Jak uzyskać kserokopię akt USC (komentarz)

[Cirdan]

Dziękuję za odpowiedzi - dużo mi się rozjaśniło

Byłem właśnie dzisiaj w moim USC w Bochni (pierwszy raz) z grzecznym pytaniem, czy można wykonać kserokopię lub zdjęcie interesujących mnie aktów. Dowiedziałem się, że urząd czegoś takiego nie praktykuje, ale doradzono też, żeby złożyć wniosek i dobrze go umotywować, to zostanie kwestia rozpatrzona indywidualnie, bo akurat w piątek (tj. 3 grudnia) ma odbyć się w Krakowie jakieś nieformalne spotkanie kierowników USC z Małopolski, na którym zostanie pewnie poruszona kwestia kopiowania aktów.

Obiło mi się też o uszy, że USC oczekuje (nie wiem, czy na tym spotkaniu) wzoru odpowiedzi odmownej w sprawach podań o kserokopie akt.

Ogólnie poproszono mnie o przyjście w poniedziałek, bo już do tej pory kwestia kopiowania zostanie prawdopodobnie rozstrzygnięta.
Nawet jeśli mi w poniedziałek odmówią, to złożę wniosek i zaczekam na formalną odpowiedź.

Pozdrawiam
Piotr Sułek

[mariusz_reyman]

Witam,

Chciałem prosić o opinię w mojej sprawie. Pokrótce opiszę o co chodzi. Wysłałem wniosek o "poświadczenie kopii aktu nie mającej mocy dokumentu urzędowego" do USC Kraków. Chodziło o akt małżeństwa Stanisława Reymann i Anny Kot. Stanisław Reymann był bratem mojego pradziadka. Do wniosku załączyłem uzyskany z USC Katowice kopię odpisu skróconego aktu zgonu Stanisława wraz z informacją o przypisku dotyczącym numeru aktu małżeństwa. Małżeństwo zostało zawarte w Krakowie w 1914 roku.

Poniżej zamieszczam skan odpowiedzi:
https://picasaweb.google.com/lh/photo/1 ... directlink
https://picasaweb.google.com/lh/photo/e ... directlink

Z tego co zrozumiałem (sprostujcie jeżeli się mylę):
- kserokopii nie dostanę (ciekawe czy komukolwiek udało się uzyskać kserokopię w USC Kraków, z tego co zdążyłem się zorientować interpretacja przepisów akurat w tym USC jest na niekorzyść genealogów). Na niekorzyść USC Kraków świadczy to, że w innych USC można takie kserokopie otrzymać (ja sam otrzymałem je z Warszawy i czekam na takową z Przemyśla)
- powinienem wykazać "stosowny interes prawny". Faktem jest, że we wniosku nie napisałem, że jest mi to potrzebne do badań genealogicznych, ale czy to jest wystarczający "interes prawny" ??
- we wniosku wykazałem moje pokrewieństwo, ale nie załączyłem kopii stosownych odpisów aktów urodzenia lub zgonów.

Podejrzewam, że wydanie mi przez USC Katowice odpisu skróconego aktu zgonu Stanisława nie będzie dla USC Kraków, żadną przesłanką aby pozytywnie potraktować mój wniosek?? W ostateczności jestem skłonny zaakceptować odpis skrócony aktu małżeństwa. Jednak obawiam się, że nawet tego nie otrzymam, gdyż "nie należę do kręgu osób bezpośrednio uprawnionych na podstawie prawa do otrzymania odpisów". Nadmienię, że identyczny wniosek do USC w Przemyślu dot. kserokopii aktu małżeństwa Konrada Reymann i Jadwigi Tabor został rozpatrzony pozytywnie. Moje pokrewieństwo z Konradem i Stanisławem jest identyczne, obaj byli braćmi rodzonymi mojego pradziadka.

Czy możecie zasugerować jak dalej postąpić aby jednak uzyskać chociaż odpis skrócony??

Z góry dziękuję.

[mariusz_reyman]

Witam,

Chciałem prosić o opinię w mojej sprawie. Pokrótce opiszę o co chodzi.
(...)

Odpowiadając na swój powyższy post, pozwolę sobie zamieścić informację na temat tego co udało mi się dzisiaj osiągnąć. Może komuś przyda się moje doświadczenie.

Dzisiaj zadzwoniłem do USC Kraków i udało mi się jednak rozwiązać mój problem. Choć z USC Kraków nic nie dostanę. A dlaczego tak ??

Po rozmowie z bardzo miła i uprzejmą panią dowiedziałem się, że kserokopii nie otrzymam bo nigdzie nie jest WPROST napisane, że są zobowiązani takie kserokopie wydawać i takie mają zarządzenia. Poza tym nie mają odpowiedniego sprzętu aby takie kserokopie, szczególnie ze starych zniszczonych akt wykonywać. I tę drugą argumentację jestem w jakimś zakresie zrozumieć. Wnioskuję, że to nie może być oficjalna argumentacja, więc zasłaniają się odpowiednimi pismami, ale to już są moje domysły.
Do tego nie jestem uprawniony według odpowiednich przepisów do otrzymania odpisów. Na to oczywiście bez odpowiedniego "interesu prawnego" nie jestem w stanie nic poradzić.

Jednak jak się "po cichu" domyślałem Pani wskazała mi w piśmie wyjście z impasu, gdzie USC nie będzie musiał nic wydawać, a ja mogę otrzymać nawet więcej informacji niż z Urzędu. Okazało się, że miałem rację. W piśmie otrzymałem sugestię, że mogę udać się do odpowiedniej parafii, gdzie oryginały ksiąg są przechowywane, a w rozmowie telefonicznej otrzymałem odpowiednie "wskazówki".

Podsumowując, czasem więcej można osiągnąć dzięki przyjemnej i kulturalnej rozmowie telefonicznej niż odwołując się to "instancji wyższej".

[justan12]

Przydarzyła mi się taka historia z USC Skarżysko Kościelne:
Poprosiłem dziadka aby poszedł do USC i poprosił o kserokopie aktów SC.
Dziadek poszedł i odmówiono mu powołując się na jakieś pismo, że nie wolno kserowac bo niszczy to księgi.
Napisałem wiec dla dziadka oficjalne pismo zgodnie z zamieszczonym tu wzorem:
http://genealodzy.pl/modules.php?op=mod ... arget=_top

...i wysłaliśmy je. Dzisiaj przyszła odpowiedź, znowu odmowna, co zadziwiające USC powołuje się na jakieś pismo-zalecenie Świętokrzyskiego Urzedu Wojewódzkiego i (uwaga) Archiwum Państwowego w Kielcach z 5.8.2011, gdzie rzekomo jest zalecenie żeby nie kserować, tylko uzywac jakiś tam wyrafinowanych metod, których oczywiście USC S.K. nie ma...

Teraz pozostaje mi się odwołac od tej decyzji i tu mam pytanie - do kogo adresowac odwołanie? Do wojewody?

Druga sprawa, czy ktos cos wiec o jakiś pismach odradzających kserowanie i to firmowanych przez AP Kielce??

pozdrawiam
Hubert

[dpawlak]

Dziadek poszedł i odmówiono mu powołując się na jakieś pismo, że nie wolno kserowac bo niszczy to księgi.
...
USC powołuje się na jakieś pismo-zalecenie Świętokrzyskiego Urzedu Wojewódzkiego i (uwaga) Archiwum Państwowego w Kielcach z 5.8.2011, gdzie rzekomo jest zalecenie żeby nie kserować, tylko uzywac jakiś tam wyrafinowanych metod, których oczywiście USC S.K. nie ma...

Po pierwsze kserowanie niszczy księgi - skanowanie też.
Po drugie, zrobienie fotografii cyfrówką, nie jest wyrafinowaną technologią
już od ładnych paru lat.

Teraz pozostaje mi się odwołac od tej decyzji i tu mam pytanie - do kogo adresowac odwołanie?

Do własnego zdrowego rozsądku.
Z pańskiego opisu wynika, że USC nie odmawia wydania kopii aktu, a jedynie odmawia wydanie kopii w postaci ksero, czyli kserokopii. Nie ma sensu się napinać, pieniaczyć, tylko przyjść z aparatem cyfrowym, skoro USC takowego nie posiada.

[justan12]

Po pierwsze kserowanie niszczy księgi - skanowanie też.

No właśnie to jest jakiś urzedniczy Świety Graal, którym tłumaczy sie decyzje odmowne, choć ja nie jestem do końca przekonany...
Czy ktoś widział kiedykolwiek karte ksiegi zniszczoną przez proces kserowania?(pomijam uszkodzenia fizyczne, urzednicy powinni ksiegi traktować delikatnie). Przecież papier nie jest światłoczuły a ileż razy bedzie statystycznie kserowana pojedyńcza karta z milionów kart w archiwach?

Do własnego zdrowego rozsądku.
Z pańskiego opisu wynika, że USC nie odmawia wydania kopii aktu, a jedynie odmawia wydanie kopii w postaci ksero, czyli kserokopii. Nie ma sensu się napinać, pieniaczyć, tylko przyjść z aparatem cyfrowym, skoro USC takowego nie posiada.

USC ma obowiązek wydać kopie i nie jest pieniactwem żądanie aby prawo było stosowane.
Oczywiście nie zależy mi na prawnych bataliach, jesli pozwolą przyjść z aparatem to bedę zadowolony, mam nadzieje że czegoś nie wymyśla...

PS ja akurat mam dość blisko, ale co robić, gdy USC znajduje sie na drugim końcu Polski?

[Sroczyński_Włodzimierz]

każdy papier i tusz JEST światłoczuły:) Graal z ww wynika że nie urzędniczy a "archiwistyczny", pominąć fizycznego zużycia przy stosowania takiego urządzeniu jak kserokopiarka nie można, księgi nie widziałem, może ta konkretna byc w stanie uniemożliwiającym korzystanie z ksero
..co nie tłumaczy opinii z AP Kielce "nie można żadnej"

USC obowiązek bezwzględny to ma wydać odpis, kopie pod pewnymi warunkami tzn te wykluczające kopiowanie nie zachodzą często, ale czasem jednak się zdarzają

dobrze by było gdyby z jednej strony nie było "wszystko można", a z drugiej "skoro nie wszystko trzeba to - nic nie można"
merytorycznie już się Darek wypowiedział, ja bym dodał, że warto byłoby poznać zalecenie z 2011/08/05 AP Kielce
Hubercie: dałbyś radę go pozyskać?

bo jedno z niewielu co być może możemy wspólnie to z tym zaleceniem polemizować, być może skutecznie, z pożytkiem dla wszystkich

[Florek_Jacek]

Drodzy Państwo!
Chciałbym dorzucić tu i moją uwagę dotyczącą różnych USC. Kraków to chyba najbardziej "wrogo" nastawiony urząd dla poszukujących informacji o przodkach. Mnie (mimo iż wiedzieli, że mieszkam 300 km od Krakowa) panie urzędniczki kazały przyjechać osobiście albo poświadczyć podpis na podaniu o wydanie aktu skróconego zgonu mego dziadka (miałem szczęście, że nosił moje nazwisko i dowód pokrewieństwa był stosunkowo prosty) - droga elektroniczna jest tym urzędnikom zupełnie nieznana. Jeśli można utrudnić to zrobią to na pewno. Po telefonicznej interwencji we władzach miasta udało się załatwić sprawę drogą pocztową. Na oficjalne skargi odpowiadają "wiecie, rozumiecie... przepisy..."
Zupełnie inaczej jest w USC Będzin (woj śląskie). Wszystkie sprawy można załatwić telefonicznie lub e-mail. Panie w urzędzie nastawione bardzo przyjaźnie - pomagają, doradzają, a nawet wyszukały z własnej inicjatywy różne powiązania między osobami, o które pytałem. Ksero z wpisów w księgach metrykalnych wysyłają natychmiast po wyszukaniu.

[kaphis]

T: USC Kraków
Witam
Czy ktoś z forumowiczów ma może doświadczenie z USC Szczecin? Korzystając z podpowiedzi na forum wysłałam wniosek 3 tygodnie temu, na razie nie mam żadnego odzewu.

pozdrawiam serdecznie

Witam

O doswiadczeniu z tym urzedem nie moge nic napisac ale otrzymalem w tej sprawie ostatnio ciekawa informacje , ze USC Szczecin ma dokumentacje dopiero od 1945 roku i ze wczesniejsza dokumentacja -jesli ocalala - moze znajdywac sie w Standesamt w Berlinie . W najblizszym czasie chce sie kontaktowac z tym urzedem wlasnie w celu uzyskania informacji czy rzeczywiscie tak jest.

Pozdrawiam

[justan12]

każdy papier i tusz JEST światłoczuły:) Graal z ww wynika że nie urzędniczy a "archiwistyczny", pominąć fizycznego zużycia przy stosowania takiego urządzeniu jak kserokopiarka nie można,

Ależ papier nie jest światłoczuły! Przynajmniej w praktyce. Rozumiem, ze gdyby wystawic papier na silne światło przez dłuugi czas to by zżółkł albo sie zniszczył, ale nie od skserowania raz czy dwa razy..
Przecież genealodzy nie beda chciali kserować każdy tej samej strony, tylko różne strony z różnych ksiąg.
Zachowajmy zdrowy rozsądek - ileż razy pojedyńcza strona musiałaby być kserowana aby jej zaszkodziło... jakie jest prawdopodobieństwo że jakaś strona będzie wielokrotnie kserowana aż wyblaknie? Moim zdaniem szanse są bliskie zeru.
Jestem ciekawy na jakiej podstawie urzędnicy tak troszczą się o karty, że aż zakazuja kserowania. Niech pokażą jakieś badania i statystyki, bo dla mnie to wygląda tylko na wymówki.

merytorycznie już się Darek wypowiedział, ja bym dodał, że warto byłoby poznać zalecenie z 2011/08/05 AP Kielce
Hubercie: dałbyś radę go pozyskać?

Zadzwoniłem jeszcze raz do dziadka i dowiedziałem się że to pismo z zaleceniami ze Świętokrzyskiego Urzedu Wojewódzkiego i Archiwum Państwowego w Kielcach, na które powołuje się USC ma sygnaturę:
Zn:SO.I.6234.15.2011 z dnia 05.08.2011

czy ktoś może ustalić jego treść?

pozdrawiam
Hubert

[mantua1]

Wszystko zależy od urzędników.Ja również kilka razy spotkałem się z odrzucaniem prośby o ksero(tłumacząc się tym iż papier niszczeje) jednakże zdarzało się tak że miłe panie z USC skserowały mi wszystko co chciałem za cenę 5 zł od sztuki.Tak więc myślę że najważniejszym czynnikiem jest tutaj po prostu szczęście.Wydaje mi się również że urzędniczki z małych miasteczek-wiosek są bardziej skłonne do pomocy niż te z wielkich miast gdyż tam nie ma innej opcji niż zapłata 22 zł(skrócony akt)+oczywiście szczegółowa dokumentacja,udowadniająca pokrewieństwo z poszukiwaną osobą(pamiętam jak raz w Krakowie chciałem akt zgonu mojej prababki która nosiła inne nazwisko niż moje-było z tym multum problemów,żonglowania aktami ślubów,narodzin i zgonów gdyż urzędniczka za nic w świecie nie chciała mi udostępnić tych akt).
Pozdrawiam
Marek

[Cirdan]

Witam,

z tego co ja wiem, to nie chodzi o to, że księga będzie wystawiona przez 3 sekundy na światło, bo to faktycznie zaszkodziłoby jej dopiero po setkach czy raczej tysiącach skanowań, tylko o możliwość mechanicznego uszkodzenia szwów i grzbietu księgi podczas próby dociśnięcia księgi do powierzchni szyby ksera. Niektóre księgi są w takim stanie, że trzeba strony przewracać bardzo ostrożnie, żeby nie oderwały się od całości, nie ma więc mowy o układaniu ich "treścią w dół" na kserokopiarce.

Pozdrawiam
Piotr Sułek

[justan12]

...z tego co ja wiem, to nie chodzi o to, że księga będzie wystawiona przez 3 sekundy na światło, bo to faktycznie zaszkodziłoby jej dopiero po setkach czy raczej tysiącach skanowań, tylko o możliwość mechanicznego uszkodzenia szwów i grzbietu księgi podczas próby dociśnięcia księgi do powierzchni szyby ksera. Niektóre księgi są w takim stanie, że trzeba strony przewracać bardzo ostrożnie, żeby nie oderwały się od całości, nie ma więc mowy o układaniu ich "treścią w dół" na kserokopiarce. ...

Witam,
Rozumiem takie tłumaczenie, choć wydaje mi się że głównym "motywem przewodnim" zakazu jest jednak rzekoma możliwość zaszkodzenia papierowi, ponieważ gdyby chodziło o stan ksiąg, to wyraźnie by powiedziano, że można kserować księgi w dobrym stanie, a te w złym nie.
I mógłbym zrozumieć obawy o stan ksiąg sprzed kilkuset lat, ale oni odmawiają równo kserowania ksiąg przed- i powojennych!
Aktu zgonu z 1972 roku też nie skserują, no bo to przecież prawie starodruk z epoki wczesnego Gierka
Sami oceńcie czy to troska o materiały czy urzędnicze wykręty.

pozdrawiam
Hubert

[dpawlak]

Może zamiast "wydaje mi się" sprawdzić w USC? Zadzwonić i zapytać, czy skoro nie wydają kserokopii, to możliwe jest wykonanie zdjęć aparatem. Jeśli mieszkasz daleko, to może zrobić to ktoś inny, bo jak rozumiem, to dziadek jest na miejscu?
Nie rozumiem, że ciągle upierasz się akurat przy kserowaniu.
Komentarz o epoce wczesnego Gierka spowodował u mnie wzburzenie.
Gdyby tak myślano wieki temu, to dziś nie przeglądałbym księgi z XVII wieku (mam zdjęcia przed oczami). Zaręczam Ci, że księgi i papier z epoki Gierka jest dużo gorszy, niż ten sprzed paru wieków.

Sami oceńcie czy to troska o materiały czy urzędnicze wykręty.

Skoro prosisz oceniam. Wykręt będzie wtedy, gdy nie uzyskasz kopii w ogóle, czyli fotokopii też, a nie tylko i wyłącznie kserokopii.
Jeśli masz dylematy, czy to urzędnicze wykręty, wybierz się do najbliższego Archiwum Państwowego i zobacz jak tam się traktuje księgi.
Możesz je dotykać tylko w rękawiczkach, nie możesz używać długopisu, jeśli księga posiada fotokopie nie zobaczysz oryginału, a tylko owe kopie. Twoje argumenty, że przecież księgi w dobrym stanie można by udostępniać nie znajdą tam zrozumienia, a jak będziesz się przy swoich tezach upierał, prędzej zobaczysz drzwi z drugiej (zewnętrznej) strony niż jakąkolwiek księgę.
Tyle w temacie.
Spytaj o możliwość wykonania fotokopii i zapomnij o ksero.
Zwłaszcza jak księga duża i gruba.

[justan12]

Może zamiast "wydaje mi się" sprawdzić w USC? Zadzwonić i zapytać, czy skoro nie wydają kserokopii, to możliwe jest wykonanie zdjęć aparatem. Jeśli mieszkasz daleko, to może zrobić to ktoś inny, bo jak rozumiem, to dziadek jest na miejscu? Nie rozumiem, że ciągle upierasz się akurat przy kserowaniu.

Co prawda nie dzwoniłem, ale napisałem maila czy moge przyjsc z aparatem i czekam na odpowiedź.

PS Przy niczym się nie upieram, skąd ten pomysł? Uważam tylko że zakaz kserowania ponieważ papier sie niszczy to absurd.

Jeśli masz dylematy, czy to urzędnicze wykręty, wybierz się do najbliższego Archiwum Państwowego i zobacz jak tam się traktuje księgi.
Możesz je dotykać tylko w rękawiczkach, nie możesz używać długopisu, jeśli księga posiada fotokopie nie zobaczysz oryginału, a tylko owe kopie. Twoje argumenty, że przecież księgi w dobrym stanie można by udostępniać nie znajdą tam zrozumienia, a jak będziesz się przy swoich tezach upierał, prędzej zobaczysz drzwi z drugiej (zewnętrznej) strony niż jakąkolwiek księgę.

Nie rozumiem pana emocjonalnego podejścia. Pan pracuje w USC lub AP?
Czy ja gdziekolwiek wzywałem do złego traktowania ksiąg, ze mnie pan tak poucza?
Stare ksiązki/dokumenty powinno się traktowac z ostrożnościa i starannością, to oczywiste.
Oczywiście że papier czerpany sprzed wieków jest trwalszy niż współczesne papiery, ale nie dajmy sie zwariować - wierzy pan ze skserowanie kartki papieru z lat 70-tych ją zniszczy?
Mój sprzeciw budzi tylko to że niektórzy urzędnicy wykorzystują sprzeczności w przepisach, aby piętrzyć biurokratyczne przeszkody. Prawo zobowiązuje USC do wykonania kopii i chciałbym żeby to prawo obowiązywało. I tyle. Na razie mój dziadek dostał odmowną odpowiedź, bez przedstawienia żadnych alternatywnych mozliwości wykonania kopii.
W rozmowie ustnej pani z USC powiedziała dziadkowi ze za rok czy dwa lata może będą mieli odpowiednie aparaty i wtedy wykonają dziadkowi kopie.
Zważywszy że mój dziadek ma 91 lat, sugerowanie żeby poczekał jeszcze ze dwa lata jest trochę nie na miejscu.