Jak uzyskać kserokopię akt USC (komentarz)

[bielecki]

To księgi wyznaniowe z terenu zaboru pruskiego, więc wprawdzie nie podlegają stricte pod ustawę o ASC, ale pod RODO-wskiego kręćka na pewno tak.

Łukasz

[Sroczyński_Włodzimierz]

OK, ale to inny kociołek - bardziej z zakresu "AP Poznań publikował ewidencję ludności i nikomu to nei przeszkadzało pomimo ustawy o ochronie danych - czy słusznie?" niż "USC"
Z tego zakresu - to dla mnie nowość i nadal "Przekazanie ASC w 2021/2022 z USC do AP ksiąg pomimo świadomości, że dotyczą żyjących i opublikowanie ich kopii" budzi moje "a na jakiej podstawie?" i dlaczego przy tym samym nadzorze , a być może wytycznymi (ten sam Urząd Wojewody) tak różne terminy i warunki.

[Piotr_Romanowski]

Niedawno WSA w Rzeszowie wydał wyrok dotyczący odmowy udostępniania aktów małżeństwa i zgonu z przedziału 80-100 lat od ich wytworzenia.
Dla genealogów jest on nieocenioną pomocą w dostępie do tych aktów w celach badań genealogicznych ale także dla indeksujących.
Bardzo ważne są ostatnie akapity tego wyroku dotyczące stanu technicznego ksiąg, na który często powołują się USC odmawiając udostępniania oraz bezprawne żądanie udowodnienia pokrewieństwa. Przywołują też wielokrotnie ustawę o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
sygnatura wyroku: II SA/Rz 578/22

[Krystyna.waw]

Orzeczenie
http://www.orzeczenia-nsa.pl/wyrok/ii-s ... es=2022_10

jest też bardzo interesujące, bo sąd uznał, że USC nie może powoływać się na to, że księga nie została zamknięta.
Jak będzie zamknięta, to wejdzie w gestię przepisów o AP, a przed zamknieciem to USC ma udostępniać.

[Scowron]

Witam

Ja mam z kolei pytanie o możliwość zeskanowania/sfotografowania skorowidzów w USC. Czy ktoś praktykował takie podejście? Często jest tak że w USC mamy dokumenty starsze niż 100 lat, więc tutaj żadne obwarowania nie powinny mieć zastosowania oprócz dobrej chęci pracowników USC. Idą dalej to ustawa o ochronie danych osobowych również nie miała by tutaj zastosowania.

Pozdrawiam
Piotr

[Sroczyński_Włodzimierz]

Przynajmniej dla części ksiąg: skorowidz jeśli jest częścią księgi ASC, to obwarowania z Prawa o ASC są - bezpośrednio. "Starsze niż 100 lat" to nie jest warunek wystarczający (z ochrony danych osobowych wynikają dalsze, dodatkowe obostrzenia), ale też i niekonieczny (np skorowidz zgonów z ASC sprzed 90 lat.
Czyli skorowidz zgonów z 1945 nie jest "domyślnie chroniony"* z ustawy o ochronie danych, ale z ustawy prawo o ASC (ostrzejszej).

Są obszar do przebadania w zakresie skorowidzów zgonu:
a. możliwość dostępu (bezpośrednio z ustawy) czy to implikuje możliwość wykonania kopii i jaką techniką:) Tu można szeroko, także z orzecznictwa, przyjętych rozwiązań (akta sądowe, księgi wieczyste etc) rozważać czy aby "mam dostęp, więc gdy nie ma gryfu i innych wyraźnie nałożonych ograniczeń, to mogę robić kopie" włącznie z "prawie wprost" - mam prawo do odpisu (czytaj ma też dostęp do treści, zawartości tegoż) , to mam prawo wykonać kopię.
b. skorowidze wytworzone przez USC "współcześnie". I nie tylko skorowidze, szerzej różne formy zbiorów danych (kartoteki etc). W tym elektroniczne formy. Takie pomoce i narzędzia niekoniecznie wytworzone bo ustawa kazała.

* co oznacza, że są podstawy by praktycznie każdy miał dostęp, ale wymaga to wiele wysiłku i skomplikowanych procedur, czasem bezsensownego pośrednictwa.

Post rozumiem jako
"Mam problem by dano mi księgę starszą niż 100 lat. Nie chcę walczyć o księgę - choć mam narzędzia do tego, wypracowane w dużej części przez członków tego forum. Rozważam pogodzenie się z argumentem siły, wystąpienie tylko o możliwość dostępu do skorowidza starszego niż 100 lat."

Czy chodzi raczej o "jest księga starsza niż 100 lat, która jest / powinna być chroniona bo zawiera dane osób żyjących - czy mogę skorowidz z niej sfotografować"?

[Rychter_Ida]

Dzień dobry
A kiedy USC w Warszawie może zezwolić na publikację ksiąg metrycznych zgonów z 1942.
Dziękuję i pozdrawiam Basia

[Sroczyński_Włodzimierz]

USC w Warszawie - ani żaden inne nie udziela zgód na publikację. To nie obszar działania USC, to w ogóle nie jest obszar;)

Pojedź, sfotografuj zgony z 1942, prześlij zdjęcia do publikacji.
Może przy okazji roczniki pomiędzy 1942, a najmłodszym opublikowanym. (1939-1941?).

[Piotr_Romanowski]

Witam

Ja mam z kolei pytanie o możliwość zeskanowania/sfotografowania skorowidzów w USC. Czy ktoś praktykował takie podejście? Często jest tak że w USC mamy dokumenty starsze niż 100 lat, więc tutaj żadne obwarowania nie powinny mieć zastosowania oprócz dobrej chęci pracowników USC. Idą dalej to ustawa o ochronie danych osobowych również nie miała by tutaj zastosowania.

Pozdrawiam
Piotr

Niedawno wystapiłem do kilku USC z prośbą o sfotografowanie sumariuszy aktów M i Z oraz kilkunastu aktów zgonu. Wszystkie te akty i sumariusze z zakresu 1922-1942. Większość USC pozytywnie odpowiedziała (zresztą według ustawy nie bardzo mogli inaczej) ale na przykład dwa urzędy chciały udowodnienie pokrewieństwa. Odpowiedziałem im, że to żądanie nie wynika z ustawy Pasc a wręcz przeciwnie oraz że jeśli ewentualnie się zgodzę (choć nie muszę) to narobię im roboty bo zgodnie z art 220 KPA to urząd ma sobie udowadniać gdyż ma do tego np bazę PESEL ale kluczowy jest $2 tego artykułu bo on mówi o podstawie prawnej tego żądania. A takiej w Pasc nie ma. I po tym wyjaśnieniu dostałem wszystko do fotografowania.

[Sroczyński_Włodzimierz]

"A takiej w Pasc nie ma"
art 130.5

[Piotr_Romanowski]

"A takiej w Pasc nie ma"
art 130.5

Włodku napisałbym, że pomyliłeś artykuły ustawy ale 1) nie ma w tym paragrafie nic takiego i 2) w ogóle nie ma podstawy prawnej do tego żądania. Mówimy oczywiście cały czas o aktach M i Z starszych niż 80 letnie...

[Sroczyński_Włodzimierz]

Nie sądzę, bym pomylił.
Jeśli wystąpiła pomyłka to w sposobie prezentacji (albo nam albo urzędowi) podstawy wystąpienia o udostępnienie
"Starsze niż 80" jest jednym z warunków, nie jedynym. I małżeństwa różnią się od zgonów zasadniczo - koniecznością sprawdzenia czy nie dotyczą osób żyjących, zarejestrowanych w "PESEL"u.

Jeśli księga małżeństw została zamknięta ponad 80 temu i nie ma w niej aktów osób występujących w PESELu, których zgon nie został odnotowany, to możesz ją dostać wraz ze skorowidzami.

Żądanie USC o wykazanie uprawnień ma sens, jeśli księga małżeństw zamknięta ponad 80 lat temu :
a. nie została sprawdzona albo
b. została sprawdzona i akty osób, których nie można uznać za zmarłe (bo figurują w PESEL-u bez informacji o ich zgonie) są w tej księdze.

I tu można rozwijać.
W przypadku "b" niektóre osoby będą miały dostęp do całej księgi (i skorowidzów), a niektóre nie powinny mieć tego dostępu.

Przykładowo: w przypadku gdy księga małżeństw 1943 ma akt małżeństwa zawartego przez żyjących dziś dziadków (rodziców, rodzeństwo) wnioskującego i jest to jedyny taki akt - pozostali małżonkowie z tej księgi zmarli z wpisem do "PESEL" lub w ogóle nie zostali tam wpisani. Wystarczy jeden z małżonków by żył i to , moim zdaniem, powinno zablokować dostęp do całej księgi dla osób spoza grona uprawnionych do odpisu te go malżeństwa.

Te, niektóre osoby (dziecko, wnuczek małżonków z ww przykładu) mogą ułatwić pracę USC wykazując uprawnienia poprzez wykazanie/ udokumentowanie , że chce skorzystać z art 130 pkt Prawa o ASC

"Osobie uprawnionej do otrzymania odpisu można umożliwić nieodpłatnie
wykonanie fotokopii aktu stanu cywilnego sporządzonego w księdze stanu cywilnego prowadzonej przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, jeżeli jej wykonanie nie zagraża trwałości księgi i zawartych w niej aktów stanu cywilnego. Fotokopia aktu stanu cywilnego nie ma mocy dokumentu urzędowego"
bądź (jak słusznie zauważyłeś) gdy np podadzą swój PESEL trzymać się zasady, że USC może (i powinien) sam sprawdzić to uprawnienie.

W poprzednich postach mowa była o zgonach z ksiąg starszych niż 80 lat więc nie rozwijam. Nie ma potrzeby, a łączenie Małżeństw i Zgonów tylko zaciemnia obraz czy raczej emulsję nieprzejrzystą czyni z dwóch niełączących się warstw, które rozpatrywane oddzielnie, niewymieszane - są przejrzyste.

Bardziej zbliżone do małżeństw starszych niż 80 lat są księgi urodzeń starsze niż 100 niż zgony "równoletnie",

[Piotr_Romanowski]

Nie sądzę, bym pomylił.
Jeśli wystąpiła pomyłka to w sposobie prezentacji (albo nam albo urzędowi) podstawy wystąpienia o udostępnienie
"Starsze niż 80" jest jednym z warunków, nie jedynym. I małżeństwa różnią się od zgonów zasadniczo - koniecznością sprawdzenia czy nie dotyczą osób żyjących, zarejestrowanych w "PESEL"u.

Jeśli księga małżeństw została zamknięta ponad 80 temu i nie ma w niej aktów osób występujących w PESELu, których zgon nie został odnotowany, to możesz ją dostać wraz ze skorowidzami.

Żądanie USC o wykazanie uprawnień ma sens, jeśli księga małżeństw zamknięta ponad 80 lat temu :
a. nie została sprawdzona albo
b. została sprawdzona i akty osób, których nie można uznać za zmarłe (bo figurują w PESEL-u bez informacji o ich zgonie) są w tej księdze.

I tu można rozwijać.
W przypadku "b" niektóre osoby będą miały dostęp do całej księgi (i skorowidzów), a niektóre nie powinny mieć tego dostępu.

Przykładowo: w przypadku gdy księga małżeństw 1943 ma akt małżeństwa zawartego przez żyjących dziś dziadków (rodziców, rodzeństwo) wnioskującego i jest to jedyny taki akt - pozostali małżonkowie z tej księgi zmarli z wpisem do "PESEL" lub w ogóle nie zostali tam wpisani. Wystarczy jeden z małżonków by żył i to , moim zdaniem, powinno zablokować dostęp do całej księgi dla osób spoza grona uprawnionych do odpisu te go malżeństwa.

Te, niektóre osoby (dziecko, wnuczek małżonków z ww przykładu) mogą ułatwić pracę USC wykazując uprawnienia poprzez wykazanie/ udokumentowanie , że chce skorzystać z art 130 pkt Prawa o ASC

"Osobie uprawnionej do otrzymania odpisu można umożliwić nieodpłatnie
wykonanie fotokopii aktu stanu cywilnego sporządzonego w księdze stanu cywilnego prowadzonej przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, jeżeli jej wykonanie nie zagraża trwałości księgi i zawartych w niej aktów stanu cywilnego. Fotokopia aktu stanu cywilnego nie ma mocy dokumentu urzędowego"
bądź (jak słusznie zauważyłeś) gdy np podadzą swój PESEL trzymać się zasady, że USC może (i powinien) sam sprawdzić to uprawnienie.

W poprzednich postach mowa była o zgonach z ksiąg starszych niż 80 lat więc nie rozwijam. Nie ma potrzeby, a łączenie Małżeństw i Zgonów tylko zaciemnia obraz czy raczej emulsję nieprzejrzystą czyni z dwóch niełączących się warstw, które rozpatrywane oddzielnie, niewymieszane - są przejrzyste.

Bardziej zbliżone do małżeństw starszych niż 80 lat są księgi urodzeń starsze niż 100 niż zgony "równoletnie",

Zgadza się. Przepraszam. Nie doprecyzowałem że chodzi mi o ozgonnione akty małż.

[Sroczyński_Włodzimierz]

OK, to nie ma sporu:)
Ozgonnione małżeństwa - są jak zgony jeśli chodzi o warunki ich dostępności.

Z uwagi na wątek może warto o jednym "ale" wspomnieć i zanurkować w głęboką norę załączników. To jest inny poziom abstrakcji, I teoretycznie - modelowo i w praktyce, Nie "klasycznych aneksów", a "dodatków" najczęściej oddzielnie przechowywanych i klasyfikowanych jako odrębny, ale powiązany materiał. Tych zawierających np wnioski o odpisy i tego typu rzeczy.
Jeśli "proste ASC" wydawały się skomplikowane pod kątem możliwości dotarcia, różnych warunków etc...to załączniki jawią mi się jako kilka poziomów bardziej poplątany byt. I teoretycznie (przy odrzuceniu "nie można i już") i w praktyce - jak to ugryźć, nawet dla indywidualnych przypadków, bez masowej skali.

[Piotr_Romanowski]

Włodku większość urzędów odmawiając fotografii aktu zgonu starszego niż 80 lat powołuje się na art. 130 par. 5, który dotyczy aktów zgonu młodszych niż 80 lat (natomiast ja wnioskując o udostepnienie powołuję się na art. 130 par. 4). To niestety jest 90 proc sytuacji. Nie każdy daje sobie wytłumaczyć mimo logicznych argumentów i pokazania wyroku z Rzeszowa. Jak z tym walczyć?