http://www.wtg-gniazdo.org/forum/viewto ... &start=100
Witajcie !
Urzędowe archiwa zakładowe otrzymały z APP pismo o następującej treści:
Archiwum Państwowe w Poznaniu informuje, że na podstawie ust. 3 załącznika nr 1 do rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375) dokonuje się zmiany kwalifikacji archiwalnej dokumentacji dotyczącej wydanych dowodów osobistych (tzw. kopert dowodowych). Zmiana kwalifikacji archiwalnej przedmiotowej dokumentacji polega na:
1. Zakwalifikowaniu do materiałów archiwalnych (kat. A) dokumentacji dotyczącej dowodów osobistych wydanych do roku 1979 włącznie – oznacza to, że do kategorii A należy zakwalifikować całość dokumentacji zawartej w kopertach dowodowych, w tych przypadkach, w których pierwsze wydanie dowodu osobistego nastąpiło w okresie do 1979 r. włącznie,
2. Zakwalifikowaniu do dokumentacji niearchiwalnej kategorii BE-50 dokumentacji dotyczącej dowodów osobistych wydanych po roku 1979.
Tym samym, brakowanie (niszczenie) przedmiotowej dokumentacji, stało się obecnie niedopuszczalne. Stwierdzenie przez archiwum państwowe faktu brakowania tej dokumentacji, spowoduje skierowanie zawiadomienia do właściwej prokuratury o podejrzeniu popełnienia przestępstwa (art. 231 § 1, art. 276 Kodeksu karnego).
Archiwum Państwowe w Poznaniu przypomina także, że dokumentację dotyczącą wydanych dowodów osobistych należy systematycznie przekazywać do archiwum zakładowego Urzędu. Jednocześnie proponujemy przyjęcie następującej procedury przekazywania przedmiotowej dokumentacji do archiwum:
a) akta przekazuje się na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych (każda koperta dowodowa stanowi osobną pozycję na spisie) sporządzonych w 4 egzemplarzach dla akt kategorii A (1 egzemplarz przeznaczony dla komórki organizacyjnej przekazującej akta, dwa egzemplarze dla archiwum zakładowego, 1 egzemplarz dla Archiwum Państwowego w Poznaniu) oraz w 3 egzemplarzach dla akt kat. BE-50;
b) akta przekazuje się po upływie pełnego roku kalendarzowego liczonego od dnia 1 stycznia roku następnego od daty śmierci osoby, której wydano dowód osobisty,
c) koperty dowodowe przekazywane do archiwum zakładowego należy opisać imieniem i nazwiskiem danej osoby, datą śmierci, imieniem ojca, numerem dowodu osobistego i ewentualnie numerem PESEL (ww. dane powinny się również znaleźć na spisie zdawczo-odbiorczym, o którym mowa w punkcie a ……);
d) dokumentację dotyczącą wydanych dowodów osobistych zakwalifikowaną do materiałów archiwalnych (kat. A) należy uporządkować , tzn. akta wewnątrz koperty należy ułożyć w kolejności chronologicznej, usunąć wszelkie części metalowe, plastikowe oraz wtórniki, akta paginować (ponumerować wszystkie zapisane strony _ miękkim ołówkiem w górnym, skrajnym narożniku dokumentu), w opisie zewnętrznym umieścić informację o ilości stron zapisanych.
podpis dyrektora
Pozdrawiam Was
Jarek
,