Porozumienie AP w Łodzi z PTG

[Nowik_Andrzej]

W związku z szeregiem pytań dotyczących realizacji zawartego w marcu 2012 roku porozumienia o współpracy pomiędzy Archiwum Państwowym w Łodzi, reprezentowanym przez Pana Dyrektora Piotra Zawilskiego, a Polskim Towarzystwem Genealogicznym, reprezentowanym przeze mnie jako wiceprezesa PTG oraz przez Jacka Okulusa jako członka Zarządu PTG, postanowiłem opublikować jego treść:


§1
1. Przedmiotem niniejszego porozumienia jest określenie praw i obowiązków Stron oraz zasad ich współpracy w ramach realizacji projektu digitalizacji i indeksacji wybranych zespołów przechowywanych w zasobie APŁ oraz ich publikacji.
2. Wykaz zespołów przechowywanych w zasobie APŁ, przeznaczonych do digitalizacji i indeksacji, będzie uzgadniany biorąc pod uwagę potrzeby i możliwości APŁ i PTG. W ramach realizacji projektu wymienionego w §1.1. zostaną udostępnione do zdigitalizowania i zindeksowania m.in. akta stanu cywilnego starsze niż stuletnie.
3. Realizacja projektu będzie odbywać się w siedzibie Archiwum Państwowego w Łodzi, al. Kościuszki 121.

§2
1. W ramach niniejszego porozumienia PTG kieruje do współpracy, przy realizacji projektu digitalizacji akt stanu cywilnego z zasobu APŁ, jako koordynatora projektu Pana Jacka Okulusa.
2. Autorzy fotografii oraz opracowań jako właściciele wszelkich praw autorskich do wykonanych utworów (zdjęć, opracowań indeksów) powstałych z wykorzystaniem dokumentów przechowywanych w zasobie APŁ nie ograniczonych żadną umową, zobowiązaniem ani postępowaniem sądowym o uznanie współautorstwa wyrażają zgodę na bezterminowe, bezumowne wykorzystanie w/w utworów w całości, jak i fragmentach przez APŁ oraz inne osoby, instytucje i jednostki nie posiadające osobowości prawnej. Opracowane zdjęcia mogą być wykorzystane na wszystkich polach eksploatacji zgodnie z ustawą Prawo autorskie.
3. Autorzy fotografii i opracowań nie wnoszą i nie będą wnosić żadnych roszczeń finansowych z tytułu opublikowania utworu lub jego fragmentów.
4. Fotografie i indeksy będą przekazywane przez koordynatora projektu z ramienia PTG bezpośrednio do pracowników APŁ wymienionych w § 4.1 w terminie 2 tygodni od zakończenia fotografowania i indeksowania.
5. Oświadczenia będą przekazywane przed rozpoczęciem fotografowania i indeksowania.

§3
1. Wyniki realizacji projektu wymienionego w §1.1. w postaci elektronicznej formy fotografowanych akt oraz elektronicznej formy sporządzonych indeksów zostaną przekazane przez autorów, współpracujących z PTG, Archiwum Państwowemu APŁ oraz Polskiemu Towarzystwu Genealogicznemu prowadzącemu portal genealodzy.pl z prawem do wykorzystania zgodnie z §2.2, w tym do publikacji.
2. APŁ zastrzega wprowadzenie do publikowanych na portalu genealodzy.pl fotografiach znaku własnościowego Archiwum Państwowego w Łodzi w postaci znaku wodnego.

§4
1. Z ramienia APŁ przy projekcie wymienionym w §1.1. współpracować będą: Agnieszka Janik, kustosz Oddziału ewidencji, Informacji i Udostępniania APŁ.
2. Archiwum Państwowe w Łodzi zobowiązuje się przygotować akta stanu cywilnego do digitalizacji.

§5
1. Niniejsze porozumienie zawarte jest na czas realizacji jego przedmiotu.

§6
1. Porozumienie może zostać rozwiązana przez każdą ze Stron - bez wskazywania przyczyn – za miesięcznym pisemnym wypowiedzeniem.
2. Porozumienie może zostać rozwiązane bez zachowania okresu wypowiedzenia w przypadku rażącego naruszenia jego postanowień przez jedną ze Stron.

§7
1. Wszelkie zmiany i uzupełnienia niniejszego porozumienia mogą być dokonywane w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
2. W zakresie nieuregulowanym w umowie znajdują zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego.

§8
3. Niniejsze porozumienie zostało sporządzone w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.


I jeszcze mój komentarz.

Porozumienie jest realizowane zgodnie z jego treścią przez Pana Dyrektora Piotra Zawilskiego i oddelegowanych do tego zadania pracowników AP w Łodzi z jednej strony, a z drugiej strony przez członków i współpracowników PTG.
Należy przy tym podkreślić, że szczególną rolę w całym przedsięwzięciu odegrał Pan Dyrektor, który nie tylko porozumienie podpisał, ale i stara się wraz z podległymi sobie współpracownikami pomagać w jego realizacji. Należy również podkreślić OGROMNY wkład pracy Elizy Parcheniak, która wykonała już około dwustu tysięcy (o ile się nie mylę) zdjęć aktów metrykalnych i aktów stanu cywilnego.

Ta imponująca liczba wykonanych w krótkim terminie zdjęć (która z tego, co wiem, nie tylko mnie wprawia w podziw), spowodowała, że osoby, które zgłosiły się do ich dalszej obróbki, nie były w stanie na bieżąco publikować ich w ramach probramu Metryki na stronie internetowej PTG.

Trzeba w tym miejscu wspomnieć, że w marcu, gdy była podpisywana umowa, nie było opracowanego żadnego innego sposobu publikacji zdjęć na stronie PTG, jak tylko w ramach programu Metryki. Opracowanie zdjęć w ramach tego programu jest pracochłonne, a chętnych jest niewielu; kolejny raz podkreślę, że również oni wykonują wspaniałą pracę, publikując zdjęcia jako wolontariusze w wyższym standardzie niż NAC z wielomilionowym budżetem.

Ponieważ liczba niepublikowanych zdjęć narastała i rozwinęła się dyskusja (również z moim skromnym udziałem), czy nie można ich inaczej opublikować, w czerwcu powstał pilotażowy program Poczekalnia do publikacji na stronie PTG mniej opracowanych zdjęć.

Znowu trzeba w tym miejscu wspomnieć, że do pilnej publikacji wykonanych zdjęć nie tyle skłaniała przytoczona wyżej umowa, co po prostu chęć wcześniejszego wykorzytania dobrze wykonanej pracy.
Dla "niecierpliwych" (do których się sam zaliczam!) wspomnę, że na tle standardów (lub ich braku) występujących w polskich archiwach i tak jest to niezłe tempo; program publikacji staropolskich podlaskich ksiąg sądowych z Mińska Litewskiego trwa latami i na razie opublikowano w Internecie... jedną księgę (słownie: jedną), a jeden z najważniejszym dla historii Mazowasza zespołów archiwalnym, jakim są akta Rządu Gubernialnego Warszawskiego, w znacznym stopniu pozostał bez opracowania właściwie w takim stanie, w jakim pozostawiły go ustępujące przed frontem pruskim władze carskie w... 1915 roku (słownie: czekają na opracowanie od dziewięćdziesięciu siedmiu lat).

Aby ułatwić pracę osobom indeksującym, których również wspaniałe efekty pracy są dobrze znane, oraz aby choćby w formie bardzo jeszcze niedoskonałej udostępnić księgi "niecierpliwym" (takim jak ja), dzięki uprzejmości Tomasza Nitscha, zostały one udostępnione w ramach Jego prywatnego programu GenBaza.
Niezależnie od tego trwa nadal w PTG dyskusja nad sposobem publikowania w Internecie tych i tym podobnych zdjęć, które zostały już wykonane, a nie są jeszcze odpowiednio opracowane i nie mogą być opublikowane w programie Metryki. Sądzę, że najważniejsze decyzje w tak ważnej sprawie powinny być podjęte na bardzo bliskim już Walnym. Pisałem już trochę o tym na tym forum i jeszcze postaram się napisać.

Andrzej Marek Nowik

[Avalon77]

Witam, w mojej ocenie koordynator projektu p. Jacek Okulus powinien skompletować zespół osób (!) do digitalizacji i indeksacji. Powinno to być zrobione już przed podpisaniem porozumienia. To jest kluczowe. Koordynator powinien zorganizować pracę tego zespołu i załatwić w miarę możliwości sprzęt. Zgodnie z brzmieniem porozumienia jego rola ogranicza się tylko do kontaktów z Archiwum i przekazania fotografii i indeksów.

Pozdr
A.