Panowie chyba patrzycie na nowe przepisy, nowo powstającą bazę i usługi dotyczące USC za bardzo z punktu widzenia genealoga, a za mało z punktu widzenia działalności USC.
Nie wiem skąd pomysł, że będzie to baza skanów, po co ona urzędom nie wiem? Uważacie, że jak w USC w Pcimiu Dolnym złożycie wniosek o wydanie odpisu aktu zgonu dziadka z USC w Koziej Wólce, to pani wejdzie w centralną bazę danych i będzie wypatrywała swoje oczęta szukając w odręcznych zawijaskach personaliów dziadka?
Marzenie ściętej głowy. Wpisze po prostu imię i nazwisko oraz datę i dane właściwego USC (lub co tam będzie potrzebne) i dane potrzebne do wystawienia odpisu pojawią jej się w wyszukiwarce wraz z możliwością wydruku zgodnie z ustalonym wzorem, ewentualnie w postaci cyfrowej z możliwością wysłania petentowi e-mailem ale odpisu, a nie skanu z oryginału, jeśli ma być inaczej proszę o pokazanie gdzie w przepisach pisze o powstaniu centralne bazy skanów?
Dotychczas wspomniane artykuły dotyczą prowadzenia ksiąg w sposób cyfrowy, co nie oznacza ich skanowania:
archiwista pisze:Jeszcze raz, kilka informacji porządkujących ze strony MSW, na której można znaleźć informacje o asc wg nowej ustawy.
https://www.msw.gov.pl/pl/sprawy-obywat ... Informacja o nowych przepisach z zakresu rejestracji stanu cywilnego
Dnia 1 marca 2015 roku weszła w życie nowa ustawa z dnia 28 listopada 2014 roku Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2014 r. poz. 1741, z poźn. zm.)
wprowadzająca elektroniczny sposób prowadzenia rejestracji stanu cywilnego w Polsce, który zastępuje dotychczasowe prowadzenie papierowych ksiąg stanu cywilnego.
Urodzenia, małżeństwa i zgony są rejestrowane przez kierowników urzędów stanu cywilnego w jednym, centralnym Rejestrze Stanu Cywilnego.
WAŻNE ! Równocześnie, w okresie przejściowym
tj. do dnia 31 sierpnia 2015 roku, możliwe jest dokonywanie określonych czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego w formie dotychczasowej tj. w księgach stanu cywilnego. Dopuszczalne jest m. in.: sporządzanie aktów stanu cywilnego w księgach stanu cywilnego oraz wydawanie z nich odpisów aktów stanu cywilnego i zaświadczeń na dotychczasowych formularzach.
UWAGA ! Wzory dokumentów z zakresu rejestracji stanu cywilnego obowiązujące od 1 marca 2015 roku zostały określone w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych (format pdf.).
Są to wzory:
- odpisów zupełnych i skróconych aktów stanu cywilnego (w tym także w postaci dokumentu elektronicznego)
zaświadczeń wskazanych w ustawie Prawo o aktach stanu cywilnego np. zaświadczeń o stanie cywilnym (w postaci papierowej i elektronicznej), zaświadczeń o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby (w postaci papierowej i elektronicznej), zaświadczeń potwierdzających uznanie ojcostwa, zaświadczeń stwierdzających brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa, zaświadczeń stwierdzających, że zgodnie z prawem polskim można zawrzeć małżeństwo
wniosku o wydanie zaświadczenia o stanie cywilnym (w postaci papierowej i elektronicznej)
zapewnienia o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa
protokołów
Krótko, po 31 sierpnia każdy nowy akt będzie umieszczany wyłącznie w cyfrowej bazie danych. Nie, to nie oznacza, że zostanie spisany w papierowej księdze, a potem zeskanowany, półroczny okres na to by USC podpięły się do centralnej bazy, przeszkoliły pracowników z jej obsługi itp. nic nie trzeba przepisywać po prostu nowa dokumentacja prowadzona będzie komputerowo a papierowo będą archiwizowane co najwyżej wnioski petentów a wystawienie odpisów. To samo analogicznie do aktów starszych, tylko okres przejściowy dłuższy bo potrzeba czasu na utworzenie elektronicznej bazy aktów, bądź na eksport danych z bazy lokalnej do bazy centralnej, jako że w każdym urzędzie mogą być bazy w różnych formatach trochę roboty informatycznej będzie trzeba wykonać.
Wiele urzędów ma w praktyce już takie bazy danych, jeszcze mi się nie zdarzyło abym musiała czekać na odpis aktu osoby aż pani w USC wyszuka ją we właściwej księdze, wpisywała po prostu dane osoby i na podstawie bazy wystawiała odpis aktu, pełna automatyzacja. Teraz chodzi o to aby te lokalne bazy zamienić na bazę centralną, co w praktyce nie oznacza ich przepisania fizycznego. Nieco inaczej będzie wyglądało gdy USC nie miał takiej bazy lub miał ją tylko dla akt np. 50 lat wstecz, a starsze nie zostały wpisane do bazy, bo i rzadziej są potrzebne w praktyce USC (o ile przepisy na taką sytuację pozwalały) lub kiedy zakres danych jest niewystarczający dla nowo powstałej bazy danych (np. tylko dane potrzebne dla odpisu skróconego).
Z tej samej strony co cytowane artykuły:
Fotokopia aktu stanu cywilnego
można wykonać nieodpłatnie fotokopię aktu stanu cywilnego sporządzonego w księdze stanu cywilnego prowadzonej w formie papierowej na podstawie dotychczasowych przepisów prawa, jeżeli jej wykonanie nie zagraża trwałości księgi i zawartych w niej aktów
Ważne ! Fotokopia aktu stanu cywilnego nie ma mocy dokumentu urzędowego - jest dokonywana aparatem osoby uprawnionej do jej otrzymania, a rolą kierownika urzędu stanu cywilnego jest wyłącznie udostępnienie księgi, o ile jest to możliwe bez jej uszkodzenia.
Osoby uprawnione do otrzymania fotokopii (te same osoby, które otrzymają odpis), tj.:
osoba, której akt dotyczy
jej małżonek, wstępny, zstępny, rodzeństwo, przedstawiciel ustawowy, opiekun
osoba, która wykaże w tym interes prawny
Ani słowa o centralnej bazie skanów.
Masowe fotografowanie ksiąg w USC nie jest wykluczone wówczas gdy USC będzie chciał wprowadzić dane do bazy danych bo nie miał lub ma niekompletne w stosunku do nowych wytycznych i nie będzie chciał robić tego własnymi siłami, karkołomne ale możliwe, ksiąg nie można wynieść poza USC i konieczne zachowanie tajemnicy związane z ochroną danych osobowych i innymi przepisami. W przypadku akt starszych niż 80 lat (urodzeń 100 lat) udostępnianie na zasadach jak w AP, czyli jak dobrze wiemy też nie muszą być zdigitalizowane, w praktyce nie ma wielu chętnych na finansowanie tego, a USC też to nie bardzo potrzebne za to zgodę na fotografowanie łatwiej dostać, tyle że to nie za wiele ma wspólnego z nowo ustawą.
W ogóle nowe zmiany dotyczą wydawania odpisów, a nie fotokopii, w przypadku fotokopii nic się nie zmieniło w procedurze poza tym, że najstarsze akta są dostępne na zasadach jak w AP.
