a pewnych (aktualizacji baz:) wręcz się domagać.

[pen60]

Witam,

Chciałbym odnieść się i przybliżyć innym osobą pracę związaną z Archiwum.
Przede wszystkim wszystkie jednostki, które posiadają Archiwa Zakładowe. Bazują na pracy Rzeczowego Wykazu Akt. Rzeczowy Wykaz Akt tworzony jest w jednostkach macierzystych a po jego napisaniu, przesyłany jest do Archiwum Państwowego w celu jego akceptacji. Po uzyskaniu akceptacji, Archiwum Zakładowe działa w tej formie zatwierdzonej przez Dyrektora Archiwum Państwowego.
Ponadto w Rzeczowym Wykazie Akt mogą znajdować się kategorie akt: B – Bo, B5, B10, B15, B25,B50 lat. Następna kategoria BE – BE5, BE10, BE20, BE25, BE50 lat, oraz kategoria A.
Kategoria Bo – to dokumenty mniej ważne, które po upływie 2 lat ulegają brakowaniu. Pozostałe B to dokumenty, które ulegają brakowaniu po ich terminie. Kategoria BE to dokumenty, które podlegają ekspertyzie. Kategoria A nie ulega brakowaniu i jest pilnie strzeżona by nie uległa zniszczeniu ze względu na ich wieczność.
Co roku Archiwista Zakładowy sporządza listę do brakowania akt, ekspertyzę akt i przekazuje do Archiwum Państwowego o zapoznanie się i podjęcie właściwych decyzji. W razie wątpliwości Archiwum Państwowe zarządza kontrolę akt. Archiwum Państwowe dokonuje ekspertyzy, zmienia kategorie, przedłuża okres leżakowania. Dopiero, gdy Archiwista otrzyma oficjalne pismo z zaleceniami, może dokonać brakowania, i naniesienia poprawek na kartonach archiwalnych. Brakowanie odbywa się w obecności komisji Archiwisty Zakładowego, świadków i przedstawiciela Archiwum Państwowego.
Wobec powyższego nie trzeba wpadać w panikę wszystkie procedury są przestrzegane po analizie i akceptacji dopiero ulegają brakowaniu.
Pozdrawiam
Marek

[Sroczyński_Włodzimierz]

Marku: wydaje się, że
a. nikt nie pisał o złamaniu procedur
b. nie o archiwach zakładowych mowa, ale o zasobie AP
c. procedury (nie dotyczące brakowania:) informacji o zasobie APu w ww przykładzie, widać, że nie są wypełnione

@a Oskar wnosi o zmianę procedur, wręcz likwidację dokumentacji niearchiwalnej. Czy to poprzez zmianę "B" na "A", czy wydzielenie (utworzenie nowej) typu "nawet jak "B" /"BE" to gdy fizycznie w AP to traktowane winny być jak "A". Równoważnie (lub bardzo zbliżone) - "BE" zawsze decyzja "trzymać".
@b piszesz o tym co jest poza APem, i procedurach nadzoru. A mowa o zasobie APu (i ew. kto nadzoruje podjęcie decyzji wewnątrz APu)
@c sytuacja "wg oficjalnej bazy NDAP-u - w zasobie jest", ale zostało - zgodnie z procedurą brakowania - zniszczone, a baza nie jest zaktualizowana przez dłuższy czas i nie oddaje stanu faktycznego ...jeśli się utrzymuje - prowadzi do braku zaufania do informacji. "Wszyscy wiemy", że o najświeższe roczniki ASC warto dopytać w archiwum, gdyż od wielu lat brak informacji o nich w SEZAM, ZOSI/szwa nie świadczy o tym, że ich nie ma. Mogą być, ale bazy są nieaktualne przez lata - dopływy nie są wprowadzane, do powszechnej wiadomości (tego co widać z zewnątrz).
Jeśli przełoży się taka sytuacja na wiele innych (poza dopływami regularnie przejmowanymi) to w ogóle bazy NDAP-u stracą sens, a obciążenie APów w zakresie "podstawowa informacja o zasobie" wielokrotnie się zwiększy.

A czy o jakieś kategorie (poza "wywalczonymi" teczkami dowodowymi) powinniśmy zabiegać? Tj o zmianę kwalifikacji i do czasu zmiany instrukcji deufaltowe odmowy brakowania? Pewnie sporo by się znalazło (sądowe?:), ale domaganie się zrezygnowania z innych niż "A" - tj zaprzestanie brakowania (co, jak rozumiem, postulował Oskar) jest utopią.

pozdrawiam

PS Wiele dokumentów (w tym już przywołane teczki dowodowe, akta sądowe i wiele innych) zostało bezpowrotnie zniszczonych - zgodnie z procedurami:) Więc nie chodzi o to czy działania są zgodne z procedurą, ale czy są sensowne.
PPS "Walka" o zmianę kat. teczek dowodowych na "A" - nie była trudna. NDAP bardzo szybko uznał argumenty..zresztą przed naszym (PTG) wystąpieniem praktyką prawie powszechną był brak zgody na brakowanie...pomimo, że taka zgoda nie byłaby złamaniem procedur.

[Paulina_W]

Dzień dobry,

wiadomo, że nie spodziewałam się, że wszystkie akta są wprowadzone do bazy, ale nie przyszło mi do głowy, że znajduje się w niej to czego nie ma. Zresztą sam dyrektor, realizując moje zamówienie zdziwił się, że nie ma.

W sprawie brakowania akt: zamówiłam wszystkie spisy ludności z akt Jastrząbki, łącznie 7 sygnatur i wszystkie wybrakowano, a to są wg mojej wiedzy jedyne spisy jakie były w archiwum z tej wsi. Rozumiem, że trzeba brakować akta, ale żeby wszystkie spisy ludności i meldunkowe, mógł zostać chociaż jeden (było by fajnie, ale jak nie ma to sprawa zamknięta).

Życzę dobrego dnia.

[Sroczyński_Włodzimierz]

możesz się pocieszać, że spośród podlinkowanych 5 raczej ani jeden nie był spisem ludności, to raczej korespondencja nie spis, najbardziej spisowy charakter to lista poborowych ur 1945 z 1963,ale ile tam mogło być ..kilka nazwisk?:)
pozdrawiam

[pen60]

Witam,
Poniższa ustawa dotyczy wszystkich jednostek i te w Archiwum Państwowym

http://prawo.legeo.pl/prawo/ustawa-z-dn ... archiwach/
Pozdrawiam
Marek