Szybka indeksacja - tricki komputerowe, Jak indeksować

[peters]

To może ja podpowiem jak w chyba bardziej prosty sposób uzyskać listę nazw unikalnych w kolumnie. Trzeba zaznaczyć całą kolumnę, wybrać w górnym menu DANE>FILTR>FILTR ZAAWANSOWANY. W razie pojawienia się komunikatu o nieustaleniu wiersza etykiet (nagłówków) wcisnąć OK. Następnie należy zaznaczyć pole TYLKO UNIKATOWE REKORDY i wcisnąć OK. W kolumnie pojawią się tylko nazwy unikalne. Następnie tak przefiltrowaną kolumnę należy skopiować i wkleić w dowolne miejsce w tym samym lub innym arkuszu. Na koniec trzeba pamiętać o zlikwidowaniu filtra wybierając w menu górnym DANE>FILTR>POKAŻ WSZYSTKO. Trzeba jeszcze z przekopiowanej listy usunąć te komórki, które stanowiły nagłówek. I w ten sposób możemy mieć listy wszystkich unikalnych imion, nazwisk lub miejscowość z indeksu.

Pozdrawiam
Piotr

[pbacik]

No to jednak tabela przestawna jest prostsza cztery kliknięcia i gotowe
no i tworzy kopię danych, źródłowe dane pozostają bez zmian
/Paweł

To może ja podpowiem jak w chyba bardziej prosty sposób uzyskać listę nazw unikalnych w kolumnie. Trzeba zaznaczyć całą kolumnę, wybrać w górnym menu DANE>FILTR>FILTR ZAAWANSOWANY. W razie pojawienia się komunikatu o nieustaleniu wiersza etykiet (nagłówków) wcisnąć OK. Następnie należy zaznaczyć pole TYLKO UNIKATOWE REKORDY i wcisnąć OK. W kolumnie pojawią się tylko nazwy unikalne. Następnie tak przefiltrowaną kolumnę należy skopiować i wkleić w dowolne miejsce w tym samym lub innym arkuszu. Na koniec trzeba pamiętać o zlikwidowaniu filtra wybierając w menu górnym DANE>FILTR>POKAŻ WSZYSTKO. Trzeba jeszcze z przekopiowanej listy usunąć te komórki, które stanowiły nagłówek. I w ten sposób możemy mieć listy wszystkich unikalnych imion, nazwisk lub miejscowość z indeksu. ..

Czasem praktyczniejsze będzie:
wpisanie cyfry 1 w komórce A1,
w A2 wpisać: =A1+1
skopiować A2 het na dół
Jak trzeba zresetować numerację w 124 wierszu np. bo się rok zmienia: to tylko wpisujemy z łapki 1 i gotowe.
/Paweł

Witam!
A ja polecam może banalne, ale jakże ułatwiające życie autowypełniania serii danych - zwłaszcza dla osób, którzy nie znają jeszcze tak dobrze Excela i nie mają czasu zgłębiać jego tajników...
Chodzi o pierwsze pole liczby porządkowej przy indeksacji urodzeń i zgonów. Nie trzeba jej uzupełniać na "piechotę":
- indeksować bez wypełniania pierwszego pola
- następnie wpisać do tego pola pierwsze trzy cyfry: 1,2,3..
- objąć powyższe cyfry i ciągnąć zaznaczony obszar aż do końca zindeksowanego zbioru (po puszczeniu myszki powinien zostać zaznaczony obszar)
- w Excel 2007 jest taka funkcja w "Narzędziach głównych" jak "Wypełnienie" (w starym Excelu będzie gdzieś w okolicach funkcji "Autosumowania")
- w "Wypełnieniu" zaznaczamy "Serie danych" a następnie "Autowypełnienie"
- program wypełni komórki od 1 do np. 1012 bezbłędnie.

Napisałam o tym ułatwieniu, ponieważ słyszałam, że niektórzy wpisują te dane ręcznie...
Dla doświadczonych użytkowników jest to zapewne śmieszne ułatwienie, ale dla początkujących może się okazać cenną wskazówką...

[pbacik]

No to jednak tabela przestawna jest prostsza cztery kliknięcia i gotowe
no i tworzy kopię danych, źródłowe dane pozostają bez zmian
/Paweł

A możesz tak bardziej "łopatologicznie" podać, krok po kroku, jak to zrobić?

Piotr[/quote]

Jasne:
1. Zaznaczamy obszar lub kolumnę z powtarzającymi się danymi, pierwsza komórka jest opisem np. "nazwiska"
2. Dane - Raport tabeli przestawnej - i od razu klikamy Zakończ
3. Na liście pól z prawej strony klikamy dwa razy na pole "nazwiska" i gotowe
Powstały arkusz można później wykrzyknikiem aktualizować lub usunąć, dane pozostaną nienaruszone

Oczywiście jest to patologiczna wersja tabeli przestawnej, która oburzy każdego analityka, ale cóż

Acha, dla ambitniejszych: jak się tę samą kolumnę wrzuci jako dane to nam automatycznie policzy ile których nazwisk występuje w spisie

Piotrze, i jak?

[Kaczmarek_Aneta]

Czy jest jakis sposob na wykrycie literowek w imionach, badz imion napisanych z malej litery ?

Jak dotad na koniec zindeksowanego rocznika sortuje dane i wylapuje wzrokiem. Metoda zmudna i mimo wszystko zawodna
Pozdrawiam
Aneta

[pbacik]

Zrobiłbym tak:
1. W arkuszu daneok wpisałbym bazę imion z jakiejś zweryfikowanej listy w kolumnie A:A.
2. W sprawdzanym arkuszu wpisałbym formułę:
=LICZ.JEŻELI(daneok!A:A;A1)
i skopiować w dół całej listy
Imiona nie występujące na liście pokażą się z wartością "0"
Autofiltr, pokaż 0 i gotowe.

PS. O mamusiu...
Chyba nie klepiecie z łapki wszystkiego z dużej literki???
Excel robi to za nas funkcją:
=Z.WIELKIEJ.LITERY(A1) i sruuu na dół

/Paweł

Czy jest jakis sposob na wykrycie literowek w imionach, badz imion napisanych z malej litery ?
Jak dotad na koniec zindeksowanego rocznika sortuje dane i wylapuje wzrokiem. Metoda zmudna i mimo wszystko zawodna
Pozdrawiam
Aneta

[bozenabalaw]

Niestety, ja robię tak jak Aneta bo nawet nie wiedziałam, że można inaczej. Jest to bardzo żmudne. Bardzo często wpisuje mi się zamiast Stanisław Stanisłąw nie umiem sobie z tym poradzić. To co pisze pbacik jest dla mnie niezrozumiałe, musiałby ktoś to pokazać na komputerze albo wyłożyć łopatologisznie. Pozdrawiam serdecznie Bożena

[Kaczmarek_Aneta]

Dzieki Pawel za podpowiedzi. Dotad slownik imion wykorzystywalam wylacznie jako zrodlo do autouzupelniania.
Pisze z duzej litery, a co tam! W niczym to nie przeszkadza i nie opoznia robotki.
Pozdrawiam
A.

[pbacik]

Niestety, ja robię tak jak Aneta bo nawet nie wiedziałam, że można inaczej. Jest to bardzo żmudne. Bardzo często wpisuje mi się zamiast Stanisław Stanisłąw nie umiem sobie z tym poradzić. To co pisze pbacik jest dla mnie niezrozumiałe, musiałby ktoś to pokazać na komputerze albo wyłożyć łopatologisznie. Pozdrawiam serdecznie Bożena

Pani Bożeno, tym większe wyrazy uznania za te 80tys wpisów w genetece (Moje pierwsze indeksy dzisiaj poszły na skrzynkę geneteki)

Tak sobie myślę, że skoro zna Pani swoje najczęstsze błędy, to proszę je ignorować przy pisaniu, ale zanotować gdzieś na boku i na koniec wklepywania zrobić tak:
1. Zaznaczyć kolumnę imion. (lub Ctrl+A dla wszystkich danych)
2. Ctrl+H (uruchomi się okienko zamian)
3. W pierwszym polu wpisze Pani: Stanisłąw a w drugim Stanisław
4. Wcisnąć: Zamień wszystko (Uwaga! zamieni automatycznie wszystkie wystąpienia)
5. Kroki 3 i 4 powtórzyć dla każdej zanotowanej pomyłki

Powinno zaoszczędzić to przynajmniej czasu na dobrą kawę.
/Paweł

PS. Ewentualnie można do mnie przesłać plik i poprawię z automatu, ale zawsze najpierw proponuję wędkę a nie rybkę

[Sroczyński_Włodzimierz]

Moim zdaniem "zamień wszystko" dla całości arkusza (ctrl+A) jest szkodliwe
zamieni także pola dotyczące nazwisk, które być może nie powinny być zamieniane
moim zdaniem należy działać jedynie na polach (kolumnach) które naprawdę chcemy zmieniać "seryjnie"
inaczej każda zmianę należałoby oddzielnie akceptować rozważając czy bp Matia to literówka w Maria czy w "MATIAński" - ctrlA zamieni MATIanśkiego na Mariańskiego -niekoniecznie zgodnie z zamierzeniem
analogicznie zlikwidujemy poprawnych "Stanislawskich" pisanych w akcie przez "l" etc
słownik imion dopasowanych do danego regionu i okresu i autouzupełnianie to zdecydowanie lepszy pomysł - podkreślam moim zdaniem
tricki mają to do siebie że nie każdemu te same pasują

pozdrawiam

[pbacik]

Prawda, nic nas nie zwalnia od myślenia...

Panie Włodzimierzu opisywałem standardowy błąd przetrzymanego Alt typu: Stanisłąw-Stanisław, podczas pracy na swoich danych, czyli błędu złapanego po wprowadzaniu danych, gdzie na autouzupełnianie jest już za późno.
Zawsze można dla bezpieczeństwa zamiast opcji ZAMIEŃ WSZYSTKO, wybrać ZNAJDŹ i ZAMIEŃ naprzemiennie, będziemy mieć kontrolę nad tym co komputer będzie modyfikował.

Przyznaję: Zamiast Ctrl+A lepiej użyć ręcznego zaznaczenia jednej wybranej kolumny danych (imion) - poprawiłem wcześniejszy post.

/Paweł

Moim zdaniem "zamień wszystko" dla całości arkusza (ctrl+A) jest szkodliwe
zamieni także pola dotyczące nazwisk, które być może nie powinny być zamieniane
moim zdaniem należy działać jedynie na polach (kolumnach) które naprawdę chcemy zmieniać "seryjnie"
inaczej każda zmianę należałoby oddzielnie akceptować rozważając czy bp Matia to literówka w Maria czy w "MATIAński" - ctrlA zamieni MATIanśkiego na Mariańskiego -niekoniecznie zgodnie z zamierzeniem
analogicznie zlikwidujemy poprawnych "Stanislawskich" pisanych w akcie przez "l" etc
słownik imion dopasowanych do danego regionu i okresu i autouzupełnianie to zdecydowanie lepszy pomysł - podkreślam moim zdaniem
tricki mają to do siebie że nie każdemu te same pasują

pozdrawiam

[peters]

Jeśli chodzi o literówki w imionach to ja zamiast sortowania danych wstawiam w pierwszym wierszu nad indeksem autofiltr.
Wtedy nad każdą kolumną pojawi się rozwijana lista unikalnych nazw w kolumnie.
Wówczas przy analizie wzrokowej dość szybko wpadają w oko zdublowane imiona ale z błędną pisownią. Można je wybrać i poprawić.
Natomiast ta metoda nie zawsze może być stosowana do nazwisk. Excel przy dużej liczbie unikalnych wartości w kolumnie nie pokazuje ich wszystkich na liście rozwijanej autofiltra. Ale nie pamiętam jaka wartość liczbowa jest tu ograniczeniem. Może Paweł będzie pamiętał? (Przy okazji, dzięki Pawle za tabelę przestawną). Autofiltr (opcja - inne) wykorzystuję też, gdy mam problemy z odczytaniem nazwiska.

Pozdrawiam
Piotr

[bozenabalaw]

Dziękuję za podpowiedź. Muszę powiedzieć, że boję się coś takiego zrobić, bo raz próbowałam i wcieło mi ponad 3 tyś. wpisów. Nie wiem co zrobiłam ale nie dało się potem otworzyć pliku. Teraz nie prubuję. Mam w tej chwili około 8 tyś. wpisów z jednej parafii i na pewno nic nie zrobię a zabezpieczam w ten sposób, że wysyłam meilem do siebie i mam to w poczcie na wszelki wypadek ( np zepsuty Komputer wirus itp) Pozdrawiam Bożena

[pbacik]

Dziękuję za podpowiedź. Muszę powiedzieć, że boję się coś takiego zrobić, bo raz próbowałam i wcieło mi ponad 3 tyś. wpisów. Nie wiem co zrobiłam ale nie dało się potem otworzyć pliku. Teraz nie prubuję. Mam w tej chwili około 8 tyś. wpisów z jednej parafii i na pewno nic nie zrobię a zabezpieczam w ten sposób, że wysyłam meilem do siebie i mam to w poczcie na wszelki wypadek ( np zepsuty Komputer wirus itp) Pozdrawiam Bożena

Przed każdą jazdą bez trzymanki wciskamy Ctrl+S czyli zapis danych w pliku dotychczasowym.
Kombinujemy, bawimy się danymi, sprawdzamy ale i tak dla pewności:
Plik - Zapisz jako... - i zapisujemy do nowego pliku. Kopii zapasowych nigdy dość. A jak wcieło to wracamy do ostatniej dobrej wersji.
Proszę próbować a jak nie to do mnie na maila, w ciągu 24 godzin na bank odpowiem

Jeśli chodzi o literówki w imionach to ja zamiast sortowania danych wstawiam w pierwszym wierszu nad indeksem autofiltr. Wtedy nad każdą kolumną pojawi się rozwijana lista unikalnych nazw w kolumnie. Wówczas przy analizie wzrokowej dość szybko wpadają w oko zdublowane imiona ale z błędną pisownią. Można je wybrać i poprawić. Natomiast ta metoda nie zawsze może być stosowana do nazwisk. Excel przy dużej liczbie unikalnych wartości w kolumnie nie pokazuje ich wszystkich na liście rozwijanej autofiltra. Ale nie pamiętam jaka wartość liczbowa jest tu ograniczeniem. Może Paweł będzie pamiętał? (Przy okazji, dzięki Pawle za tabelę przestawną). Autofiltr (opcja - inne) wykorzystuję też, gdy mam problemy z odczytaniem nazwiska. ...

Autofiltr o ile dobrze pamiętam obsłuży do ok 1000 rekordów.


Jestem chwilowo bezrobotny ideksacyjnie (czekam na werdykt Pana Leszka przydatności swojej pracy),
więc kolejna porada:

Wypełniając kilka komórek w jednym wierszu zatwierdzajmy zawartość tabulatorem a nie Enterem, kiedy wypełnimy ostatnią komórkę wciskamy ENTER
Excell przeniesie nas automatycznie do pierwszej komórki kolejnego wiersza.
Oszczędzamy sobie szukanie myszki
/Paweł

[pbacik]

Witajcie,
Znów mam mały problem. Dotyczy on tym razem nazwiska "Prawda". Excel'owe autouzupełnianie uparcie wpisuje wyśrodkowane "PRAWDA".
...

Witaj,
spróbuj zmienić format pola na Tekstowe i potem wpisz do tego pola nazwisko. ...

Inną możliwością jest wprowadzenie znaku apostrofu przed tekstem, który niezależnie od widzimisię Excela ma zostać tekstem. Znak ten zostanie zignorowany w druku, wyglądzie, exportach do .txt czy .csv itd.
Szybkie i poręczne...
/Paweł

[george]

Witajcie,
Znów mam mały problem. Dotyczy on tym razem nazwiska "Prawda". Excel'owe autouzupełnianie uparcie wpisuje wyśrodkowane "PRAWDA".
...

Witaj,
spróbuj zmienić format pola na Tekstowe i potem wpisz do tego pola nazwisko. ...

Inną możliwością jest wprowadzenie znaku apostrofu przed tekstem, który niezależnie od widzimisię Excela ma zostać tekstem. Znak ten zostanie zignorowany w druku, wyglądzie, exportach do .txt czy .csv itd.
Szybkie i poręczne...

Excel nie jest jasnowidzem i nie wie, że w polu ma znaleźć się nazwisko. Po to wprowadzono typy pól, żeby z nich korzystać. Nie widzę sensu aby stosować inny typ niż tekstowy do kolumn zawierających imiona i nazwiska. Nie widzę też żadnego sensu aby wprowadzać dodatkowy znak, który jest całkowicie zbędny.

Szybkie i poręczne...

Żartujesz oczywiście

Pozdrawiam,
Jurek