Zdarza się, że ktoś posiada i przyśle materiał w formie opracowanej jak Przemek Kisielewski.
http://www.genealodzy.pl/geneteka/paluki/palS_005.gif
Wtedy szkoda nie umieścić również tych dodatkowych informacji.
Zasadniczo najważniejsze są podstawowe dane tj. imię lub imiona i nazwisko osoby lub małżonków oraz rok. Jeśli wszystkie wpisy dotyczą jednej parafii wystarczy napisać jej nazwę jednokrotnie. Jeśli w księdze podaje się nazwę wsi również możemy dodać. Oprócz tego jeśli jest numer aktu, pełna data, to jeszcze lepiej. Wpisy powinny być wprowadzane są w tej samej kolejności w której występują w oryginalnych indeksach, więc dodanie Liczby porządkowej w pierwszej kolumnie jest dobrym pomysłem.
Dobrze jest przesłać mailowo lub pocztą oryginalne zdjęcia indeksów, mimo iż nie są one publikowane, a przy kolejnych wpisach zaznaczać numer strony z której wpis pochodzi. Wówczas możliwa będzie weryfikacja wpisu jeśli taka potrzeba zaistnieje.
Kolejność kolumn nie ma większego znaczenia, gdyż łatwo ją zmienić, więc piszmy tak jak nam wygodnie. Najlepiej wszystko w oddzielnych kolumnach. Jeżeli się zdarzy, że imię i nazwisko ktoś zrobi w jednej kolumnie, to też sobie z tym poradzę.
Nazwiska żeńskie najlepiej wpisywać w formie męskiej (czyli nazwisko ojca). Przy wpisach nieczytelnych, lub nazwiskach których nie potrafimy sprowadzić do formy męskiej dodajemy wpis w kolumnie uwagi.
Dla przykładu (tutaj dla większej czytelności oddzieliłem kolumny średnikami):
...
5;Wojciech;Skład;Marianna;Sajda;1861;Połaniec;
6;Franciszek;Korowicz;Jadwiga;Buczek;1861;Połaniec;
7;Józef;Bierzanek;Teresa;Kurakoski;1861;Połaniec;
8;Jan;Szcześniak;Elżbieta;Kowalski;1861;Połaniec;
9;Michał;Kłoda;Agnieszka;Sikora;1861;Połaniec;
...
Małżeństwa mają dla nas największą wartość. Jest ich najmniej ale są najbardziej jednoznaczne.
Takie indeksy (i ew. fotki, skany) proszę przesłać na któryś adres ze stopki strony lub mój osobisty jacek(małpka)mlochowski.com