Kopie aktów - legalne czy też nie? (komentarz)

Komentarze artykułów opublikowanych na stronie PTG

Moderator: maria.j.nie

Janusz_Napiorkowski

Sympatyk
Posty: 43
Rejestracja: śr 09 kwie 2008, 21:05

Post autor: Janusz_Napiorkowski »

Pozwolicie że napisze dwa słow ku pokrzepieniu serc. Trzeba być twardym i nie zrażać się zupełnie słowami urzedników. Przewertowałem jakiś czas temu ten wątek i nabrałem wątpliwości czy uda się coś załatwić w interesujących mnie USC, wątpliwości tym większych, że z racji odległości w grę wchodził tylko telefon i słowo pisane. Najpierw postanowiłem zadzwonić do interesujących mnie urzędów i wywiedzieć się czego tylko się da przez telefon. Udało się połowicznie. W Pcimiu (Małopolskie) przemiła pani wetowała dla mnie pół godziny księgi w celu znalezienia interesujących mnie aktów, a bez problemu podała od reki dane dotyczace dokumentów których dat byłem pewien. Zapewniła mnie również, że jeżeli tylko zjawię się w Pcimiu będę mógł własnoręcznie przeszukiwać księgi. Pod jej czujnym okiem oczywiście :) W USC w Wiźnie (Podlaskie) uzyskałem potrzebne informacje jednak pani ich udzieląjąca konkurs na najbardziej nieprzyjemną urzędniczkę wygrała by w cuglach. Gdy poprosiłem o sprawdzenie czy w księgach jest akt urodzenia mojej babci zanim zdołałem powiedzieć nazwisko i rok urodzenia (resztę chciałem się dowiedzieć) usłyszałem histerycznie oburzone "Ja nie będę grzebać we wszystkich księgach! Pewnie urodzona nie u nas!". Gdy już dopowiedziałem znane mi dane to owszem informacje dostałem ale z tonu wnioskowałem, że gdyby przez kabel telefoniczny można było rzucać klątwę padł bym trupem natychmiast. W Dębowcu (Podkarpackie) i Łubowie (wielkopolskie) było pośrednio, tzn panie (ciekawe, ani jednego mężczyzny) owszem udzieliły mi informacji i choć bez entuzjazmu pcimskiego to jednak również bez wiźnieńskiego oburzenia. Wszystkie panie urzędniczki natomiast stały na wspólnym stanowisku, że USC kserokopii nie wydaje, choć uzasadnienia były różne, zaczynając od "bo nie!" w Wiźnie, zasłanianie się przepisami (Dębowiec i Łubowo) oraz obawamy o stan ksiąg w Pcimiu ("Ja tych ksiąg kserować się nie odważę").
Przemyślałem sobie powyższe rozmowy, raz jeszcze poczytałem Wasze rady (zwłaszcza Jacka) odnośnie pisania do USC i ewentualnych odwołań do wojewodów) i pomyslałem, zep rzecież napisanie wniosku o wydanie kserokopii nie jest ani pracochłonne ani kosztowne, a przwyrócić pamięci rodziny choćby ich imiona to już rzecz bezcenna. Na peirwszy ogień wybrałem USC w Łubowie, gdzie jak pamietam pani urzednik najdłużej recytowała mi przepisy z których wynikało, ze kserokopii żadnego aktu nijak uzyskać się nie da. Podparłem się radami Jacka i napisałem wniosek (oczywiście z wszelkimi danymi moimi i osób których akty dotyczyły) i dołożyłem dowód przelewu na konto tego USC kwoty za kserokopie. Dzisiaj ptrzymałem polecony z Łubowa i mogę wszem i wobec ogłosić VICTORIA! To naprawdę działa. Z koperty wyjąłem bowiem dwie kserokopie aktu urodzenia mojej babci i jej brata.

Teraz "zaatakuję" Wiznę :)
Dzimiński-Piotr

Sympatyk
Posty: 20
Rejestracja: czw 11 paź 2007, 20:48

Post autor: Dzimiński-Piotr »

Na fali skarg na "Wasze" USC muszę przyznać że jesli chodzi o załatwianie tych spraw w "moich" USC jestem zachwycony. W USC: Ostrowite, Golina k/Konina, Świebodzice, Wałbrzych, Kazimierz Biskupi, Koło spotkałem się z taką serdecznością że naprawdę byłem zdziwiony. Nawet tam gdzie miłe Panie Kierowniczki miały wątpliwości to starały się pomóc a ja w zamian przesyłałem im kopię zarządzenia MSWiA.
Z pozdrowieniami Dzimiński Piotr
misty69

Sympatyk
Mistrz
Posty: 176
Rejestracja: ndz 16 mar 2008, 22:10

Post autor: misty69 »

no tak a xero zniszczylo na swoj sposob ksiegi, nie myle sie? to powinno byc zabronione, tylko cyfrowe kopie
EwaChojnowska

Sympatyk
Posty: 16
Rejestracja: pn 22 paź 2007, 11:32
Lokalizacja: Brzeg

Post autor: EwaChojnowska »

Moje wrażenia z USC w Brzegu są mieszane. Zaopatrzona w pismo z odpowiednimi wzmiankami poszłam do Urzędu. Pani miała w piśmie wymienione odpowiednie przepisy oraz podane informacje na temat osób, o które mi chodziło. Oburzona stwierdziła "Ksiąg nie kserujemy" i nie chciała ze mną rozmawiać, pomrukując coś o takich, co to sobie drzewa malują (chyba chodziło jej o genealogiczne ;) ). Weszłam więc na ton pojednawczy i poprosiłam o podanie podstawowych danych. Pani zerknęła do komputera i przekazała mi potrzebne informacje, dając do zrozumienia, że pomóc może, jak się nie będę wygłupiać z pismami.
Awatar użytkownika
Kaczmarek_Aneta

Sympatyk
Legenda
Posty: 6296
Rejestracja: pt 09 lut 2007, 13:00
Lokalizacja: Warszawa/Piaseczno

Post autor: Kaczmarek_Aneta »

Witajcie,

mam pytanie do osób, którym udało się zdobyć z USC upragnione kserokopie akt. Czy wysyłając wniosek o poświadczenie kopii aktu nie mającej mocy dokumentu urzędowego z wykazaną podstawą prawną, załączyliście do listu również opinię Rzecznika Praw Obywatelskich ?
Z wypowiedzi w tym wątku wynika, że postępowanie było dość zróżnicowane, stąd moje wahanie.

Ostatni weekend poświęciłam właśnie na sporządzeniu kilkunastu pism do USC i zastanawiam się, czy podpiąć do nich jeszcze opinię RPO, czy też zostawić sobie to pismo na wypadek ewentualnego odwołania od decyzji odmownej.
Jak radzicie ?

Pozdrawiam,
Aneta
Dzieciuchowicz_Anna
Posty: 8
Rejestracja: wt 22 lip 2008, 22:32

Post autor: Dzieciuchowicz_Anna »

Witam,

wysyłając wniosek o poświadczenie kopii aktu nie mającego mocy dokumentu urzędowego podawałam tylko podstawę prawną.
Opinię RPO zostawiałam sobie na wypadek ewentualnego odwołania od decyzji odmownej.

W ten sposób otrzymałałam 6 kopii aktów :)
Jak do tej pory takie pismo z podstawą prawną w moim przypadku wystarczało.

Pozdrawiam,
Ania
Awatar użytkownika
Kaczmarek_Aneta

Sympatyk
Legenda
Posty: 6296
Rejestracja: pt 09 lut 2007, 13:00
Lokalizacja: Warszawa/Piaseczno

Post autor: Kaczmarek_Aneta »

Witaj Aniu,
bardzo dziękuję za Twoją opinię – dokładnie tak zrobiłam, tj. nie załączałam pisma RPO.

W dniu wczorajszym otrzymałam sygnał od pierwszego USC (z miasta położonego blisko Warszawy) pocztą elektroniczną – tu, muszę przyznać, jestem pod wrażeniem szybkiego dostarczenia zwykłego listu przez Pocztę Polską (1 dzień :shock: ).
Z pisma urzędniczki dowiedziałam się, że USC w tym mieście nie wydaje kserokopii aktów, a jedynie odpisy.
W odpowiedzi poprosiłam o wskazanie podstawy prawnej decyzji odmownej, jak również załączyłam opinię RPO.
W kilkanaście minut potem, przychodzi odpowiedź:
(…)podstawa prawna o która Pani prosiła to art. 79 prawa o aktach stanu
cywilnego, gdzie czytamy: "Z ksiąg stanu cywilnego wydaje się: 1. Odpisy
zupełne i skrócone aktów stanu cywilnego 2. Zaświadczenia o dokonanych w księgach stanu cywilnego wpisach lub ich braku, 3. Zaświadczenia o
zaginięciu lub zniszczeniu księgi stanu cywilnego". Dodatkowo w
Rozporządzeniu w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego w §16.5 jest napisane, że tylko na żądanie sądu lub
prokuratora albo na wniosek osoby, która wykaże interes prawny,
kierownik urzędu stanu cywilnego wydaje z* akt zbiorowych*
zaświadczenie, odpis lub potwierdzoną kserokopię dokumentów znajdujących się w tych aktach. Na wydanym odpisie lub kserokopii umieszcza się adnotację o celu jej wydania.
W przypadku Naszego Urzędu zrobienie kserokopii z księgi jest
niemożliwe ze względu na to, że księgi nie można wynosić z urzędu, a brak jest u nas odpowiedniego sprzętu do zrobienia kopii.(…)
W kolejnym moim liście starałam się przekonać p. inspektor, iż art. 79, na który się powołuje nie precyzuje przecież, iż kserokopii takich wydawać urząd nie może.
Wspomniałam ponadto o tym, że do otrzymania kserokopii akt uprawnione są dokładnie te same podmioty, a więc na życzenie urzędu, przedstawię wszystkie potrzebne dokumenty, które potwierdzałyby pokrewieństwo w linii prostej.
Nie zapomniałam również wspomnieć o przykładzie częstochowskim.

Dziś rano otrzymałam odpowiedź:
Szanowna Pani,
Nasz Urząd Stanu Cywilnego nie posiada na stanie kopiarki, a każdorazowe
wyniesienie ksiąg poza urząd wymaga zgody Wojewody.
Jak widać nie jest łatwo...ale jeszcze spróbuję powalczyć i dam znać o wyniku.

Pozdrawiam i życzę wszystkim wytrwałości w walce o swoje :)


Epilog mojej sprawy :lol:

Poprosiłam o wykonanie fotokopii bądź umożliwienie mi samodzielnego wykonania zdjęcia interesującego aktu. Od razu zaznaczyłam, iż w przypadku dalszej odmowy urzędniczki, wnioskuję o przesłanie na adres domowy decyzji kierownika USC, gdyż będę chciała skorzystać z trybu odwoławczego.

I właśnie otwieram skrzynkę, a tam czeka na mnie wiadomość:
Mając na uwadze powyższe poprosimy Wydział Promocji Urzędu Miasta o sfotografowanie aktu. Za poświadczenie strony należy wnieść opłatę w wysokości 5 zł na konto urzędu podane we wcześniejszym mailu. Wykonany dokument zostanie przesłany do Urzędu Stanu Cywilnego w Piasecznie, gdzie zgłosi się Pani po jego odbiór z dowodem tożsamości (art. 83 prawa o aktach stanu cywilnego).
Pozdrawiam,
Aneta
marek_kierznikiewicz

Sympatyk
Posty: 26
Rejestracja: pt 06 cze 2008, 16:20
Lokalizacja: Wejherowo

Post autor: marek_kierznikiewicz »

Kaczmarek_Aneta pisze:... mam pytanie do osób, którym udało się zdobyć z USC upragnione kserokopie akt. Czy wysyłając wniosek o poświadczenie kopii aktu nie mającej mocy dokumentu urzędowego z wykazaną podstawą prawną, załączyliście do listu również opinię Rzecznika Praw Obywatelskich ?
Z wypowiedzi w tym wątku wynika, że postępowanie było dość zróżnicowane, stąd moje wahanie.

Ostatni weekend poświęciłam właśnie na sporządzeniu kilkunastu pism do USC i zastanawiam się, czy podpiąć do nich jeszcze opinię RPO, czy też zostawić sobie to pismo na wypadek ewentualnego odwołania od decyzji odmownej.
Jak radzicie ? ...
Witam.
Ja wysłałem wniosek o poświadczenie kopii aktu nie mającej mocy dokumentu urzędowego z wykazaną podstawą prawną, dodałem jescze ksero mojego dowodu osobistego.
Na wszystkie wnioski otrzymałem pozytywną odpowiedź;
USC Wejherowo (osobiście odwiedziłem,zapowiedziałem że jeszcze panie odwiedze-zostałem bardzo serdecznie przyjęty)- 6 kserokopi akt
USC Szemud - 1 (przed wysłaniem wniosku rozmowa telefoniczna z p.Kierownik USC)
USC Płoty - 2 (przed wysłaniem wniosku rozmowa telefoniczna z p.Kierownik USC)
USC Łęczyce - 1 (przed wysłaniem wniosku rozmowa telefoniczna z p.Kierownik USC)

Pozdrawiam
Marek
Chalabala_Rafał

Sympatyk
Posty: 39
Rejestracja: wt 01 maja 2007, 23:15

Post autor: Chalabala_Rafał »

Po długim oczekiwaniu otrzymałem odpowiedź na mój list do Wojewody Małopolskiego, niestety odmowną.
Obrazek
Obrazek
Awatar użytkownika
Kaczmarek_Aneta

Sympatyk
Legenda
Posty: 6296
Rejestracja: pt 09 lut 2007, 13:00
Lokalizacja: Warszawa/Piaseczno

Post autor: Kaczmarek_Aneta »

Dziękuję Marku za podpowiedź i gratuluję Ci osiągnięć.

Chciałabym poruszyć jeszcze jedną kwestię związaną z uzyskiwaniem kserokopii asc.
Chodzi mianowicie o przedstawianie dowodów wpłaty należnej opłaty skarbowej za uzyskanie ksero czy fotokopii aktu (5 zł).

Okazuje się, że do wniosku trzeba załączyć oryginalny dowód wpłaty w przypadku, jeśli dokonujemy jej w kasie urzędu bądź na poczcie. W przypadku dokonywania wpłat za pośrednictwem internetu, wystarczy przesłać dowód w postaci maila lub faksu.

Powyższy wymóg wynika z Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 grudnia 2006 r. w sprawie dokumentowania zapłaty opłaty skarbowej oraz trybu jej zwrotu, Dz. U. Nr 246, poz. 1804.
W &3.1 tegoż Rozporządzenia czytamy:
Składający wniosek lub pełnomocnictwo albo dokonujący zgłoszenia zobowiązany jest załączyć dowód zapłaty należnej opłaty skarbowej
Dla osób nie korzystających z bankowości internetowej, przyznam, jest to dodatkowa formalność i opłata za znaczek do listu, chyba że, wysyłając wniosek od razu dokonuje się wpłaty 5 zł i załącza jej dowód, ale kto będzie płacił w ciemno, biorąc pod uwagę różne punkty widzenia urzędników ?

Moje podsumowanie kosztowe za fotokopię jednego aktu wynosi więc:
1.45 zł (znaczek za list z wnioskiem)
5.00 zł (opłata za kopię aktu)
2.50 zł (opłata pocztowa za powyższe)
1.45 zł (znaczek za list z dowodem wpłaty)

łącznie: 10,4 zł

To i tak lepiej niż 22 zł czy 33 zł...

Pozdrawiam,
Aneta
Awatar użytkownika
Młochowski_Jacek

Członek Honorowy
Nowicjusz
Posty: 1725
Rejestracja: wt 20 cze 2006, 19:41
Lokalizacja: Radom
Kontakt:

Post autor: Młochowski_Jacek »

Chalabala_Rafał pisze:Po długim oczekiwaniu otrzymałem odpowiedź na mój list do Wojewody Małopolskiego, niestety odmowną.
Jak czytamy odmowa nie wynikła z powodu, że USC nie może czy też nie powinien wydawać kserokopii, co byłoby podważeniem opinii RPO. K-k USC podał dwa inne powody:
1. brak udokumentowania prawa do otrzymania kopii (odpisu) aktu.
2. brak możliwości technicznych wykonania kserokopii.

Trudno powiedzieć na ile to były rzeczywiste powody a na ile preteksty. K-k USC podał powody, które umożliwiają mu wydanie decyzji odmownej i Wojewoda nie mógł podważyć ich zasadności. Uważam, że w takich przypadkach też nie należy odpuszczać. Jeżeli rzeczywiście księga jest zniszczona to wykonanie fotokopii nie zaszkodzi jej bardziej niż robienie odpisu. Po pierwsze należy spełnić wymogi prawa o aktach stanu cywilnego dokumentując prawo do otrzymania tego aktu a po drugie poprosić o fotokopię lub w przypadku braku możliwości wykonania takowej przez USC poprosić o możliwość wykonania fotokopii aktu własnym aparatem. Odpowiedź K-k bardzo nas wszystkich zainteresuje.

Pewnym problemem jest ograniczenie w ustawie (art. 83) osób uprawnionych do otrzymania odpisu (kopii) aktu do rodziców i dziadków (oraz potomków). Zazwyczaj wystarczy wykazać pokrewieństwo, ale jak się urzędnik (kierownik) uprze to z przyczyn ambicjonalnych udowodni, że odpisu wydać nie może jeśli akt dotyczy np. brata dziadka i nie wykazano interesu prawnego. Niestety nie honoruje się prawa Towarzystw Genealogicznych do wystąpienia o taki dokument nakładając na TG obowiązek wykazania interesu prawnego, co jest niezgodne z ustawą. W sprawie błędnej interpretacji przez MSWiA ustawy "Prawo o asc" (Więcej http://www.genealodzy.pl/name-News-arti ... -160.phtml ) też zamierzamy coś zrobić. Proszę również o kopię odmowy jeśli jako przyczynę podano, że dokument dotyczy krewnego, ale dla petenta nie jest to żadna z osób wymienionych w ustawie. Temat nie jest łatwy, ale być może trzeba będzie się z nim zmierzyć i jakieś wyjście znaleźć. Nie twierdzę że mamy prawo, bez wykazania interesu prawnego, występować o odpisy aktów wszystkich kuzynów i ich dzieci ale akty rodzeństwa dziadków na pewno są genealogicznie interesujące, i często to one właśnie umożliwiają dotarcie do dokumentów pradziadków.
Pozdrawiam serdecznie
Jacek Młochowski
marek_kierznikiewicz

Sympatyk
Posty: 26
Rejestracja: pt 06 cze 2008, 16:20
Lokalizacja: Wejherowo

Post autor: marek_kierznikiewicz »

marek_kierznikiewicz pisze:
Kaczmarek_Aneta pisze: ... mam pytanie do osób, którym udało się zdobyć z USC upragnione kserokopie akt. Czy wysyłając wniosek o poświadczenie kopii aktu nie mającej mocy dokumentu urzędowego z wykazaną podstawą prawną, załączyliście do listu również opinię Rzecznika Praw Obywatelskich ?
Z wypowiedzi w tym wątku wynika, że postępowanie było dość zróżnicowane, stąd moje wahanie.

Ostatni weekend poświęciłam właśnie na sporządzeniu kilkunastu pism do USC i zastanawiam się, czy podpiąć do nich jeszcze opinię RPO, czy też zostawić sobie to pismo na wypadek ewentualnego odwołania od decyzji odmownej.
Jak radzicie ? ...
... Ja wysłałem wniosek o poświadczenie kopii aktu nie mającej mocy dokumentu urzędowego z wykazaną podstawą prawną, dodałem jescze ksero mojego dowodu osobistego.
Na wszystkie wnioski otrzymałem pozytywną odpowiedź;
USC Wejherowo (osobiście odwiedziłem,zapowiedziałem że jeszcze panie odwiedze-zostałem bardzo serdecznie przyjęty)- 6 kserokopi akt
USC Szemud - 1 (przed wysłaniem wniosku rozmowa telefoniczna z p.Kierownik USC)
USC Płoty - 2 (przed wysłaniem wniosku rozmowa telefoniczna z p.Kierownik USC)
USC Łęczyce - 1 (przed wysłaniem wniosku rozmowa telefoniczna z p.Kierownik USC) ...
Zapomniałem dodać - do tej pory nie zapłaciłem nic więcej niż za wysłanie listami poleconymi moich wniosków + ;-) 2 duże czekolady.

Pozdrawiam
Marek
Awatar użytkownika
Młochowski_Jacek

Członek Honorowy
Nowicjusz
Posty: 1725
Rejestracja: wt 20 cze 2006, 19:41
Lokalizacja: Radom
Kontakt:

Post autor: Młochowski_Jacek »

Ja wysłałem wniosek o poświadczenie kopii aktu nie mającej mocy dokumentu urzędowego z wykazaną podstawą prawną, dodałem jescze ksero mojego dowodu osobistego. Na wszystkie wnioski otrzymałem pozytywną odpowiedź
Jak się chce to można. Jak się nie chce to wtedy szuka się przeszkód by zbyć petenta, który coś chce i przez to "przeszkadza" w pracy urzędnikowi. Na szczęście życzliwych urzędników jest zdecydowanie więcej. Poza tym, jeśli brak przeszkód formalnych, urzędnik ma obowiązek pomóc petentowi załatwić sprawę. Inna postawa jest po prostu nie przykładaniem się do obowiązków służbowych.
Pozdrawiam serdecznie
Jacek Młochowski
Awatar użytkownika
Kaczmarek_Aneta

Sympatyk
Legenda
Posty: 6296
Rejestracja: pt 09 lut 2007, 13:00
Lokalizacja: Warszawa/Piaseczno

Post autor: Kaczmarek_Aneta »

Młochowski_Jacek pisze:Jak się chce to można. Jak się nie chce to wtedy szuka się przeszkód by zbyć petenta, który coś chce i przez to "przeszkadza" w pracy urzędnikowi. Na szczęście życzliwych urzędników jest zdecydowanie więcej. Poza tym, jeśli brak przeszkód formalnych, urzędnik ma obowiązek pomóc petentowi załatwić sprawę. Inna postawa jest po prostu nie przykładaniem się do obowiązków służbowych.
Świetnie to podsumowałeś, Jacku.
Oby jak najwięcej życzliwych i uczynnych urzędników na naszej drodze !

Pozdrawiam,
AK
Awatar użytkownika
Kaczmarek_Aneta

Sympatyk
Legenda
Posty: 6296
Rejestracja: pt 09 lut 2007, 13:00
Lokalizacja: Warszawa/Piaseczno

Post autor: Kaczmarek_Aneta »

Z ogromna przyjemnoscia do grona USC przyjaznych genealogom dopisuje USC w Markach. Pelne zrozumienie tematu bez zadnych ALE, potwierdzenie zaplaty moglam przeslac faksem. Profesjonalizm od A do Z.
ODPOWIEDZ

Wróć do „Komentarze artykułów”