Pojawiają się różne opinie, przedstawię i moją jako osoby, która zjadła zęby na indeksowaniu a z drugiej strony jako użytkownika, który bardzo często korzysta z indeksów. Na wstępie zaznaczam, będzie to wypowiedź długa, bo postaram się przeanalizować kilka spraw. Uprzedzam, że to jest mój punkt widzenia jako bardzo doświadczonego indeksatora oraz osoby która z tych indeksów rzeczywiście bardzo często korzysta i w bardzo różny sposób co postaram się w dalszej części przedstawić. Mam tu świadomość, że podejście od strony użytkownika, może się w wyniku różnych doświadczeń różnić. Celowo kilka spraw pominąłem, bo powstała by wypowiedź licząca 10 stron, ale też w ten sposób chce sprowokować do dyskusji na którą liczę (o ile ktoś przebrnie przez moją wypowiedź).
Od początku w głównej mierze skupiałem się na indeksach z Kujaw oraz ziemi dobrzyńskiej, które jak każdy wie, były przez długi czas czarną dziurą jeśli chodzi o dostępność materiałów online. Teoretycznie od roku mamy dostęp do pełnych ksiąg, aczkolwiek to dyskusyjna kwestia. W wyniku tego przez długie lata powstawało sporo indeksów głównie na podstawie spisów rocznych, kiedy w innych częściach Polski, od dawna standardem były rozszerzone indeksy. Oczywiście są rejony w Polsce z których nie ma dostępnych skanów do dzisiaj, ale zazwyczaj mamy tam do czynienia z małą ilością indeksów, w zasadzie bardzo wyrywkową indeksacją, dlatego uważam, że wspomniany przeze mnie obszar Kujaw jest świetnym przykładem.
Pojawia się najpierw pytanie do czego mi te indeksy potrzebne.
1. Wiadomo, że szukając naszych przodków natrafiamy czasem na osoby, które ciężko zlokalizować. Czasem takie poszukiwania trwają latami i indeksy teoretycznie mają nam pozwolić taką osobę znaleźć, ale dla mnie w ogromnej mierze istniejące indeksy to na pierwszy rzut informacja gdzie nie szukać. Wiadomo, że zaczynamy od najbliższych parafii, jeśli 7 na 10 lokalizacji odrzucam, bo mam z nich indeksy i nic tam nie ma to sprawdzam pozostające 3. Nie oszukujmy się, kto z nas przeglądałbym akt po akcie jeśli z każdej z tej parafii szukamy kilkuletni przedział. Myślę, że mało kto, dlatego na pierwszy ogień i tak idą spisy roczne na końcu księgi. Przeszukać 3 parafie to nie przeszukać 7, a spisanie jednego takie spisu zajmie nam nie wiele więcej niż przeczytanie go. Oczywiście przyjąłem tu wersje optymistyczną czyli na wstępie przyjmujemy 10 lokalizacji, jednak zazwyczaj w grę wchodzi tak naprawdę o wiele więcej miejsc. Proszę sobie teraz wyborazić ile czasu zajmie nawet przeklikanie żeby dotrzeć do spisu jednego rocznika z jednej parafii i teraz przemnożyć sobie przypuszczalny zakres lat razy liczba parafii.
2. Oczywiście jeśli poszukiwania zaprowadzą nas w nowy rejon i tylko szukamy tam jednego dokumentu to korzystniej przejrzeć raz ręcznie niż inwestować czas w spisanie tego. Najczęściej jest jednak tak, że wracamy w te same obszary kilkukrotnie lub nawet kilkunastokrotnie. Dzisiaj szukam aktu ślubu, który nie wiem gdzie jest zawarty, ale typuje kilka najbliższych parafii, za tydzień w innej linii trafiam w te same strony i znowu w tych samych rocznikach szukam czegoś innego, za jakiś czas ponownie itd. Ja do niektórych ksiąg wracałem po 15-20 razy!! W dużej mierze w wyniku poszukiwań moich przodków, ale prowadzę także wiele innych: bratowej, szwagra, krewnych, sąsiadów, znajomych itd. i często znów trafiam w te same miejsce, które już wielokrotnie przejrzałem. Zaczynam oczywiście od przejrzenia spisów rocznych, bo tak jest zdecydowanie najszbyciej. Możemy mieć namiar, że coś trzeba szukać w konkretnej parafii – wtedy ok. kilka roczników trzeba przejrzeć, gorzej jeśli wiemy tylko kiedy to mniej więcej mogło być i trzeba przeszukać kilkanaście parafii. Założmy, że spisałem kiedyś te kilka roczników i teraz nie muszę ich przeglądać po raz któryś, tylko patrzę w indeksie, ok jest ta osoba której szukam i to jest ten rocznik (zakładając nawet, że nr aktu jest błędny to i tak mamy konkretny namiar) – zajmuje mi to może minutę, + drugie tyle dotarcie do tej księgi. Zamiast przejrzeć ok. 10 ksiąg – czytając jeszcze spisy roczne, od razu trafiam gdzie mam szukać. Jednorazowo zaoszczędzam wiele czasu, a proszę to przeliczyć sobie np. razy 10 co często jest dla mnie standardem, że znów wracam do tych ksiąg. Dla mnie to prosta kalkulacja – gdybym za pierwszym razem spisał, dzisiaj zaoszczędziłbym mnóstwo czasu.
3. Często mamy sytuacje, że natrafiamy na akt ślubu w którym jest napisane tylko: urodził się Warszawie, urodził się Guberni Suwalskiej albo urodził się w Prusach itd. bez szczegółów co do lokalizacji. Taka Warszawa to kilkanaście ogromnych parafii, Guberni Suwalskiej czy Prus to nawet nie ma co analizować. Jaka jest szansa to znaleźć? Ok – z aktem urodzenia może nie jest tak łatwo, jeśli ktoś ma popularne nazwisko, ale uważam, że w takim przypadku o wiele bardziej pomocne jest dla nas 2 miliony indeksów skróconych obejmujących zdecydowanie większy obszar, niż 200 tys. pełnych. Nawet przy popularnym nazwisku wśród tych 2 milionów będziemy mieli kilkanaście osób pasujących do naszych kryteriów – jeśli akta są dostępne online to nie widzę w tym naprawdę wielkiego problemu żeby to sprawdzić. Tzn. problem jest, tylko proszę sobie wyobrazić, że tych indeksów nie ma – tym samym nie ma namiaru na 50 Janów Kowalskich i musimy te wszystkie parafie i roczniki przeszukać ręcznie. Przeszukacie? Ja wątpie czy znajdzie się wielu chętnych. Jeśli się znajdą to dam sobie uciąć głowę, że będą przeglądać spisy roczne, bo analiza całych roczników zajęła by lata. Wniosek jest taki, że i tak jeśli trafi na Jana Kowalskiego w spisie to otwiera tą księga i szuka tego aktu. Zapewne to nie ten, więc pozostaje szukać dalej – obłęd.
Poza tym, zazwyczaj jednak znamy imiona rodziców. Namierzyć akt ślubu już jest o wiele łatwiej, nawet jeśli nie znamy nazwiska panieńskiego, ale żeby to miało sens, musi być dużo % zindeksowany i wiele wyników. Zresztą postaram się to poruszyć w dalszej części.
4. Szukanie kompletnie w ciemno – nie mamy żadnego namiaru, wiemy tylko, że szukamy takiej a takiej osoby. Przeszukaliśmy w promieniu wielu km najbliższe parafie i nic, pozostaje nam liczyć, że gdzieś trafimy przypadkiem, albo ktoś zindeksuje jakąś parafie i akurat to będzie strzał w dziesiątkę. Przy bardzo popularnym nazwisku może być pewien problem, ale przy rzadszych to tylko pozostaje nam marzyć o zindeksowaniu jak największej liczby metryk, bo prędzej czy później znajdziemy. Mimo wszystko jednak uważam, że lepiej jeśli zindeksowane jest 80% parafii i trafimy na 1000 wyników które nam pasują niż jeśli 20% dokładnie, i trafimy z tego 250 z czego żaden nie pasuje. Tam mamy 80% szans, że trafimy na tego którego szukamy (no dobra, z różnych powodów o których można szeroko pisać o wiele mniej). Przecież w takich przypadkach i tak prawdopodobnie jeśli to są znaczne odległości np. liczone w setkach kilometrów to inaczej niż dzięki indeksom nie trafimy na ten zapis.
To są moim zdaniem główne przypadki, kiedy korzysta się z indeksów, choć wymienić można jeszcze co najmniej kilka.
Sam byłem do niedawna gorący zwolennikiem (w sumie jestem nadal!!) rozszerzonych indeksów – czyli takich gdzie są podane dane rodziców i nazwisko panieńskie matki. Indeks to nie ma być przepisanie aktu, on ma nam ułatwić znalezienie dokumentów których szukamy, więc oczywiście, data, miejscość, czy wiek rodziców upraszcza, ale równie dobrze można to pominąć, natomiast nie da się zaprzeczyć, że dane o rodzicach bardzo ułatwiają sprawę. Przy zgonach wiadomo, rodzice rzadko są podani, ale bardzo pomocną informacją byłby wiek, a tego np. standardowy format nie zakłada. Byłby on o wiele ważniejszy niż miejscowość czy data na które są osobne kolumny. Oczywiście, nie jest to wielki problem, bo można to uwzględnić w uwagach i w genetece rezultat wyświetlenia będzie ten sam, ale to wszystko są moim zdaniem dodatkowe opcje – tak samo jak w pewnym sensie imiona rodziców, które jeszcze bardziej przyspieszają odszukanie.
Odnosząc do powyższego, posłużę się moimi doświadczeniami, żeby potwierdzić, że indeks rozszerzony ułatwia zlokalizowanie konkretnego aktu, a zarazem pokazać, jak wielkim ułatwieniem jest istnienie indeksu nawet ze zwykłego spisu rocznego na przykładzie ziemi dobrzyńskiej – gdzie zdecydowana większość indeksów wykonana jest na podstawie spisów rocznych. Żeby było śmieszniej to jest to tym bardziej specyficzny przypadek, że te indeksy trzeba przeglądać ręcznie!! Duża część z nich nie jest umieszczona w genetece a na stronie rodziny Szpejankowskich w formie plików w formacie pdf, z podziałem na zbitki kilku roczników. Nie da się więc całości przeszukać za pomocą jednego wpisania hasła w wyszukiwarke geneteki. Zacznijmy od tego, że zawsze jakikolwiek namiar mamy: no np. lat: nie wiemy kiedy się ktoś urodził, no ale załóżmy, że pomiędzy 1840 a 1860. Nie wiemy też gdzie się urodził: bierzemy na pierwszy ogień parafie które z różnych wskazówek mają największe prawdopodobieństwo. Co gorsza, załóżmy, że ma popularne nazwisko, dajmy na to, na tych ternach o wiele popularniejsze niż Kowalski czy Nowak będzie nazwisko Wiśniewski albo Lewandowski. Podsumowując: szukamy pomiędzy 1840-1860, Jana Wiśniewskiego, urodzonego nie wiadomo gdzie (zakładając, że namiary na rodziców mamy, lepiej zawsze szukać aktów ślubu). Bierzemy na pierwszy cel kilka leżąych dookoła parafii. Okazuje się, że z liczby 15 wytypowanych przez nas parafii, 10 łapie się z zindeksowanym zakresem przynajmniej w znacznej części, pozostałe 5 to parafie niewielkie, więc procentowo z całego tego zakresu suma wszystkich metryk jest zindeksowana w znacznie większej niż 2/3 proporcji która wynika z zindeksowanych parafii. Wypisujemy sobie wszystkich Janów Wiśniewskich i okazuje się, że jest 30 kilku. Prawdopodobieństwo, że któryś z nich to ten którego szukamy jest duże, pozostaje nam, wytypować najbardziej pod względem lat i miejsca prawdopodobne wyniki i podejrzewam, że w większości przypadków przy tak dużym procentowym stosunku akt zindeksowanych do niezindeksowanych znajdziemy naszego Jana Wiśniewskiego. Pomijamy tu oczywiście przypadek, że naprawdę gdzieś daleko trzeba by szukać, ale realnie większość akt znjaduje się jednak w rozsądnych odległościach, np. w promieniu 15-20 km. W innym przypadku, kiedy indeksów jest mało to pojawia się problem: spiszemy sobie 10 Janów Wiśniewskich których znajdziemy, ale mało prawdopodobne żeby któryś był tym którego szukamy – co więcej naszukamy się, stwierdzimy, że to bez sensu, bo trzeba każdego Jana sprawdzić czyim jest synem a rezultaty są marny.
Pytanie tylko co zmienia rozszerzony indeksy, kiedy tych indeksów wciąż jest mało. Załóżmy że te proporcje są odwrócone, czyli nie 2/3 parafii zindeksowane tylko 1/3 i to jeszcze tych najmniejszych, ale indeksy są rozszerzone. Mamy wyniki, nawet niech to będzie 10 czy 20 Janów Wiśniewskich, mamy podanych rodziców, ale żaden z nich nie jest pasujący – dla nas jedyna różnica, że wpiszemy i widzimy od razu w wyszukiwarce, że to nie Ci i nie musimy sprawdzać konkretnego wyniku. Co jednak jeśli chcemy nadal tego Jana szukać? Musimy te 2/3 parafii przeglądać rocznik po roczniku co i tak prawdopodobnie będziemy robili po spisach rocznych, ale zajmie nam to o wiele więcej czasu. Jeśli przeglądamy już po raz wtóry te księgi i wiemy, że prawdopodobnie przejrzymy je w najblizszym czasie jeszcze kilkukrotnie to proszę uwierzyć – aż chce się indeksować, bo efekty widzimy i bardzo je odczuwamy.
Specjalnie podałem przykład aktu urodzenia – dlatego, że rzeczywiście na małym nawet obszarze może być sporo identycznych wyników, wtedy imiona rodziców mocno zawężają ten problem. Co nas jednak najbardziej interesuje? Akt ślubu! Praktycznie od jednego aktu ślubu możemy przechodzić do następnego aktu ślubów rodziców pana młodego z pierwszego. Nie zawsze, ale bardzo często da się tak zrobić, pomijając w ogóle akt urodzenia. Po pierwsze, uważam, że akty ślubów są najważniejsze, dlatego je w pierwszym rzedzie należy indeksować jeśli chcemy widzieć realne efekty indeksów na dużym obszarze. Po drugie: szukając aktu ślubu wiemy kogo szukamy, wiemy o imionach, wiemy często jakie jest nazwisko panieńskie i dane spisane ze spisu rocznego bez problemu wystarczą nam, aby zlokalizować dany akt. Co z tego, że spiszemy rodziców? Przecież my po to szukamy ten akt, żeby tych rodziców dopiero poznać, więc nie pomaga nam to zidentyfikować aktu, a jak wspomniałem wcześniej indeks ma być tylko namiarem gdzie konkretny akt jest, tym bardziej jeśli jest dostępny online i łatwo możemy sprawdzić.
Nie mam najmniejszych wątpliwości, że o wiele korzystniej zindeksować 10 tys. ślubów ze spisów rocznych niż 2 tysiące dokładnie, akt po akcie z podaniem rodziców, bo czasowo tak to można porównać, o ile przepaść nie jest tu jeszcze większa, tzn. w czasie kiedy spiszemy 2 tys. pełnych ślubów to podejrzewam, że ze spisów zrobilibyśmy więcej niż 10 tys., ale pozostańmy przy tych proporcjach. Kiedyś byłem zwolennikiem jednak wykonania mniejszej ilości rozszerzonych indeksów, ale praktyka pokazała, że jednak jest na odwrót.
Jak wspomniałem przy ślubach nie mam najmniejszej wątpliwości, urodzenia i zgony to inny temat. Tak, jeśli jest możliwość to fajnie kiedy ktoś poświęci czas zrobić pełen indeks. Jest z niego o wiele więcej korzyści niż z normalnego indeksu, ale chodzi też o proporcje tego wszstkiego. O wiele korzystniej jest moim zdaniem jeśli jakiś region jest w dużej mierze zindeksowany, niż jest tylko kilka indeksów, ale o bardzo dokładnych danych.
Wspomniałem też o czasie powstania takich indeksów, co też jest bardzo ważne. Swego czasu wykonałem tysiące indeksów z miasta Włocławek. Oczywiście w dawnych czasach, korzystając ze spisów rocznych. Gdybym miał te indeksy robić akt po akcie to pewnie do dzisiaj bym nie skończył. Zresztą chętnych na Włocławek nie ma do dzisiaj, a to właśnie największe parafie stanowią największy problem, bo tam są najbardziej potrzebne indeksy. Nawet jeśli są spisy roczne, a wykonane w sposób alfabetyczny po imionach to, przejrzeć 500 takich aktow i wyłapać nazwiska trochę zajmuje. Zresztą jest tam mnóstwo aktów urodzenia a szczególnie zgonów osób, które powinny się rodzic lub umierać gdzie indziej np. ze względu na miejsce zamieszkania, jeśli jest indeks to łatwo to namierzyć, ale absurdem jest po raz setny wracać do Włocławka bo może tam ktoś umarł, jeśli nie mogę znaleźć jego aktu zgonu. Wolę więc mieć okrojone indeksy z 30 lat z Włocławka, niż 5 roczników, ale zrobionych dokładnie, bo ja będę wracał do tej parafii wiele razy szukając kogoś – punkt 2 mojego wywodu wyżej.
Dlaczego powstałe indeksy skrócone rzadko są zastępowane pełnymi? Powiem tak, nie ulega wątpliwości, że w przypadku U czy Z wartość rozszerzonego indeksu jest większa, dlatego gdybym większość interesujących mnie parafii miał zindeksowane to z czasem bym pewnie próował te indeksy rozszerzyć, ale jeśli ja widzę ile jeszcze czeka na indeksację jakąkolwiek, to wolę robić dalsze parafie w myśl zasady lepsze więcej indeksów niż mniej a rozszerzone.
Moje podejście do indeksów jest bardzo praktyczne, nawet bym powiedział egoistyczne – robię je bo mam z nich korzyść, pomijąc fakt, że w pewnym sensie lubię to robić. Jeśli więc, ktoś chce mój indeks rozszerzyć to chwała mu za to, ja mu nawet mogę podesłać moje okrojone indeksy które może rozszerzyć. Ja będę się bardzo cieszył z tego, niestety chętnych nie ma hehe. Inna sprawa, że dla wielu ludzi bardzo motywujące może być, kiedy widzą, że zbliżają się do wyznaczonego celu w zrobionej ilości indeksów, to normalne, podejrzewam, że gdyby w wyniku podmiany indeksów nie cofał się licznik przy kontach użytkowników to problem został by w znaczej mierze rozwiązany. Zdaje sobie jednak sprawę, że od strony informatycznej nie jest to takie proste.
Zresztą z kuj-pom bardzo mało jest nowych indeksów, a te powstałe na genealogiawarchiwach mają trochę problemów; zresztą to inny temat, ja nie widzę najmniejszego sensu marnować swojego czasu na tworzenie indeksów na tym portalu, i nie dlatego, że jest tylko jedna baza geneteka czy coś w tym stylu. Działanie tego serwisu, i przyjęte tam zasady to rzeczy których nie chce tu poruszać, bo naprawdę uważam, że szkoda moich nerwów. W dużej mierze działaność tego serwisu to problem przy pełnej indeksacji z tego rejonu. Tam wspomniana proporcja 1 do 5 nie ma racji bytu, bo w czasie kiedy przeklikam 2 strony i je przybliże, żeby spisać 4 aktu ślubu, to w tym czasie ze spisu rocznego zrobię cały rocznik i uważam, że to w znaczny sposób potrafi wpłynać na podejście wielu osób.
W wielu przypadkach udało mi się odnaleźć pewne rzeczy przez przypadek albo przy pomocy kogoś, ale wielokrotnie zajęło mi to dosłownie lata. Dokładnie w każdym przypadku, który tu wspominam, informacje zawarte w spisie rocznym wystarczyły żeby te dokumenty odnaleźć, ale najpierw musiałby powstać indeks – proszę uwierzyć że wystarczyłby ten najprostszy. Niech każdy z nas sobie odpowie na pytanie ile takich dokumentów poszukuje.
Podsumowując, super gdyby udało się robić pełne indeksy, ale miejmy świadomość, jak wiele wysiłku to kosztuje i jakie są za i przeciw. W pewnym sensie każdy robi coś dla siebie, ja będę bardzo wdzięczny za pełne indeksy z którejś parafii, a ktoś kto robi w tym czasie tą jedną parafie, być może znajdzie dokument który szukał od wielu lat, dzięki moim indeksom w najprostszej formie, ale dzięki temu większej ilości. Rozszerzone indeksy mają bardzo duże znaczenie, kiedy właśnie dostępu do dokumentu nie mamy – zamówić wszystkie dokumenty która pasują? A jeśli żaden nie będzie tym właściwym? Miejmy świadomość, jaki to wydatek, wtedy naprawdę jak najpełniejsza indeksacja ma duże znaczenie, bo nie musimy mieć aktu, żeby namierzyć, że to ten, a wtedy wystarczy zamówić tylko właściwą kopię. Dla jasności, wykonałem też tysiące rozszerzonych indeksów. Zapraszam do dyskusji
Pozdrawiam
Michał Golubiński
