W urzędach miast i gmin w całej Polsce znajdują się archiwa kopert osobowych obywateli którym wydano dowód osobisty. Zgodnie z przepisami o archiwach zakładowych maja być przechowywane przez okres 50 lat od śmierci osoby, której dotyczą. Co potem? Piec.
A co tracimy? Informacje zawarte we wnioskach dowodowych, w tym daty, rodzice, adresy, miejsca pracy, pobyt w czasie II wś. Znajdziemy tam stare karty meldunkowe, pierwsze strony z książeczkowych dowodów osobistych oraz te na których wbito pieczęć o zawarciu związku małżeńskiego i o zgonie. W niektórych kopertach możemy jeszcze odszukać Kennkarte. A co najważniejsze, są tam fotografie, takie jakich poszukujemy.
Czy dokumenty te nie powinny trafiać do AP. Kiedy zwróciłam się do jednego z urzedów w Małopolsce ( nie podam którego, bo kontrola jednostki nadrzędnej murowana) usłyszałam, że niszczą je po 10 latach,”bo musieliby się wynieść z ratusza gdyż nie byłoby miejsca dla pracowników”.
Przytoczę opinię Dyrektor Departamentu Spraw Obywatelskich MSWIA na moją prywatną prośbę o zajęcie stanowiska.
„Odnosząc się do kwestii udostępniania dokumentów przechowywanych w kopertach dowodowych uprzejmie wyjaśniam, że celem ustalenia, czy możliwe jest uzyskanie ich kopii należy udać się do organu gminy, który wydał ostatnio posiadany przez obywatela dowód osobisty. Zgodnie bowiem z jednolitym rzeczowym wykazem akt ….. (już zmieniony) sprawy związane z wiązane z wydawaniem dowodów osobistych, tymczasowych dowodów osobistych, tymczasowych zaświadczeń tożsamości oraz dokumentacja dotycząca ich utraty i odnalezienia dowodów tożsamości przechowywane są w archiwum zakładowym przez okres 10 lat licząc od daty zgonu, natomiast dokumentacja dotycząca dowodów tożsamości osób, które wyjechały za granicę lub zmarły – przez okres 50 lat.
Należy w tym miejscu wskazać, że udostępnianie danych osobowych osób zmarłych zawartych w kopertach dowodowych podlega reżimowi określonemu w ustawie z dnia …. O ochronie danych osobowych (Dz. U. ……), poza przepisami odnoszącymi się do zgody osoby, której dane dotyczą.
Ponadto rozpowszechnianie informacji o zmarłych poddane jest ograniczeniom, które mają źródło w ochronie praw osobistych – art. 23 i 24 Kodeksu Cywilnego. Chodzi o dobro określone mianem kultu pamięci o osobie zmarłej. Które przysługuje bliskim żyjącym zmarłego.
Zatem jeżeli w ocenie Wnioskodawcy posiada On interes otrzymania danych osobowych z kopert dowodowych zmarłych krewnych, powinien złożyć stosowny wniosek we właściwym organie gminy.
Jednocześnie pragnę zauważyć, że poruszony problem niszczenia dokumentacji zawartej w kopertach dowodowych, które przedstawiają wartość historyczną zauważyło Archiwum Państwowe, które zadeklarowało inicjatywę zmiany przepisów prawa w tym względzie proponując przekwalifikowanie kategorii archiwalnej tych dokumentów.”
Pismo datowane jest 18 lutego 2010 r.
Dzisiaj tez już wiemy, znając opinię GIODO, (
http://www.giodo.gov.pl/319/id_art/974/j/pl/) że Dyrektor DSO MSWIA myliła się co do ochrony danych osobowych osób zmarłych, a stosowne wnioski kierowane do urzędów spotykają się z odmową.
Ciekawi mnie natomiast na jakim etapie są prace AP zmierzające do zmiany kwalifikacji kategorii archiwalnej tych dokumentów. O ile się nie mylę od tego czasu ani nowe przepisy dot. dowodów osobistych czy archiwów zakładowych (oraz przygotowywane projekty zmian) nie wprowadziły żadnego novum w tym zakresie.
Przepraszam za tak długi post, ale myślę, że tu jest duża rola dla TG.
Pozdrawiam
Małgorzata Rejowska
