Akta notarialne - pilotażowa digitalizacja i indeksacja

[Nowik_Andrzej]

Na podstawie decyzji p. dra Sławomira Radonia, naczelnego dyrektora archiwów państwowych, przynajmniej połowę digitalizowanych i umieszczanych przez Narodowe Archiwum Cyfrowe w Internecie skanów powinny stanowić akta metrykalnych i akta stanu cywilnego z archiwów państwowych; towarzyszy temu digitalizacja metryk w wielu archiwach kościelnych i ich indeksacja.

Chociaż digitalizacja i indeksacja metryk jest głównym projektem realizowanym przez polskich genealogów, już teraz należy się zastanowić, co jeszcze i w jaki sposób należy zdigitalizować i zindeksować. Stąd propozycja pilotażowego projektu digitalizacji i indeksacji akt notarialnych i hipotecznych czy jeszcze innych źródeł o charakterze masowym z XIX wieku, jak księgi ludności czy aneksy do aktów małżeństw. Z licznych rozmów, jakie odbyłem ostatnio wynika, że to właśnie akta notarialne cieszą się największym zainteresowaniem genealogów po metrykach, jako źródło o charakterze masowym, dotyczące dziejów wszystkich stanów, w znacznym stopniu zachowane.

O projekcie wstępnie rozmawiałem z p. drem Grzegorzem Welikiem, dyrektorem Archiwum Państwowego w Siedlcach, i teraz szukam osób zainteresowanych projektem. Niektórzy genealodzy już wyrazili chęć współpracy, mam pewną koncepcję wstępną, chciałbym ją jednak gruntownie przedyskutować, główne zagadnienia to:
ostateczny wybór akt do projektu (konkretnej kancelarii notarialnej - ważny jest przy tym stosunek akt notarialnych do zniszczonych staropolskich akt sądowych, wyboru niewielkiego obszaru, z którego mają być księgi hipoteczne itd.);
zakres digitalizacji (czy tylko repertoria i indeksy, czy tylko wykaz hipoteczny i najważniejsze dokumenty, jak plany i tabele likwidacyjne ze zbioru dokumentu itd.);
sposób prezentacji skanów w Internecie;
formularz indeksacyjny (do ilu osób wymieniać z aktu notarialnego, czy utworzyć katalog głównych czynności notarialnych, które łamy indeksować w księgach hipotecznych itd.).

Na znacznym obszarze podlegającym archiwum siedleckiemu większość akt metrykalnych została już zdigitalizowana i zindeksowana, warto więc sięgnąć po inne źródła (nie podejmuję przy tym kwestii digitalizacji źródeł staropolskich). Nie chodzi o dużą liczbę skanów (rzędu tysiąca), raczej o wypracowanie pewnych zasad metodycznych.

Osoby zainteresowane proszę o kontakt jeszcze w tym tygodniu: a.nowik"ad"uksw.edu.pl. Po ustaleniu podstawowych kwestii mam zamiar ustalić szczegóły projektu z p. drem Grzegorzem Welikiem. Sądzę, że skany można wykonać jednego dnia. Do indeksacji wystarczy kilka osób. Ważne będzie podsumowanie projektu: czy warto digitalizować i indeksować tego typu akta, a jeśli tak, w jaki sposób to robić...

Andrzej Nowik

[Zatoka]

Jeżeli uda się uruchomić ten projekt to konieczne stanie się rozszerzenie szablonów Genepedii (do tłumaczenia akt) o stosowne słownictwo. Stąd moja prośba o publikowanie wszelkiego rodzaju wzorów tych dokumentów, celem opracowania transkrypcji i tłumaczeń.

Pozdrawiam

Janusz

[Darek1965]

Witam

formularz indeksacyjny (do ilu osób wymieniać z aktu notarialnego, czy utworzyć katalog głównych czynności notarialnych, które łamy indeksować w księgach hipotecznych itd.).

W sprawie formularza indeksacyjnego daję pod rozwagę możliwość stworzenia katalogu głównych czynności notarialnych i przypisanie umownej cyfry do każdej czynności. Osoba indeksująca wstawiałaby do formularza określoną cyfrę przypisaną do konkretnej czynności.
W swoich poszukiwaniach spotkałem się z podziałem majątków po zmarłym ojcu, matce, bracie, siostrze itd. Następnie z podziałem majątku wśród rodzeństwa z jednoczesnym przyznaniem rodzicom dożywotnich alimentów. Ponadto, w trzeciej kolejności, występowały umowy przedmałżeńskie. Odnalazłem też kilka testamentów, umów dotyczących kupna – sprzedaży, w tym umowy przedwstępne dotyczące planowanych transakcji.
W formularzu indeksacyjnym przewidziałbym miejsce na wstawienie kilku cyfr określających charakter czynności, gdyż spotkałem się z aktem, gdzie za jednym zamachem dokonano podziału majątku wśród rodzeństwa po zmarłym ojcu z określeniem alimentów dla żyjącej matki oraz w tym samym akcie zawarto umowę przedmałżeńską jednego z synów z obecną u notariusza przyszłą jego żoną. Powyższy przypadek przemawia również za opcją wymieniania wszystkich osób, oczywiście oprócz świadków, gdyż w przeciwnym wypadku kandydatka na żonę posługująca się panieńskim nazwiskiem w przyszłości "ucieknie” poszukiwaczom swoich korzeni.
Jestem świadomy trudności technicznych spowodowanych uwzględnieniem wszystkich nazwisk. Ale jeżeli któreś pominiemy, to, jaką wartość będą przedstawiały materiały zindeksowane? W moim przypadku wcale te pierwsze nie były najważniejsze. Nie sugerowałbym się obowiązującymi wówczas przepisami notarialnymi, gdyż w praktyce treść aktów dotyczących tych samych czynności, w tym samym przedziale czasowym, ale u innych notariuszy wyglądała inaczej.
Proszę wziąć pod uwagę kolejny fakt, iż miejsce sporządzenia aktu nie zawsze było miejscem stałej siedziby notariusza. Może warto byłoby w formularzu przewidzieć rubrykę na " miejsce sporządzenia aktu"? I wcale omawiana sytuacja nie dotyczyła tylko testamentów.
Pozdrawiam
Darek

[Nowik_Andrzej]

Serdecznie dziękuję za powyższe uwagi.

W przypadku tłumaczeń trudno będzie wypracować formularze, ponieważ treść tych akt jest bardzo różnorodna, ale można spróbować napisać formularze bardzo ogólne dla kilku przynajmniej rodzajów (kupno-sprzedaż, intercyza, testament itd.). Projekt pilotażowy ma zresztą objąć tylko akta w języku polskim. Ważne jest jednak wypracowanie jednolitej terminologii, żeby unikać na przyszłość trudności (typu równolegle "aneksy" i mnie poprawnie "alegata").

W sprawie formularza indeksacyjnego daję pod rozwagę możliwość stworzenia katalogu głównych czynności notarialnych i przypisanie umownej cyfry do każdej czynności. Osoba indeksująca wstawiałaby do formularza określoną cyfrę przypisaną do konkretnej czynności.

Właśnie ze względu na treść akt prawdopodobnie takie będzie praktyczne rozwiązanie, chyba że przy pilotażu okaże się, że tego typu czynności prawnych w XIX wieku nie było aż tak dużo.

Natomiast jeżeli chodzi o liczbę osób w indeksie, to trzeba się zastanowić nad tym; sztuczne ograniczenie do dwóch czy trzech chyba nie jest dobrym rozwiązaniem, ale z drugiej strony wpisywanie wszystkich, czyli czasem np. kilkudziesięciu, nie jest takie też takie proste. Jeżeli indeksacja będzie się opierała na repertoriach, to można przyjąć zasadę, że wpisuje się wszystkich wymienionych w repertorium.

Raz jeszcze proszę wszystkich zainteresowanych o kontakt na adres:
a.nowik"ad"uksw.edu.pl.

Andrzej Nowik

[Kaczmarek_Aneta]

Witam

jesli brac pod uwage kryterium przydatnosci, dla mnie - genealoga, najcenniejszym materialem do digitalizacji po metrykach, bylyby w pierwszym rzedzie wszelkie zachowane indeksy / skorowidze do ksiag ludnosci i oczywiscie akt sadowych.
Dopiero potem cale zasoby.
Samych indeksow jest ogrom, stad taka kolejnosc.

Pozdrawiam
AK